Командировки без бумаг с Directum RX: цифровизация работы по бизнес-поездкам и авансовым отчетам

О компании

ООО «Гленмарк Импэкс» входит в состав Glenmark Pharmaceuticals Ltd. — международной фармацевтической компании, в основе деятельности которой научные исследования и разработка инновационных лекарственных препаратов.

Цели и задачи проекта

Для работы по оформлению командировок и авансовых отчетов в ООО «Гленмарк Импэкс» ранее использовали облачное решение от внешнего поставщика. Однако у компании были внутренние потребности для дальнейшего развития, поэтому было принято решение рассмотреть разные варианты систем, которые доступны на рынке. Выбор пал на Directum RX.

Основная задача проекта — перевод процессов работы с командировками и авансовыми отчетами в Directum RX и дальнейшее развитие системы с учетом современных требований.

Ход и описание проекта

Переход на систему Directum RX занял 6 месяцев и завершился в декабре 2024 года.

Ключевые этапы:

• исследование и анализ;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• опытно-промышленная эксплуатация.

Специалисты компании-исполнителя «Гарант-Чебоксары» проанализировали бизнес-процессы и текущую работу в облачной системе, определили, что стоит перенести без изменений, а что необходимо улучшить. Было важно сделать использование новой системы максимально удобным для пользователей. Такой небезразличный подход сыграл важную роль для принятия рациональных решений в выстраивании текущих бизнес-процессов.

Для переноса работы по бизнес-поездкам разработали решение на основе Directum RX — «Командировки и авансовые отчеты».

Цифровизация оформления командировок

Чтобы быстро и комфортно обрабатывать запросы на командировки в системе можно:

• создавать заявки из шаблона с автоматической нумерацией;
• согласовывать заявки;
• взаимодействовать с travel-агентством, чтобы выбрать оптимальный пакет услуг (транспорт, проживание, трансфер) с учетом параметров заявки и утвержденных в компании лимитов;
• формировать приказы и служебные задания;
• проверять соблюдение утвержденных компанией лимитов по командировочным расходам и авансовым отчетам;
• контролировать подготовку к бизнес-поездке;
• рассчитывать суточные и суммы, с которых удерживается НДФЛ;
• изменять, частично и полностью отменять заявки на бизнес-поездку с оповещением travel-агента и участников согласования;
• отслеживать оформление и отправку на согласование авансового отчета по утвержденной бизнес-поездке.

Образец карточки заявки на командировку, вкладка «Детализация расходов»

Образец карточки заявки на командировку, вкладка «Опции агентства»

Электронные авансовые отчеты

Для работы с авансовыми отчетами в решении предусмотрены:

• создание авансовых отчетов из шаблонов с автоматической нумерацией;
• автоматическое заполнение карточки авансового отчета по расходам из заявки на бизнес-поездку;
• согласование авансового отчета;
• формирование необходимых сопроводительных документов, загрузка и хранение подтверждающих документов;
• расчет суточных и суммы, с которой удерживается НДФЛ;
• проверка соблюдения утвержденных компанией лимитов по бизнес-расходам;
• контроль сроков по возмещению произведенных расходов;
• отслеживание бизнес-расходов строго в соответствии с должностью сотрудника;
• контроль соблюдения сроков по предоставлению в бухгалтерию оригиналов документов по авансовому отчету;
• формирование бухгалтерских проводок по произведенным расходам с возможностью последующего импорта в ERP.

Образец карточки авансового отчета, вкладка «Бухгалтерские проводки»

Образец карточки авансового отчета, вкладка «Детализация расходов»

Образец карточки авансового отчета, вкладка «Свойства»

Интеграция с 1С: импорт данных по сотрудникам

В Directum RX автоматически:

• импортируются данные по сотрудникам из 1С. Для новых сотрудников создаются учетные записи;
• загружаются курсы валют с сайта ЦБ РФ;
• создаются и актуализируются записи справочников «Типы расходов в ERP» и «Типы расходов».

Новые вызовы

Одна из особенностей проекта — необходимость спроектировать и внедрить большое количество математических вычислений: проверка лимитов, расчет суточных, НДФЛ с конвертацией валют и пр. Это повысило сложность проекта. Однако всё получилось — система функционирует корректно.

Результаты

В Directum RX работает свыше 200 пользователей. Изменения коснулись прежде всего сотрудников, работа которых связана с командировками, и тех, кто проводит закупки по различным типам бизнес-расходов, а затем отчитывается по ним через авансовый отчет.

Для этой деятельности в ООО «Гленмарк Импэкс» теперь есть:

• специально разработанные новые типы документов;
• отлаженные схемы процессов согласования;
• справочники «Типы расходов в ERP» и «Типы расходов»;
• справочники для задания лимитов по командировочным и бизнес-расходам;
• справочник мероприятий, которые проводит компания.

Важный результат проекта — возможность контроля соблюдения утвержденных лимитов по командировочным расходам. Это экономит бюджет и помогает эффективно управлять бизнес-процессами.

Кроме того, в системе автоматически заполняются карточки авансовых отчетов, выполняются вычисления, запускается согласование, формируются сопроводительные документы и удобно отслеживаются все этапы процесса. Всё это значительно снижает количество рутинных операций в работе сотрудников.

В целом, проект по внедрению нового решения для управления командировками в ООО «Гленмарк Импэкс» с использованием Directum RX — значимый шаг для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности управления расходами и бизнес-поездками в компании.

Планы

В ближайшем будущем в ООО «Гленмарк Импэкс» планируют:

1. Разработать решение «Автотранспорт», в котором можно вести базу корпоративного транспорта, фиксировать историю его использования, оформлять доверенности на автомобили, акты, контролировать сроки по страховкам и ТО, формировать отчеты по расходам топлива и др.
2. Исключить ошибки в написании адресов — интегрировать систему с сервисом https://dadata.ru/api/clean/address/;
3. Связать подтверждающий документ, который прикладывает подотчетное лицо, с конкретным типом расхода из табличной части авансового отчета. Это поможет пользователям контролировать, по каким произведенным расходам уже отправлено подтверждение, а по каким его нужно сформировать.
4. Разработать отчет по билетам, выписанным агентом, по которым сотрудники не предоставили информацию — контрольный инструмент для бухгалтера.
5. Перейти к электронному подписанию документов по поездкам и авансовым отчетам, отказаться от бумажных документов.

Отзывы

«Переход на собственное решение позволил нам значительно снизить затраты на текущую поддержку программного решения, а также заложил основу для дальнейшего развития платформы, чтобы реализовать наши требования, например – отказаться от обмена бумажными версиями при оформлении документов, связанных с поездками и авансовыми отчетами, и перейти на электронное подписание».

Дмитрий Шведов, руководитель проекта, ООО «Гленмарк Импэкс»

Команда проекта

Команда проекта со стороны заказчика:

• Шведов Дмитрий Владимирович, руководитель департамента информационных технологий, руководитель проекта
• Белоусов Илья Михайлович, менеджер по сетевой инфраструктуре, член рабочей группы
• Якубовская Елена Владимировна, бухгалтер, член рабочей группы, владелец процесса «Авансовые отчеты»

Команда проекта со стороны исполнителя:

• Полкачев Андрей Сергеевич, руководитель проекта
• Сулима Екатерина Николаевна, аналитик
• Чернов Кирилл Юрьевич, разработчик

«Мне, как аналитику, был интересен этот проект тем, что мы не модифицировали какое-то имеющееся решение, а создавали нечто новое, что давало возможность творчеству и реализации интересных задумок».

Екатерина Сулима, аналитик проекта, компания «Гарант-Чебоксары»

Приложения

Образец карточки справочника «Лимиты по бизнес-расходам»

Образец карточки справочника «Лимиты по командировочным расходам»

Образец карточки справочника «Мероприятия»