Фильтрация формализованных документов поступающих из сервиса ЭДО

История заявки

На момент получения заявки, заказчик не производил обработку формализованных финансовых документов в системе Directum RX, в том числе, поступающих через сервис электронного обмена. Формализованные документы проходили обработку в сторонних программных продуктах и непосредственно в сервисе обмена КонтурДиадок. При том, предусматривается возможность в будущем работать в Directum RX и с формализованными документами. 

Задача

Для повышения качества работы с документами и упрощения работы сотрудника, отвечающего за обработку входящих документов электронного обмена, были получены следующие требования:

• создать механизм, чтобы формализованные документы входящего электронного обмена, такие как счета, счета-фактуры, УПД, накладные и формализованные акты не попадали в задачи на обработку входящих документов электронного обмена;
• возможность включить и выключить механизм для каждой НОР отдельно;
• реализовать функциональность, чтобы в сервис электронного обмена не высылалось извещение о приеме фильтруемых документов, и они могли бы обрабатываться вне системы Directum RX;

При реализации задачи, потребовалось обратить особое внимание, что заказчик является холдингом и включает в себя множество НОР. Это означает, что МКДО может быть не только с контрагентами, но и между НОР внутри компании. Это является усложняющим фактором для реализации механизма.

В рамках реализации требований была спроектирована и реализована система фильтрации формализованных входящих документов электронного обмена с возможностью возможность включения и отключения для любой НОР заказчика.

Бизнес-заказчиком выступил юридический отдел.

Задачи и цели

Разработать механизм, чтобы формализованные документы входящего электронного обмена, приходящие из сервиса обмена, не попадали в систему DIrectum RX с возможностью включения и отключения механизма для каждой НОР.

Для решения задачи использовались:

• Модификация стандартного фонового процесса «Электронный обмен. Получение сообщений» (модуль Exchange).
• Разработан новый справочник «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена».
• Модификация обложки модуля «Компания».

Сроки разработки решения и внедрения с учётом длительного тестирования и поступающих доп. требований: Август 2024 – ноябрь 2024.

Описание и возможности решения

В системе был разработан новый справочник «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена», в каждой записи которого указывается НОР и поле включения и отключения фильтрации формализованных документов входящего электронного обмена. При создании записи справочника производилась проверка на наличие записи справочника, уже содержащей указываемую НОР для защиты от дублирования записей.

При получении входящих документов электронного обмена для какой-либо НОР в виде пакета или одиночного документа, при выполнении модифицированного фонового процесса "Электронный обмен. Получение сообщений", производилась проверка записей справочника «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена», и, если в справочник есть действующая запись с НОР, для которой получен пакет и с включённой настройкой фильтрации, в задание на обработку входящих документов электронного обмена для этой НОР включались только неформализованные документы, фоновый процесс не принимал формализованные документы. При этом, если поступал один формализованный документ входящего электронного обмена, то задание на обработку не формировалось, уведомления сотруднику ответственному за абонентский ящик организации также не формировались.

Формализованные документы, не принятые в Directum RX, оставались на стороне Диадок для возможной дальнейшей обработки, системой Directum RX не создавалось извещения о получении для Диадок.

Ели при проверке, в справочнике «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена» не находится запись с НОР, для которой пришли документы входящего электронного обмена или найдена запись с выключенной настройкой – в задание на обработку входящих документов электронного обмена включаются все полученные документы в соответствии со стандартным функционалом системы.

Мокапы справочника «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена» и обложки модуля «Компания».

Рисунок 1. Мокап карточки справочника «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена»

Рисунок 2. Мокап обложки модуля «Компания».

Суть работы и порядок использования решения

Для начала работы решения необходимо с обложки модуля «Компания» открыть справочник «Дополнительные настройки коннектора к сервисам обмена» и создать запись для НОР, для которой требуется получать только неформализованные документы входящего электронного обмена. После сохранения записи справочника, модифицированный фоновый процесс "Электронный обмен. Получение сообщений" проводит проверку созданных записей справочника и при получении входящих документов электронного обмена производит фильтрацию.

Сотруднику, ответственному за абонентский ящик организации приходят задания на обработку только неформализованных входящих документов электронного обмена.

Сложности и решения

Особенности документооборота внутри холдинга

При отправке из системы Диадок между НОР, входящими в компанию, формализованных документов формировалось задание, содержащее формализованные документы, система принимала свои же отправленные документы.

Проблему удалось решить дополнительной доработкой логики фонового процесса "Электронный обмен. Получение сообщений", предугадать проблему было проблематично.

Сложный случай работы с комплектами документов Directum RX - Диадок

Бывают ситуации когда из Диадок отправлен пакет из двух или более документов, затем, комплект был подписан принимающей стороной в Диадок. И если в этот комплект после подписания добавляется ещё один документ и Directum RX принимает его до того, как этот документ будет подписан в Диадок принимающей стороной, то в Directum RX формируется дополнительной задача, и все документы из начального комплекта (без досылаемого документа) будут получены и вложены в дополнительную задачу минуя фильтрацию.

Сложность возникла при поиске и воспроизведении проблемы так как требовалось учитывать особенность работы в Диадок. В систему Заказчика попадали формализованные документы, минуя фильтрацию, без видимой логики и закономерности, Ошибок в алгоритме фильтрации в фоновом процессе обнаружено не было.

Ситуацию удалось воспроизвести после длительного подбора вариантов отправки документов и их обработки, и активном содействии Заказчика в виде оперативного предоставления примеров проблемы и вариантов действий, которые производились в момент возникновения проблемы. Проблема решена добавлением дополнительной логики проверки, отличной от общей, для фонового процесса "Электронный обмен. Получение сообщений".

Результаты

• На 30% снизилось количество входящих документов эл. обмена, которые теперь не приходится обрабатывать вручную;
• На 50% в среднем ускорился процесс обработки документов;
• На 100 минут в день снизились временные расходы на операцию.

Решение полностью закрывает задачу по фильтрации поступления входящих формализованных документов электронного обмена. Работает стабильно, соответствует внутренним потребностям.

Решение позволило облегчить работу сотрудника, ответственного за абонентские ящики организаций и предотвратить захламление системы не востребованными документами.

Ожидания заказчика по механизму оправдались, возникали незначительные сложности с разъяснением сроков исполнения в связи со степенью возникших сложностей при глубоком тестировании. Появилось более глубокое понимание Заказчиком собственных систем и логики формирования данных в них.

Перспективы развития

Решение планируется использовать в действующем виде, но возможности решения можно распространить на более широкие варианты фильтрации входящих документов электронного обмена по множеству типов.

Состав команды

• Яковлева Евгения – руководитель направления
• Тихонов Алексей – РП, общее руководство проектом
• Злобин Роман – тимлид, общее руководство разработкой
• Архипов Александр - разработчик, разработка и проектирование
• Чупина Надежда – аналитик, тестирование модификации
• Белов Сергей – аналитик, тестирование модификации

Об авторе заявки

Работаю аналитиком на проекте. Модификация запомнилась выявлением работы неочевидных механизмов в системе с особенными методами тестирования.