Внедрение системы Directum RX — когда типография отказывается от бумаги

Бизнес-контекст

Компания ООО "БизнесБланкСервис С" занимается изготовлением бланков авиаперевозочных документов для аэропортов и авиакомпаний, в том числе посадочных талонов АТВ, грузовых авианакладных в бесконечном формуляре, стикеров авиационной безопасности, грузовых, багажных бирок АТВ в листах и рулонах, самокопирующихся многослойных бланков. Производит печать и доставку счетов-квитанций и других платежных документов в виде БПО, защищенной и формулярной полиграфической продукции. Является крупнейшим в России полиграфическим комплексом полного цикла с производством 24/7. 

Типография имеет лицензию ФНС по изготовлению защищённой полиграфической продукции.

Имеет собственные IT решения по обработке данных и подключение партнёров в единую информационную среду ООО «ББС». На предприятии внедрена самостоятельно разработанная система АСУП для контроля качества изготовления каждого платёжного документа на каждом этапе его изготовления.

Цели

Внедрение DirectumRX стало стратегическим шагом к оптимизации документооборота в нашей компании.

Ход проекта

Первым этапом стало приобретение и внедрение основного модуля Directum RX, предназначенного для оперативного согласования документов и счетов с руководством. Этот шаг позволил значительно ускорить внутренние процессы, устранив задержки, связанные с физическим перемещением документов.

Следующим этапом стала интеграция Directum RX с системами электронного документооборота (ЭДО). Этот модуль позволил нам не только быстро подписывать документы, но и обмениваться ими с контрагентами в электронном виде, что существенно сократило время на взаимодействие с внешними партнерами.

Для повышения эффективности работы руководящего состава мы внедрили Directum Jazz. Этот инструмент обеспечивает удобный и быстрый доступ к документам, требующим согласования и подписания, что позволило значительно сократить время принятия решений.

Результаты

В результате внедрения DirectumRX время обработки документов сократилось в несколько раз. Документы доходят до руководства в 10 раз быстрее, чем при бумажном документообороте. Время обработки счетов сократилось примерно в 3 раза, а согласование договоров между юристом, бухгалтером и директором теперь занимает не 10 дней, а несколько часов.

Показатели:

• более 50 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• более 20 топ-менеджеров работает в системе
• в 3 раза ускорилась обработка счетов
• на 2% сократились расходы на материальные ресурсы
• 100 000 руб. — общая выгода компании в рублях в год