Заоблачная цифровизации ключевых бизнес-процессов за 1,5 месяца

О компании

ООО «ХТК Промэкология» занимается сбором и обработкой отходов и является дочерней компанией ООО «Холдинг Транспортные Компоненты», который включает в себя более 50 компаний в сфере транспортного машиностроения, расположенных в России, Казахстане, Венгрии и Латвии. 

ООО «ХТК Промэкология» занимается:

• сбором опасных отходов;
• сбором и обработкой сточных вод;
• сбором неопасных отходов;
• утилизацией отсортированных материалов.

Предыстория проекта

До проекта внедрения в компании использовался полностью бумажный документооборот. Сотрудники вручную обрабатывали входящие, исходящие и договорные документы. Бизнес-процессы были сложными, не прозрачными, затяжными. Существовал риск утери документов.

В ноябре 2023 года компания ООО «ХТК Промэкология», в лице генерального директора, приняла решение улучшить контроль исполнительской дисциплины с помощью цифровых инструментов управления делопроизводством и договорной работой.

Проведя анализ нескольких ИТ-продуктов, выбор пал на систему Directum RX. Аргументами к выбору стали простой и понятный интерфейс, возможность быстрого внедрения и обучения сотрудников. Весомым преимуществом также стала облачная инфраструктура системы: для развертывания и эксплуатации ПО не требовалось собственных ИТ- ресурсов компании.

Цели и задачи проекта

• перевод текущего документооборота в электронный вид;
• уход от бумажного документооборота;
• формирование электронного архива Входящих, Исходящих, Внутренних и Договорных документов;
• сокращение времени на создание, согласование и поиск документов;
• исключение потери документов;
• повышение прозрачности бизнес-процессов

Используемые решения

В рамках проекта были внедрены следующие модули системы:

• Делопроизводство. Сократилась трудоемкость и сроки создания типовых документов за счет использования шаблонов и на основе имеющихся в системе документов.
• Договоры. Теперь процесс заключения, согласования и подписания договоров стал ощутимо проще и быстрее.
• Мобильное приложение для руководителей Directum Solo. Мобильное приложение помогает руководителям ускорить процессы: быстрее утверждать документы, создавать поручения и задачи, а также эффективно работать без привязки к офису.

Ход проекта

Сроки проекта: январь 2024г. – февраль 2024г.

Проект был разделен на классические этапы, соответствующие технологии внедрения:

1. Организация проекта (знакомство с заказчиком, проведение орг. собраний, подготовка проектных документов);
2. Проведение обучающих семинаров и курсов для ведущих пользователей и администратора:

• Основы работы в Directum RX;
• Использование модуля Делопроизводство Directum RX;
• Использование модуля Договоры Directum RX;
• Настройка Directum RX;

3. GAP – анализ (демонстрация стандартного функционала системы, обсуждение трудностей в бумажном документообороте, сбор информации, предложение вариантов упрощения, оптимизации и цифровизации существующих бизнес-процессов);
4. Подготовка Уточненного технического задания по настройке системы, согласно принятым совместно с заказчиком вариантам настройки бизнес-процессов;
5. Утверждение Уточненного технического задания по настройке системы;
6. Настройка рабочей базы согласно утвержденному Уточненному техническому заданию:

• орг. структура организации, согласно штатному расписанию;
• роли;
• журналы и настройки регистрации документов;
• более 25 видов документов;
• более 20 шаблонов документов;
• более 10 регламентов согласования документов;

7.  Тестовая эксплуатация рабочей группой с устранением замечаний;
8. Опытно-промышленная эксплуатация с поддержкой пользователей и устранением замечаний.

Оосбенности

Так как ранее в организации весь документооборот был организован в бумажном виде, одной из основных задач было аккуратно, не вызывая негатива к системе, расположить рабочую группу к работе в системе и на практике показать и доказать преимущества электронного документооборота и его необходимость в текущих реалиях бизнеса.

Далее, в ходе опытно-промышленной эксплуатации данная задача распространялась и на всех остальных пользователей.

Залогом активного вовлечения рабочей группы Заказчика в процесс внедрения системы было освоение всех необходимых курсов обучения. Обучение позволило смотреть на систему другими глазами, сотрудники понимали основные возможности системы и принимали активное участие в настройке системе, сразу проверяя функционал и возвращая обратную связь.

С учетом того, что штат сотрудников на момент проекта внедрения был небольшой (порядка 50 пользователей), нововведения коснулись практически всех. Стоит отметить и рабочую группу Заказчика, которая взяла на себя роль путеводителя в мир электронного документооборота для всей организаций, проверив предварительно настроенную систему и совместно с Исполнителем внеся необходимые корректировки.

Результаты

За счет внедрения системы Directum RX и перевода бумажного документооборота в организации в электронный, удалось добиться следующего:

Единые процессы и правила 

• обеспечли регламентированную работу с документами, в зависимости от их вида;
• упростили создание документов за счет настроенных шаблонов, стало достаточно заполнить сформированный документ недостающими данными;
• обеспечили единообразие документов;
• теперь изменения регламентов моментально распространяются на всю компанию;

Скорость и удобство работы

• обеспечили общий доступ к электронному архиву документов с разграничением прав;
• сократили время согласования и подписания документов в несколько раз;

Дисциплина и удобная работа руководителя

• повысили уровень исполнительской дисциплины;
• исключили утерю документов.
• повысили мобильность работы топ-менеджмента -- руководители организации начали работать без привязки к офису, используя мобильное приложение Directum Solo.

Все задачи по реализации проекта внедрения системы Directum RX были выполнены в полном объеме, а пользователи отмечают удобный интерфейс, высокую скорость работы и эффективность новой системы.

Показатели:

• 100% пользователей охвачены автоматизацией по проекту (порядка 50 пользователей)
• 100% топ-менеджеров работают в системе
• 100% договорных документов, входящей и исходящей корреспонденции, организационно - распорядительных документов переведены в электронный формат
• 2-3 раза сократились время согласования документов.
• внедрение завершено за 1,5 месяца;

Настроено:

• более 25 видов документов;
• более 20 шаблонов документов;
• более 10 регламентов согласования документов;

Планы по развитию

В компании «ХТК Промэкология» продолжается повышение удобства работы через сервисы Directum — выстраивают кросс-системные процессы и оптимизируются уже цифровизированные процедуры, сотрудники проходят обучение по новым возможностям системы для их освоения и использования в организации.

Состав команды проекта

• Руководитель проекта: Анфимов Вячеслав
• Аналитик: Михайлова Альфия
• Преподаватели: Михайлова Альфия, Мамаев Альфред

Об авторе заявки

Для меня участие в данном проекте — это в первую очередь опыт внедрения коробочного продукта в небольшой организации в короткие сроки.