Модуль «Совещания» как эффективная альтернатива управления «дорожными картами»

Удмуртская республиканская организация общественно-государственного объединения «Всероссийское физкультурно-спортивное общество «Динамо» при организации спортивных мероприятий использует «Дорожные карты», которыми устанавливаются основные задачи, исполнители, сроки и контролёры всех видов работ, направленных на качественную подготовку.

До внедрения решения «Модуль «Совещания» как эффективная альтернатива управления дорожными картами»  весь процесс работы проходил исключительно в рамках электронной почты и гугл-таблиц, что не позволяло эффективно оценить трудозатраты исполнителей и определить слабые места при подготовке к проекту. Так же, при отсутствии сотрудника на рабочем месте, информация о выполнении им задачи в рамках «дорожной карты» не была доступна контролеру.

Задачи проекта

Внедрение модуля «Совещания» в рамках реализации «дорожных карт» должно было решить три основные задачи:

1. Автоматизировать процесс контроля выполнения большого количества поручений.
2. Автоматизировать процесс самоконтроля при выполнении поставленных задач исполнителю, исключить «я забыл» и «я не понял».
3. Автоматизировать обработку «дорожных карт».

Инициатором внедрения модуля «Совещания» в рамках реализации «дорожных карт» является помощник руководителя, так как этот сотрудник является единственным контролёром большого количества задач, поставленных сотрудникам-исполнителям.

Всего основными исполнителям являются 9 сотрудников, соисполнителей может быть больше, и они подчинялись непосредственно исполнителям. Но главная задача контролёра состояла в оперативном получении информации по выполнению задачи самим исполнителем, что являлось весьма проблематичным процессом. За весь день «дорожная карта» могла измениться до 10 раз, и столько же оповещений об этом приходилось рассылать основным исполнителям.

Выбор продукта

Для автоматизации контроля поручений, мониторинга исполнительской дисциплины рассматривалось несколько ЭДО: 1С: Документооборот, Битрикс-24, Elma,  Directum RX.

Кроме необходимых ранее упомянутых задач, ЭДО должно было обеспечить целостность жизненного цикла документов и позволить работать в удалённом режиме, поэтому выбор был сделан в пользу Directum RX.

Используемые решения

Всего в УРО ОГО ВФСО «Динамо» внедрено 2 модуля:

1. Модуль «Делопроизводство» используется для регистрация исходящей, входящей, внутренней корреспонденции, организационно-распорядительной и локальной нормативной документации, контроля исполнения поручений руководителя, электронного согласования документации, электронного ознакомления с документацией, ведения электронных журналов регистрации, оперативного поиска документов.
2. Модуль «Совещания» внедрен для ведения протоколов совещаний, автоматического направления поручений в соответствии с протоколами совещаний, задач Годового плана, задач «дорожных карт» и контроля их исполнения.

Модуль «Договоры» находится в стадии внедрения, будет использоваться для ведения реестра договоров, заполнения договоров в соответствии с шаблонами, электронного согласования договорной документации, определения «связи» договорного документа с другими, оперативного поиска договорных документов, контроля продления договорных документов.

Для апробирования модуля «Совещания» был запрошен 2-недельный бесплатный тестовый период. В этот период Организация активно готовилась к крупному спортивному мероприятию, что позволило эффективно использовать модуль в рамках проекта при постановке задач по «дорожной карте».

Ход проекта

Благодаря внедрению модуля "Совещания", экономия времени на процесс помощника руководителя составила – 14,83 час.

Изменения процессов

С учетом того, что среднее время работы над проектом – 14 рабочих дней, можно сделать вывод, что общая экономия рабочего времени помощника руководителя – более 2 рабочих дней. Подробная информация с расчетами времени предоставлена на изображениях ниже.

Изменения коснулись, в первую очередь, инициатора проекта – помощника руководителя. Автоматизация направления задач конкретным исполнителям существенно повлияла на рабочий процесс, освободив время сотрудника для других, не менее важных, рабочих обязанностей.

Кроме того, освобожденное от бумажной рутины время сотрудник весьма эффективно может тратить на обновление СЭД, регулярно совершенствуя автоматизированные бизнес-процессы и свои компетенции.

Настройка системы проводилась самостоятельно помощником руководителя, который является администратором системы Directum RX, с использованием сайта службы поддержки. Сотрудники-пользователи обучались самостоятельно через изучение презентации-учебника, созданного администратором системы специально для Организации.

Сложности и способы решения

При внедрении проекта возникли следующие трудности:

1. Необходимость использования шаблона совещания в формате Word. Конкретно в настройке элементов управления содержимым сложностей не возникает, но хотелось бы иметь возможность альтернативного решения – Excel, поскольку очень удобно использовать и табличный формат для определённых задач, решаемых модулем «Совещания». Сейчас приходится переносить таблицу из Excel в таблицу в Word.
2. Отсутствие всех необходимых участников проекта по «дорожной карте» в системе Directum RX. На данный момент Организация приняла решение подключить 25 лицензий при наличии потребности в 20 лицензий с учётом сохранения резервных учётных записей для разовых участников «дорожной карты», которым необходим временный доступ к системе на период проекта. Данным учетным записям будут выставлены определённые ограничения, позволяющие работать только с направленными им задачами.

Результаты

Показатели

• Экономия времени на процесс помощника руководителя составила около 2 рабочих дней на каждый проект.
• 265 документов в месяц создается в системе.
• Автоматизировано 9 сотрудников, в т.ч. том числе руководитель.
• Принято решение расширение до 25 лицензий.

Отзывы

Эффективность внедрения была определена не только математическими расчетами, но и отзывами пользователей – сотрудников Организации.

• «Я работаю дистанционно, и всегда знаю, кто и за что отвечает при реализации проектов благодаря «дорожным картам», которые заведены в Директуме. Мне не нужно дёргать зря сотрудников. Нравится, что информация хранится в системе, и даже через длительное время я могу найти эту «дорожную карту» и освежить в памяти некоторые моменты», – маркетолог УРО ОГО ВФСО «Динамо» Бекреева И.В.
• «Очень полезно, потому что задачи повторяются, например, один раз я нашла полезных подрядчиков, которые меня устроили, и теперь мне не нужно постоянно вспоминать, кто это были. Я открываю задачи и беру всё оттуда. А если не могу найти старую задачу – прошу помощника руководителя, она то точно всё найдет», - управляющая ПК, ТК и СК УРО ОГО ВФСО «Динамо»  Калинина С.А.
• «Удобно работать с такими «дорожными картами», потому что часто информация меняется, и не всегда авторы изменений успевают об этом оповещать. А в Директуме всегда всё актуально, открывай и работай», - главный инженер УРО ОГО ВФСО «Динамо» Логинов Д.Н.
• «Нам надо запланировать расширение Директума на всех основных сотрудников, работающих с этими процессами, в том числе на весь состав бухгалтерии», - главный бухгалтер УРО ОГО ВФСО «Динамо» Нестеровская Н.Н.

Планы по развитию

При дальнейшем развитии проекта «Модуль «Совещания» как эффективная альтернатива управления дорожными картами» планируется итоговое внедрение модуля «Договоры», что способствует оптимизации взаимодействия структурных подразделений УРО ОГО ВФСО «Динамо» с юридическим отделом и бухгалтерией при заключении и исполнении договоров (контрактов, гарантийных писем (оферт), счетов на оплату (счетов–оферт) и иных договорных документов), внесения изменений и дополнений в них, а также порядка осуществления контроля исполнения договорных обязательств в рамках работы с контрагентами, привлекаемыми при подготовке к спортивным мероприятиям.

Об авторе заявки