Электронный кадровый документооборот в банке «Кубань Кредит»

Бизнес-контекст

За 30 лет своей истории КБ «Кубань Кредит» ООО вырос до 100+ дополнительных офисов в пяти регионах страны и штата в 2,7 тыс. сотрудников. В объемном кадровом документообороте обострились «болевые» точки:

• подписание кадровых приказов, договоров с сотрудниками доп. офисов в других городах затягивалось до 3 недель;
• много ресурсов тратилось на обработку бумажных документов: подготовку, сортировку, подписание, сдачу в номенклатуру дел;
• увеличились затраты на оплату работы штатных водителей-экспедиторов и услуг курьерской службы;
• появились риски утраты и компрометации передаваемых и пересылаемых документов.

Дополнительной предпосылкой цифровой трансформации стали изменения в законодательстве. В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе РФ появились статьи 22.1–22.3, которые разрешили всем организациям применять ЭКДО. В марте 2023 года Минтруд унифицировал формат кадрового электронного документа.

По сути ЭКДО стал трендом. Можно был ждать, пока его применение станет обязательным, или проактивно переводить в цифру кадровые процессы. В банке «Кубань Кредит» выбрали второй путь.

 

«До перехода на ЭКДО подготовленные документы группировались в папки для подписания. Они собирались на столе начальника кадрового администрирования, который проверял правильность заполнения и ставил свою визу. Затем пакет документов передавался в приемную руководителей банка на подпись. Далее — в общий отдел для проставления оттиска печатей. Доставка документов в территориально удаленные офисы и обратно с подписями сотрудников занимала около трех недель, косвенно подвергалась риску компрометации или утраты документов. А ведь нужно понимать, что кадровые документы содержат конфиденциальную информацию, например размер оплаты труда».

Галина Гриценко

заместитель руководителя проекта внедрения Directum HR Pro, руководитель отдела кадрового администрирования банка КБ «Кубань Кредит» ООО

Цель проекта — внедрить ИТ-систему Directum HR Pro и с ее помощью обеспечить создание, подписание, использование и хранение кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажных носителях, а также оптимизировать и упростить кадровый документооборот с сотрудниками в банке.

Используемые решения

• Directum HR Pro, версия 2.0 с последующим обновлением до версии 2.2.
• Решения Кадровый ЭДО, Личный кабинет.
• Интеграция с учетной системой «1С:ККБ Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях».

Подготовка и выбор решения

Внедрению ЭКДО на базе системы Directum HR Pro предшествовал длительный процесс выбора решения, который занял 6 месяцев.

Рабочая группа заказчика проанализировала информацию рейтинговых агентств и рынок решений. Эксперты сформировали перечень основных функциональных требований к будущей системе и на его основе составили таблицу критериев отбора предлагаемых на рынке кадровых ИТ-продуктов.

В первую очередь предложения разработчиков оценивали по стоимости внедрения и сопровождения, наличию гибкой настройки процессов, возможности интеграции с существующей у клиента системой кадрового учета и расчета зарплаты 1С:ЗУП. Следующим шагом стали встречи со специалистами выбранных компаний. Функциональность систем изучали на презентациях и вживую тестировали на демо, беседовали с клиентами выбранных поставщиков и разработчиков.

Больше всего плюсов получила система Directum HR Pro. Рабочая группа выбрала комплексное решение «Кадровый ЭДО», с помощью которого работник может в личном кабинете:

• ознакомиться с кадровыми документами и выгрузить их;
• подписать трудовой договор;
• получить информацию от HR-специалистов о кадровых событиях;
• проконтролировать ход ознакомления и подписания.

Специалистам кадрового отдела банка было важно синхронизировать данные о сотрудниках всех офисов и сохранить привычную систему начисления зарплаты. Для этого проектировщики настроили интеграцию Directum HR Pro с учетной системой «1С:ККБ Зарплата и управление персоналом в кредитных организациях».

Внедрение от заключения договора до опытно-промышленной эксплуатации длилось 10 месяцев.

Ход проекта

На первом этапе перехода на ЭКДО к Directum HR Pro подключили треть персонала банка — 880 сотрудников. В течение следующих четырех месяцев на новый формат работы перешли еще 1600 пользователей.  Постепенно на электронный кадровый документооборот будут переведены все работники финансового учреждения за исключением находящихся в длительных отпусках (по беременности, родам и по уходу за ребенком), а также примерно двух процентов персонала, отказавшихся от перехода на ЭКДО.

Результаты цифровизации кадровых процессов

После внедрения системы работники банка подписывают трудовые договоры, приказы о переводе и отпусках в электронном виде в личном кабинете (на компьютере или в смартфоне). Эти документы не дублируются на бумаге, обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам.

Сотрудники кадрового отдела оперативно рассылают всему персоналу финансового учреждения необходимую кадровую информацию, новые работники ознакамливаются с ЛНА в электронном виде.  Для подключения персонала банка к системе требуется только актуальный номер мобильного телефона, на который приходят сообщения о поступающих заданиях. На каждого работника выпускается усиленная неквалифицированная электронная подпись. Со стороны банка все документы визируются усиленной КЭП.

Трудности и успехи

Особенности внедрения:

Закрытый контур

Сеть банка изолирована от внешних подключений, поэтому требовалось решение, которое будет развернуто локально и функционировать в закрытом контуре. ПО Directum HR Pro оптимально подошло для клиента.

Самостоятельная настройка

Из-за географической удаленности от поставщика техническим специалистам банка пришлось самостоятельно настраивать систему после обучения. Поддержка в процессе осуществлялась через систему обращений. В помощь ответственным за внедрение сотрудникам также были инструкции от вендора, которые входят в поставку. Специалисты КБ «Кубань Кредит» отметили, что руководство по администрированию, доступное локально и онлайн, достаточно развернутое.

Подготовка ЛНА

Требовалось обеспечить нормативную базу для легализации кадрового ЭДО и синхронизировать внедрение системы с вводом в действие нормативных документов. Шаблоны внутренних регламентов предоставил вендор. Их взяли за основу и скорректировали с учетом внутренней специфики.
 

Как привлекали персонал к новому порядку работы

В банке одновременно с внедрением системы и разработкой нормативных документов началось ознакомление сотрудников с особенностями электронного кадрового документооборота. Методологи Directum подготовили информационные материалы — статьи, листовки, чек-листы — для специалистов разных уровней.

Листовка, разработанная для сотрудников банка

В результате планомерной работы почти весь штат банка удалось подключить к системе в короткий срок. На начальных этапах планировали переводить персонал на новый формат в течение двух лет. На деле почти все сотрудники подключились к ЭКДО за 4 месяца.

Отдельно стоит сказать о том, что специфика проекта была также обусловлена высокими требованиями банка к обеспечению информационной безопасности. Система была развернута на Linux. Специалисты службы защиты информации КБ «Кубань Кредит» проверили дистрибутивы на уязвимости с помощью специальных сканеров. С учетом результатов этой проверки предоставленные пакеты пересобрали и достигли приемлемого уровня допустимых уязвимостей. Directum тиражирует эти наработки на все типовые сборки очередных версий системы.

Бизнес-показатели и планы

Внедрение помогло финансовому учреждению сократить расходы на бумагу, хранение и логистику, а также значительно сэкономить время на составление, отправку кадровых документов и исправление ошибок при их неверном оформлении.

Работники получают электронные подписи и подписывают кадровые документы в пару кликов, экономя в среднем 20 минут на каждый документ. Общее время подготовки, согласования и подписания кадровых документов уменьшилось на 83%. Прогнозируемая экономия — 10-12 млн руб. в год.

Обмен документами между филиалами сократился с трех недель до пяти минут. При этом исключен риск компрометации и утери информации при ее передаче в дополнительные офисы.

В планах КБ «Кубань Кредит» ООО — цифровизировать весь процесс формирования графика отпусков и организовать прием на дистанционную работу.