Долговременный архив на базе Directum RX в крупной лизинговой компании

О заказчике

Компания-заказчик — одна из крупнейших лизинговых компаний в России, которая, поставляет технику и оборудование для предприятий во всех регионах, входит в перечень системообразующих организаций российской экономики.

Цели и задачи проекта

С 2012 года Заказчик работает с решениями Directum, а не так давно на предприятии создали цифровой архив на базе Directum RX. Внедрение долговременного архива требовалось для решения сразу нескольких задач:

• организовать централизованный архив электронных документов длительного хранения;
• гарантировать неизменность содержания и юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения;
• снизить нагрузку на оперативные системы;
• обеспечить быстрый поиск информации по запросу.

Внедрение Долговременного архива на базе Directum RX доверили генеральному партнеру Directum — компании Акелон. Ранее команды внедрения Заказчика и Акелон работали по совместному проекту внедрения Финансового архива на базе Directum RX.

О проекте

Долговременный архив на базе Directum RX — это сложный комплекс, который требует адаптации под индивидуальные требования бизнеса. Поэтому проект заранее разделили на несколько итераций, при этом сразу несколько итераций было отведено на цикл «‎Настройка — тестирование — сбор пожеланий — доработки».

Сбор требований и базовая настройка системы Долговременный архив

На первом этапе команда компании Акелон провела интервью с представителями более 30 подразделений: от дирекции воздушного, ж/д, морского и речного транспорта до бухгалтерии и служб внутреннего контроля.

Так, меньше чем за 1 месяц удалось оформить и согласовать список основных функциональных требований к системе.

Ко второму этапу на тестовом стенде был развернут прототип Долговременного архива с учетом обозначенных пожеланий:

• централизованное архивное хранение документов организовано в рамках отдельной системы;
• веб-клиент стал основным вариантом доступа к Долговременному архиву;
• цифровые документы подписываются усовершенствованной квалицифициарованной ЭП (УКЭП) с поддержкой штампов времени — введены в работу ЭП формата CAdES-A и CadES-XL, за счет процедуры перештамповки поддерживается юридическая значимость цифровых документов на протяжении всего срока хранения;

Форматы подписей для архивного хранения

• обеспечена возможность загрузки и хранения электронных документов в различных форматах: .txt, .doc, .docx, .rtf, .pdf, .tiff, .jpg, .bmp, .xls, xlsx, .xml, .mp4, .avi, .mpeg.
• налажены регулярные процедуры по проверке документов в Долговременном архиве: проверка комплектности документов, их целостности и неизменности.
• реализована возможность вручную просматривать и перемещать документы из одного дела в другое перед передачей на длительное хранение;
• настроен ограниченный доступ к документам архива.

Интеграция и обмен данными

Одно из основных требований по проекту — создание механизма интеграции Долговременного архива с системами-источниками, который легко настраивается по однотипной архитектуре. Команда Акелон разработала универсальные методы, чтобы с минимальными усилиями провести дальнейшую интеграцию с внешними системами-источниками. Среди первых оказались:

• СЭД Directum
• 1С:Система автоматизации лизинговой деятельности (1С:САЛД)
• Финансовый архив на платформе Directum RX

С системой 1С:САЛД (является системой-источником) реализована интеграция в части нормативной-справочной информации и организационно-штатной структуры. Реализовано получение документов из СЭД Directum и Финансового архива.

Документы передаются в Долговременный архив в виде zip-контейнеров.

Контейнер электронного документа для передачи в архив

При загрузке контейнера в Долговременный архив автоматически выполняются проверка на наличие дублей документов, целостность и корректность формата и состава контейнера. Если хотя бы одна из проверок не пройдена, то контейнер в Долговременный архив не загружается.

Пользователи, которые работают с Финансовым архивом и СЭД Directum, самостоятельно выбирают документы, которые можно передать в Долговременный архив. Кроме того, из СЭД Directum в Долговременное хранилище можно переносить целые архивы, выгруженные в определенном формате с торговой площадки РТС, для этого скорректировали прикладную логику формирования контейнеров.

Дополнительно предусмотрены возможности:

• корректировка уже завершенного дела для добавления нового документа. Такая потребность зачастую возникает по договорной деятельности;
• перемаршрутизация на тело документа в Долговременном архиве, который ранее был перемещен туда из Финансового архива и занесен в Финархив из системы 1С;
• все документы, поступившие на хранение, можно увидеть единым списком в реестре “Архивные документы”.

У рядовых сотрудников нет оперативного доступа к оригиналам документов в Долговременном архиве, для ознакомления им доступны pdf-версии. Полные права доступа имеют только сотрудники архива. Чтобы получить документы из архива, т.е. весь контейнер документов, пользователю нужно оформить соответствующий запрос.

Нормативно-справочная информация, которую хранит Долговременный архив:

• виды документов;
• номенклатура дел;
• сроки хранения дел;
• организационно-штатная структура.

Карточка архивного документа в Долговременном архиве

Карточка справочника Номенклатура дел в Долговременном архиве

Миграция данных и обучение пользователей

Завершающий этап проекта — миграция накопленных данных, подготовка инструкций и проведение онлайн-обучений для пользователей на местах.

Миграция спланирована поэтапно, и охватывает объекты всех систем-источников — 1С:САЛД, СЭД Directum и Финансового архива.

Для пользователя работа с архивом и архивными документами максимально упрощена:

• в Долговременный архив передаются документы длительного срока хранения;
• документы и справочные данные передаются из систем-источников с определенной периодичностью;
• доступ к данным из Долговременного архива предоставляется по заявке.
• архив — современный, удобный и надежный подход к хранению электронных документов. Система самостоятельно в автоматическом режиме без участия человека следит за целостностью комплекта документов, гарантирует неизменность содержания и проставляет метки времени, а также проводит процедуру усовершенствования электронных подписей. Долговременный архив разгружает оперативные хранилища, позволяет быстро найти необходимую информацию.

Этапы проекта

Команда проекта

• Руслан Вдовин — руководитель проекта внедрения со стороны Акелон
• Сергей Шорин — куратор проекта (Акелон)
• Александр Петров — аналитик (Акелон)
• Анна Вдовина — консультант внедрения (Акелон)
• Александр Паникаровский — ведущий разработчик (Акелон)
• Алексей Качурин — разработчик (Акелон)
• Александр Тишин — разработчик (Акелон)
• Антон Гончаров — сервисный инженер (Акелон)
• Каролина Крыштоп — разработчик (Акелон)