Планирование оплат без лишних хлопот: автоматизация заявок на оплату входящих счетов

Бизнес-контекст

Основным заказчиком решения и проекта выступил финансовый отдел нашей компании DBA. 

Группа компаний DBA (Digital Business Adaptation) — системный интегратор и разработчик мультифункциональных программных решений с использованием сквозных цифровых технологий для автоматизации сложных и нелинейных бизнес-процессов. Внешний заказчик: строительная компания г. Новосибирска.

Решение об автоматизации процесса создания и согласования заявок на оплату было принято в связи с необходимостью оптимизации планирования расходов и улучшения рабочих процессов в компании.

Финансовый отдел ежедневно работает с счетами на оплату и тратит значительное время на рутинные операции. Задача была актуальна и для коммерческого отдела, которому необходимо было получать информацию о состоявшейся оплате счетов.

Цели и задачи проекта

Планирование и контроль над процессом. Возможность согласования заявки и изменения ее статуса может обеспечить более прозрачный и контролируемый процесс обработки заявок на оплату. Это может снизить вероятность ошибок и ускорить процесс утверждения заявок.

Улучшение отчетности. Автоматическая передача данных из заявки на оплату в «1С» может обеспечить более точную и актуальную отчетность о финансовых операциях компании. Это может помочь руководству принимать более обоснованные решения планировать и оптимизировать финансовые процессы.

Снижение нагрузки на сотрудников. Автоматическая передача заявок на оплату из Directum RX  в учетную систему «1С» может снизить нагрузку на сотрудников, которые занимаются  ручной обработкой финансовых операций. Это может позволить им сосредоточиться на более важных задачах, тем самым повысив свою эффективность.

Улучшение взаимодействия с поставщиками. Автоматизация процесса создания и согласования заявок на оплату ускорит процесс оплату счетов и получения информации о состоявшейся оплате, как следствие улучшить взаимодействие с поставщиками. Это может способствовать более эффективному управлению отношениями с поставщиками и снижению затрат на оплату счетов.

Повышение эффективности работы. Автоматическая обработка заявок на оплату может повысить эффективность работы компании в целом, ускорив процесс оплаты счетов и снизив вероятность ошибок.

Улучшение контроля над финансами. Возможность согласования заявки и изменения ее статуса может обеспечить более точный и актуальный контроль над финансовыми операциями компании. Это может помочь руководству принимать обоснованные решения и оптимизировать финансовые процессы.

Описание решения

Решение разработано на базе Directum RX. 

Специально для финансового отдела был разработан модуль «Бухгалтерия» для удобного использования функционала по заявкам, а так же для оперативного поиска документов.

Для интеграции Directum RX и учетной системы было разработано расширение на стороне учетной системы («1С»).

Проект выполнен за 2 месяца.

Ход работ

1. Подготовка и анализ требований. На этом этапе осуществлялся сбор и анализ требований, поступающих от различных отделов компании, участвующих в бизнес-процессе. Это позволило четко определить функциональные требования к модификации и учесть все потребности заинтересованных сторон.
2. Разработка модуля. На основе собранных требований разрабатывался модуль «Бухгалтерия».
3. Разработка интеграции для учетной системы. Для интеграции Directum RX и учетной системы было разработано расширение на стороне учетной системы («1С»).
4. Тестирование. После завершения этапов разработки проводилось тщательное тестирование интеграции.
5. Обучение пользователей. Для сотрудников была проведена демонстрация модификации. Чтобы облегчить процесс адаптации пользователей, была разработана подробная инструкция.
6. Опытно-промышленная эксплуатация.
7. Поддержка и сопровождение.

Для работы с заявками на оплату была создана роль «Пользователи с правами на модуль «Бухгалтерия». В нее были включены сотрудники, которые работают с входящими и исходящими счетами на оплату. Также им была предоставлена подробная инструкция по созданию заявок на оплату.

Проект по автоматизации работы с заявками на оплату прошёл успешно. Команда оперативно и эффективно реализовала проект, не сталкиваясь с какими-либо серьёзными трудностями.

Изменение процесса

До изменений бизнес-процесса сотрудники вносили данные по заявке на оплату в специальный табличный документ, который был размещен в общей папке на сервере.

Ежедневно ответственный сотрудник бухгалтерии проверял этот документ и, если наступал срок оплаты по какой-либо заявке, вручную переносил реквизиты в учётную систему («1С»). После этого, в требуемый день оплаты, сотрудник фин. отдела производил оплату посредством клиент-банка.

В таком варианте отсутствовала прозрачность процесса, сотрудники подавшие заявку на оплату счета не понимали, был ли оплачен счет в нужный период или нет, из-за этого поступали частые обращения в бухгалтерию для уточнения информации. Таких обращений за день было большое количество.

После внедрения нового бизнес-процесса порядок работы изменился следующим образом.

Этапы процесса

1. Создание заявки на оплату в Directum RX. Для сотрудника доступны три способа создания заявки на оплату в Directum RX: по кнопке быстрого создания, с обложки модуля «Бухгалтерия», по одноименной кнопке из карточки входящего счета.

Рис. Карточка «Заявка на оплату»

Была создана возможность создание входящего счета возможно напрямую из карточки заявки на оплату. Для этого пользователю необходимо нажать одноименную кнопку на панели действий «Создать входящий счет», часть полей в карточке «Входящий счет» заполнится автоматически из уже известных данных. Между документами автоматически сформируется связь.

2. Автоматическая отправка заявки в «1С». Осуществляется путем отслеживания заполнения поля «Состояние» в карточке «Заявка на оплату». По умолчанию оно заполнено значением «Действующий». Все заявки со статусом «Действующий» будут автоматически отправлены в «1С» сразу после сохранения карточки.

Предусмотрено несколько вариантов для сотрудников, которым на момент создания заявки не требуется импортировать ее в учетную систему. Для этого пользователю нужно вручную поменять состояние у заявки на оплату. Возможно использование следующих вариантов:

• В разработке – Заявка находится на этапе черновика и не будет отправлена  в «1С». Документ в системе будет отображаться курсивом.
• Устаревший – Заявка на оплату считается устаревшей, и не будет обрабатываться при синхронизации с «1С». Документ в системе будет отображаться зачеркнутым шрифтом.

Сотрудник может также отслеживать статус заявки на оплату в системе «1С»:

• Не отправлена. Заявка не импортирована в «1С».
• Отправлена. Заявка была импортирована в «1С».
• Отменена. Заявка была отклонена проверяющим в «1С» по какой-либо причине.
• Оплачена. Счет по заявке оплачен.

При статусах Отменена или Оплачена вносить изменения в карточку заявки на оплату запрещено.

3. Согласование заявки на платеж в учетную систему «1С». При загрузке заявки в «1С» чек-бокс «Согласовано» находится в положении «Нет». В момент перевода сотрудником в «1С» чек-бокса в состояние «Да», в поле «Согласовал» отобразятся его данные. Есть возможность согласовать с примечанием, например, с переносом даты оплаты. Для этого сотруднику нужно указать всю информацию в поле «Комментарий».

При этом инициатору заявки в Directum RX придет уведомление о том, что его заявка на оплату была одобрена. Информация из поля «Комментарий» также будет отображаться в уведомлении инициатора.

Рис. Заявка на платеж в учетной системе

4. Создание платежного поручения в учетной системе «1С». В учетной системе из заявки на оплату по нажатию одной кнопки можно создать платежное поручение, которое заполнится на основе тех данных, которые поступили из заявки. Ссылка на платежное поручение появится в карточке заявки на платеж.

5. Взаимодействие с банком посредством клиент-банка в учетной системе «1С». Отправить платежное поручение можно с помощью клиент-банка, тем самым упростив и ускорив процесс взаимодействия бухгалтера с банком.

6. Изменение статуса заявки в Directum RX. После оплаты счета и изменения поля «Состояние» в учетной системе «1С» на «Оплачено» происходит автоматическая синхронизация статуса заявки в системе Directum RX, значение в поле меняется на «Оплачен». Инициатору заявки приходит уведомление об изменение статуса заявки.

Результаты

Изменения коснулись финансового отдела, руководителей подразделений, сотрудников, которые работают с входящими счетами. Сотрудники, которые создают заявки на оплату, могут отслеживать статус своей заявки на протяжении всего бизнес-процесса, финансовому отделу больше не нужно вручную вносить данные в учетную системы, руководство компании может отслеживать эффективность процесса оплаты и принимать решения на основе поученных данных.

В целом, автоматизация процесса работы с заявками на оплату позволила сотрудникам компании более эффективно использовать своё время и сосредоточиться на задачах, требующих более высокой квалификации и стратегического мышления.

Ожидание от автоматизации бизнес-процесса по заявкам на оплату полностью оправдались, мы достигли поставленных целей на данном проекте.

Автоматизация работы с заявками на оплату была встречена в компании с интересом и ожиданием улучшений. Сотрудники понимали, что изменения направлены на повышение эффективности работы и улучшение обслуживания клиентов.

Руководство компании высоко оценило результаты проекта по оптимизации процесса создания и согласования заявок на оплату. Благодаря проекту был ускорен финансовый оборот, снижена нагрузка на сотрудников и повышена их эффективность. Руководство отметило сохранение конкурентных преимуществ компании благодаря реализованным изменениям.

Эффект от внедрения

Минимизация ошибок. Данные по заявки вводятся единожды и автоматически импортируются в учетную систему.

Увеличение скорости обработки заявки сотрудниками бухгалтерии. Исчезла необходимость ручного переноса заявки в учетную систему, данные автоматически импортируются в систему из Directum RX.

Прозрачность процесса. Руководство компании в режиме реального времени может отслеживать статус каждой заявке, что позволяет быстро реагировать на любые изменения и проблемы.

Прогнозирование и планирование. Появилась возможность фильтрации заявок по разным статусам, тем самым эффективно планировать график платежей в компании.

Показатели

• 50 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• на 60% в среднем ускорилась обработка заявки на оплату
• на 50 % сократились трудозатраты сотрудников бухгалтерии при работе с заявками на оплату

Опыт использования и перспективы развития

Успешно реализованный кейс в нашей компании был, как дополнение, презентован на демонстрации возможностей DIrectum RX для крупного застройщика г. Новосибирск, что положительно повлияло на выбор заказчиком системы ЭДО в пользу Directum. Проект внедрения системы с дополнением в качестве решения «Заявки на оплату», на данный момент, находится на стадии заключения договора.

На данном этапе собирается информация от пользователей по улучшению процесса, после сбора данных будет проведен анализ по дальнейшим доработкам модуля.

Состав команды проекта

• Евдоков А.Б., РПИ
• Мартынив Д.О., разработчик
• Антропова М.А., аналитик
• Вяткина М.Н., финансовый директор, РПЗ

Дополнительные файлы

• Презентация решения Заявки на оплату_ для Awards.ppsx
• Инструкция. Создание _Заявки на оплату_(v3).docx