Поручения: от создания документа до выдачи поручений неавтоматизированным сотрудникам

Задача и цели

В рамках проекта по внедрению модуля «Делопроизводство» у Заказчика, имеющего сложную холдинговую структуру и высокую численность руководителей высшего звена, стояли следующие цели:

1. Сокращение времени на подготовку документов по поручениям делопроизводителями.
2. Полная автоматизация процесса работы с поручениями, в т.ч. с функционалом согласования продления сроков и согласования приемки результатов работ.
3. Выдача поручений пользователям, не работающим в системе, и исключение случаев потери таких поручений.
4. Возможность иметь удобные инструменты контроля за сроками исполнения поручений и продления сроков по поручениям.

Перед командой проекта были поставлены задачи по автоматизации:

1. Автоматизация в процессе подготовки документов по поручениям.
2. Автоматизация процесса согласования и утверждения поручения.
3. Автоматизация процесса исполнения и приемки работ по поручениям, в т.ч. с участием неавтоматизированных сотрудников.
4. Автоматизация процесса согласования продления сроков по поручениям.
5. Автоматизация процесса согласования приемки результатов работ по поручениям.
6. Контроль сроков исполнения поручений.
7. Контроль продления сроков по поручениям.

Описание и возможности решения

Основой для решения задач по автоматизации стал модуль «Поручения» системы Directum RX (версия 4.9).

Автоматизация в процессе подготовки документов по поручениям.

В соответствии с требованиями Заказчика о необходимости формирования печатной согласуемой и подписываемой формы поручения, был разработан новый тип документа Поручение.

Рисунок 1 Мокап карточки типа документа Поручение (вкладка Свойства)

Рисунок 2 Мокап карточки типа документа Поручение (вкладка Поручения)

Благодаря новому действию Сформировать документ делопроизводитель в 1 клик формирует тело документа, для которого:

1. Автоматически подбирается один из 8 преднастроенных шаблонов;
2. В автоматическом выборе шаблона, кроме базовых критериев, участвуют новые критерии:

• подписант;
• количество исполнителей;
• наличие среди исполнителей неавтоматизированных сотрудников.

3. Данные из карточки документа автоматически заносятся в создаваемую версию документа, в т.ч. заполняются сложносоставные абзацы и табличные части шаблона документа.

Рисунок 3 Пример автоматически сформированной версии документа типа Поручение.

4. Версия документа формируется в формате PDF и недоступна для редактирования, что позволяет избежать наличия разных данных в карточке и теле документа. При необходимости внести изменения в документ, делопроизводителю не нужно править текст документа, достаточно внести изменения в карточку и заново сформировать обновленную версию поручения в 1 клик.

Автоматизация процесса согласования и утверждения поручения

Процесс согласования и подписания поручения реализован с использованием базового функционала системы Directum RX настройкой регламентов согласования с доработками, учитывающими требования Заказчика.

Рисунок 4 Схема процесса согласования и подписания документа Поручение.

В рамках реализации процесса осуществлены следующие модификации инструментами low-code:

• Разработаны новые роли согласования, автоматически вычисляющие адресатов по заданиям, формируемым в рамках процесса.
• Разработан сценарий автоматической регистрации документа, позволяющий сократить время на выполнение заданий на регистрацию делопроизводителями.
• Разработан сценарий автоматической простановки регистрационных данных на подписанной версии документа.
• Разработан сценарий автоматического старта задач на исполнение поручений. При этом поля карточки задачи на исполнение поручения заполняются автоматически, исходя из данных карточки документа типа Поручение, что позволяет исключить вероятность ошибок при переносе данных из документа в задачу.

Все вышеперечисленные доработки позволили существенно сократить время процесса от создания поручения до получения поручений конечным исполнителем.

Автоматизация процессов по поручениям

Ниже описана автоматизация процессов:

• исполнения и приемки работ по поручениям, в т.ч. с участием неавтоматизированных сотрудников;
• согласования продления сроков по поручениям;
• согласования приемки результатов работ по поручениям.

Процесс исполнения и приемки работ по поручениям реализован с использованием инструмента no-code системы Directum RX. Он включает подпроцессы согласования продления сроков по поручениям и согласования приемки результатов работ по поручениям. Настроен вариант процесса для типа задачи «Задача на исполнение поручения» с доработками типа задачи, учитывающими требования Заказчика.

Рисунок 5 Схема процесса исполнения и приемки работ по поручению.

Рисунок 6 Схема подпроцесса «Исполнение и приемка работ по поручению Ответственным исполнителем, в т.ч. при наличии Соисполнителей.

Рисунок 7 Схема подпроцесса «Продление срока исполнения работ по поручению, если поручение на контроле».

В рамках реализации сложного процесса исполнения и приемки работ по поручениям осуществлены следующие модификации инструментами low-code:

1. Доработана карточка задачи на исполнение поручения, что позволило отражать и использовать полную информацию по поручению, переносимую из согласованного и утвержденного документа поручения.
2. Разработан новый блок-скрипт «Рассылка уведомлений неавтоматизированным исполнителям», при помощи которого реализована возможность автоматической рассылки почтовых сообщений сотрудникам, не работающим в системе Directum RX с текстом поручений и сроками их исполнения.
3. Доработана карточка задания на исполнение поручения и разработан новый тип задачи «Продление срока», которая запускается пользователем при выборе соответствующего действия в карточке задания на исполнение поручения, что позволяет в рамках одной общей задачи отслеживать факты запроса продления срока исполнителями поручений.
4. Доработана карточка задания на приемку работ по поручению и разработан новый тип задачи «Согласование приемки работ», которая запускается пользователем при выборе соответствующего действия в карточке задания на приемку работ, что позволяет в рамках одной общей задачи отслеживать согласование приемки результатов работ по поручениям.

Все вышеперечисленные доработки позволили повысить прозрачность процесса исполнения и приемки работ по поручениям и исключить потерю поручений, выдаваемых пользователям, неавтоматизированным в системе Directum RX.

Процессы контроля

Контроль сроков исполнения поручений

Процесс контроля за сроками исполнения поручений реализован при помощи нового отчета, учитывающего сложные процессы Заказчика. Отчет позволяет учесть все параметры исполняемых поручений при составлении аналитики и гибко их изменять при формировании запроса.

Контроль продления сроков по поручениям

Процесс контроля за продлением сроков по поручениям реализован при помощи отчета, учитывающего все параметры процесса. Отчет позволяет ответственным лицам отслеживать поручения, срок по которым продлевается.

Внедрение решения позволило создать гибкую и масштабируемую систему, которая отвечает текущим потребностям организации и имеет потенциал для дальнейшего развития.

Сложности реализации

При реализации процесса работы с неавтоматизированными пользователями команда столкнулась с рядом сложностей, включая проблемы интеграции в существующий процесс и технические ограничения. Для решения этих проблем были разработаны комплексные меры: внедрена система автоматической рассылки поручений и уведомлений, разработан единый процесс работы с учетом особенностей обеих групп пользователей, организованы альтернативные способы получения информации, проведено обучение пользователей. В результате удалось исключить потерю поручений, повысить скорость обработки, улучшить коммуникацию между участниками и обеспечить прозрачность исполнения поручений.

Эффективность решения

При разработке решения использована комбинация инструментов no/low-code разработки, что позволило достичь следующих преимуществ:

1. Быстрота внедрения изменений:

• Возможность оперативного внесения корректировок в процессы
• Минимизация времени на доработку функционала
• Быстрое реагирование на новые требования Заказчика

2. Гибкость решения:

• Адаптивность под меняющиеся бизнес-процессы
• Возможность масштабирования функционала
• Легкое добавление новых сценариев работы

3. Экономическая эффективность:

• Снижение затрат на разработку
• Уменьшение времени на тестирование

Созданное решение в большей части адаптируемо под индивидуальные требования на уровне no-code, что обеспечивает:

• Простоту внесения изменений бизнес-пользователями
• Снижение зависимости от IT-специалистов
• Возможность быстрой кастомизации под новые задачи

Бизнес-результаты

Повышение прозрачности исполнения поручений.

Полное исключение случаев потери поручений, выдаваемых неавтоматизированным пользователям.

Сокращение времени на подготовку поручений более чем в 3 раза.

Сокращение времени на постановку поручений исполнителям более чем в 2 раза.

Состав команды проекта

• Руководитель проекта – Окунева Ольга
• Аналитик – Мезенцева Юлия
• Аналитик – Родионов Денис
• Разработчик – Прямилов Виктор
• Разработчик – Панарин Дмитрий
• Разработчик – Измайлова Юлия

Об авторе заявки

Меня вдохновляет возможность видеть, как разработанные нашей командой решения приводят к реальным улучшениям в работе Заказчика и повышению эффективности его бизнес-процессов. Каждый успешно реализованный проект — это не просто выполненная задача, а результат тщательного анализа, творческого подхода и преданности делу. Я искренне заинтересована в том, чтобы каждый внедренный процесс работал как часы, а пользователи чувствовали себя уверенно и комфортно в новой системе.