Одобрение контрагентов в Directum RX

Цели и задачи проекта

Изначально процесс одобрения контрагентов у компании-заказчика происходил по e-mail, сотрудники теряли письма, не соблюдали сроки выполнения заданий, процесс затягивался, у инициатора не было возможности быстро определить на каком этапе находится его контрагент. После согласования контрагента в почте сотрудники юридического отдела собирали всю информацию из почты и вносили в Excel-файл.

Задачи реализации регламентированной процедуры проверки контрагентов на платформе Directum RX включали в себя несколько ключевых аспектов.

1. Одной из основных задач было снижение рисков, связанных с заключением договоров с контрагентами, которые не соответствуют требованиям компании. Это может включать в себя проверку финансовой стабильности контрагента, его репутации, наличия судебных исков и других факторов, которые могут повлиять на исполнение обязательств по договору.
2. Дополнительной задачей было ускорение процесса одобрения контрагента. Это включает в себя автоматизацию процесса проверки контрагента, что позволяет сократить время на проведение процедуры и повысить эффективность работы.
3. Третьей задачей был вывод процедуры одобрения контрагента из электронной почты в систему Directum RX. Это позволяет инициатору заявки отслеживать статус одобрения контрагентов, что повышает прозрачность и эффективность процесса.

В целом, реализация регламентированной процедуры проверки контрагентов на платформе Directum RX была направлена на минимизацию рисков и обеспечение стабильности бизнес-процессов компании.

Используемые решения и подходы

При внедрении системы Directum RX одной из важных задач является заполнение справочника контрагентов. Для этого была использована выгрузка данных из сторонней системы, которая уже содержала информацию о контрагентах. Однако нужно было актуализировать данные и внести недостающую информацию. Для этого использовали  утилиту "Заполнить по ОГРН / ИНН".

Эта утилита позволяет автоматически заполнять данные о контрагентах на основе их ОГРН (основного государственного регистрационного номера) или ИНН (идентификационного номера налогоплательщика). Она использует открытые источники данных, такие как ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц) и ЕГРИП (Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей), чтобы получить актуальную информацию о контрагентах.

Утилита "Заполнить по ОГРН / ИНН" позволяет автоматически заполнить основные данные по контрагентам.

Таким образом, использование утилиты "Заполнить по ОГРН / ИНН" позволяет актуализировать и дополнить информацию о контрагентах в системе Directum RX, что значительно упрощает работу с ними и повышает эффективность бизнес-процессов.

История проекта

Сроки выполнения проекта с июня 2023 по октябрь 2023.

Этапы проекта:

• Изучение требований
• Демонстрация стандартной функциональности системы
• Планирование работ и проектирование модификаций
• Оформление и согласование документации
• Реализация модификаций, настройка системы и тестирование
• Демонстрация функционала, обучение рабочей группы и пользователей, подготовка инструкций

В команду проекта вошли со стороны заказчика руководитель проекта и юридический департамент, со стороны исполнителя Алиал Групп РП -- аналитик и разработчик.

Автоматизация и изменения в процессе затронули юридический отдел, отдел закупок, отдел продаж, отдел бухгалтерии.

Проектные решения

В результате был разработан процесс внесения информации о контрагента в систему  Directum RX и их одобрение через заявки пользователей. Данный процесс подразумевает запрет внесения сведений о контрагентах в справочник Контрагенты без согласования со службами.

Описание процесса ("Как стало")

Инициатор создает заявку на одобрение контрагента в систему, в карточке заявки указывает данные по контрагенту вручную или с помощью функции "Заполнить по ОГРН / ИНН", прикрепляет к карточке заявки документы по контрагенту, которые необходимы для согласования и отправляет заявку на согласование по регламенту. Документы, прикрепляемые к карточке заявки, зависят от вида контрагента (Покупатель или Поставщик, Юридическое лицо или ИП, Нерезидент, Тендер и т.д.). Инициатор в карточке заявки может посмотреть список необходимых документов.

Созданные заявки хранятся в реестре заявок, в котором сотрудники могут смотреть информацию по контрагенту и статусы уже созданных заявок;

Регламент согласования определяется исходя из нескольких условий – Тип контрагента, Покупатель по предоплате, Согласование для тендера и по нашей организации;

При положительном результате согласования в системе автоматически создается карточка контрагента с данными, используемыми при согласовании. В карточке контрагента ставится отметка в виде чек-бокса о согласовании контрагента Покупателя или Поставщика. Эта отметка указывает, что контрагент прошел согласование и может быть использован в дальнейшем при создании договоров и согласовании сделок в системе Directum RX.

Результаты

Таким образом, данный процесс позволяет обеспечить согласование контрагентов перед их заведением в систему Directum RX, что способствует повышению эффективности управления документами и контрагентами в организации, а также снижению рисков, связанных с сотрудничеством с ненадлежащими контрагентами.

1. Внедрение оказалось достаточно эффективным, примерный срок согласования одной заявки – 2 рабочих дня.
2. Сотрудникам удобнее работать в системе, так как они видят статус своей заявки, комментарии других участников процесса.
3. Какие ожидания оправдались, а какие нет? Процесс стал быстрее, так же сотрудники отмечают, как плюс прозрачность процесса.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Значимых доработок процесса в ближайшее время не предвидится, результат устраивает руководство и сотрудников организации.

Показатели эффективности

Количественные и качественные результаты. Минимум 3 показателя:

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту, составляет 150 сотрудников;
• Количество автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе - 10;
• Процесс ускорился на 70%;
• Сокращение трудозатрат до 60%.