Полностью оцифрованный процесс работы со служебными записками в ФГУП «УЭВ»

О компании

Основные виды деятельности ФГУП «УЭВ»:

• Производство, передача, распределение и сбыт тепловой энергии.
• Передача электрической энергии.
• Производство, передача, распределение и сбыт горячей воды.
• Подъем, распределение и сбыт холодной воды.
• Транспортировка холодной воды, сточных вод.
• Транспортировка газа по распределительным сетям.

ФГУП «УЭВ» участвует в работах по созданию нового кампуса НГУ, технопарка новосибирского Академгородка, развитию перспективной территории «СмартСити-Новосибирск». В рамках программы «Академгородок 2.0» идет создание Сибирского кольцевого источника фотонов (СКИФ).  Это источник синхротронного излучения поколения 4+. Центр представляет собой комплекс из 34 зданий и сооружений, а также инженерного и технологического оборудования, обеспечивающий выполнение научных исследований на пучках синхротронного излучения. 

Бизнес-контекст

В нашей организации значительную часть документооборота составляют Служебные записки (СЗ). Например, для заключения любого договора предварительно пишется СЗ на имя директора с обоснованием необходимости заключения договора. СЗ согласуется с руководителями нескольких подразделений и только после утверждения СЗ директором запускается следующий процесс - заключения договора.

Подразделения расположены компактно, по большей части в одном 4 этажном офисном здании. Поэтому люди привыкли бегать по этажам и кабинетам, согласовывая СЗ в бумажном виде. При удачном стечении обстоятельств, согласовать СЗ получалось за один час. Но часто кого-то из руководителей не было на месте и согласование приостанавливалось. Или руководитель просил оставить СЗ, так как ему нужно было подумать. На ответ у каждого руководителя есть 2 дня.

Так же у нас есть удалённые подразделения в пределах одного района, откуда в главное здание нужно ехать на транспорте. Поэтому часто согласование СЗ растягивалось на несколько дней. В среднем можно считать, что согласование составляло 2 дня.

Как изменились процессы

К внедрению электронного документооборота люди не сразу привыкли. Поначалу им казалось, что проще и быстрее распечатать и побегать ногами. Но, со временем сотрудники привыкли к интерфейсу программы, научились использовать разные функции и оценили инновацию.

Начальника может не быть на рабочем месте в конкретный момент, но его не нужно ловить, он придёт и прочитает СЗ в Directum RX. У него будет время подумать. Из удалённых подразделений не нужно ездить, чтобы передать бумажки. Процесс согласования в среднем стал умещаться в один день.

По мере привыкания и освоения, этот процесс ещё больше ускоряется.

Результаты

В цифру переведены процессы согласования служебных записок и договоров.

Так же переведён в цифру большой пласт документов - входящие и исходящие письма. В процессе перехода - приказы, распоряжения и договоры.

На данный момент процесс прохождения служебных записок ускорился примерно в 2 раза и продолжает ускоряться.

Всего в системе зарегистрировано 200 пользователей, лицензий на одновременный доступ 45.

Директор использует мобильное приложение Solo, 25 начальников подразделений работают через деск-топные версии.