Цифровизация научно-технической документации в Сколтехе. Сделано по ГОСТу

Для исследовательских и образовательных организаций одной из главных миссий является продвижение научных знаний и содействие технологическим инновациям для решения важнейших проблем современности.

Любая научная деятельность предполагает разработку соответствующей научно-технической документации, которая отражает теоретическое и практическое решение актуальных научно-технических задач. В связи с чем автоматически возникает острая потребность в создании удобных цифровых инструментов для ведения и учёта научно-технической документации.

Предметная область и бизнес-контекст

Сколковский институт науки и технологий – автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования (далее Сколтех, Институт), которая была создана в 2011 году при участии Массачусетского технологического института (MIT).

Скотлех строит свою работу, опираясь на лучшие традиции российских и международных образовательных и исследовательских практик, делая особый акцент на предпринимательской и инновационной деятельности.

Активная инновационная деятельность Института потребовала цифровизации процессов оформления Научно-технической документации с учетом требований целого комплекса государственных стандартов (ГОСТов).

С точки зрения разработки и оформления научно-технической документации вся совокупность стандартизирующих документов определяется двумя большими группами стандартов:

• Единая система конструкторской документации (ЕСКД) – комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные правила, требования и нормы по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и применяемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проектировании, разработке, изготовлении, контроле, приёмке и т.д.).
• Единая система технологической документации (ЕСТД) – комплекс стандартов и рекомендаций, устанавливающих взаимосвязанные правила и положения по порядку разработки, комплектации, оформлению и обращению технологической документации, применяемой при изготовлении, контроле, приемке и ремонте изделий (включая сбор и сдачу технологических отходов).

Предпосылки проекта

Ключевые факторы, которые обозначили необходимость цифровизации процессов оформления Научно-технической документации (далее также НТД):

• большое количество регламентирующих документов (стандартов), обращение к которым отнимает достаточно много времени;
• потребность в оперативном предоставлении нужных документов всем заинтересованным сотрудникам;
• большое влияние человеческого фактора на правильность обозначения и кодификации документов, как следствие – проблемы качества обозначения;
• дополнительные издержки на подготовку документов в виду отсутствия специальных инструментов.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

• Создание удобных инструментов для ведения и учета НТД;
• Повышение эффективности деятельности за счет сокращения трудоемкости при подготовке и поиске документов;
• Автоматизация обозначения документов по единым правилам в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• Предоставление оперативного доступа к документам в режиме «одного окна».

В рамках проекта необходимо было разработать функциональность, которая обеспечит решение следующих задач:

• Организация и ведение единого реестра изделий;
• Организация хранения конструкторской и технологической документации по изделиям;
• Классификация и кодификация документов в соответствии с требованиями государственных стандартов;
• Создание механизмов для формирования децимальных номеров документов согласно требованиям ГОСТов;
• Поиск по изделиям и по входящим в состав документам;
• Добавление и поддержка нормативно-справочной информации, необходимой для ведения и учёта НТД.

Используемые решения

Сколтех с 2022 года активно переводит свои процессы документооборота в цифровой вид на базе Directum RX. Поэтому вопрос выбора необходимой платформы для организации работы с НТД в данном случае не стоял.

Стоит также отметить, что Институт в рамках действующих бизнес-процессов использует решение «Управление проектами», которое было значительно доработано в процессе использования.

Решение

Как теперь организовано хранение НТД

Для организации хранения НТД была разработана структура, состоящая из трёх уровней:

• Документ – конструкторский или технологический документ, который разрабатывается на определённое изделие;
• Изделие – продукт, разрабатываемый по результатам научно-технических изысканий, существует в рамках проекта;
• Проект – регистр верхнего уровня, представляет собой кастомизировнный справочник «Проекты». Проект подчиняет одно или несколько изделий.

Документы консолидируются в рамках изделий, при этом один документ может относиться одновременно к нескольким изделиям.

Соответствие ГОСТам

Решение полностью соответствует требованиям государственных стандартов в отношении конструкторской и технологической документации, основные из которых:

• ГОСТ Р 2.201-2023. Единая система конструкторской документации. Обозначение изделий и конструкторских документов;
• ГОСТ Р 2.102-2023. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов;
• ГОСТ 2.103-2013 Единая система конструкторской документации. Стадии разработки;
• ГОСТ 3.1201-85. Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации;
• ГОСТ 3.1102-2011 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов.

Ход проекта

Разработка нового решения шла в рамках следующих основных этапов:

• Исследование и сбор первичных требований;
• Анализ государственных стандартов;
• Проработка и согласование общей концепции;
• Разработка мокапов и их поэтапное (в несколько сессий) согласование;
• Модификация и настройка системы;
• Обучение – был подготовлен видеоурок и инструкция для пользователей;
• Тестовая эксплуатация;
• ОПЭ, по результатам Заказчик сформулировал пожелания по дальнейшему развитию решения.

Описание проекта

Реестр изделий

Для создания документа важно наличие в системе соответствующего изделия, поэтому, для того чтобы добавить в систему документ, необходимо предварительно внести сведения об изделии.

Сведения обо всех изделиях хранятся в виде справочника.

Карточка изделия отражает следующую основную информацию:

• Проект, в рамках которого разрабатывается изделие, при этом часть полей автоматически заполняется из соответствующего проекта;
• Головное изделие (при наличии);
• Правообладатель;
• Наличие готовых макетов и образцов по изделию;
• Обозначение изделия (децимальный номер).

Децимальный номер изделия формируется в строгом соответствии с требованиями ГОСТ. Для присвоения номера используется специальный диалог, который открывается по ссылке «Задать».

Система поддерживается как обезличенный, так и объектно-ориентированный способы обозначения изделий.

А также в карточку встроены классификаторы и рубрикаторы:

• Государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ);
• Стадии разработки – сводный перечень стадий для конструкторских и технологических документов;
• Уровни готовности технологий (еще один предметный справочник).

Кроме основной информации об изделии, в карточке также можно фиксировать дополнительные сведения, такие как:

• Ключевые слова для быстрого поиска изделий;
• Связь со смежными проектами для более четкого выстраивания структуры;
• Сведения о разработчиках (причем здесь можно отражать как сведения о сотрудниках Сколтеха, так и о сотрудниках, привлекаемых по ГПХ). Система позволяет автоматически переносить эти сведения из проектов, оставляя возможность скорректировать команду разработчиков вручную.

Унифицированная карточка документа

Для того чтобы упростить работу пользователей со всем множеством научно-технических документов, решено было сделать одну унифицированную карточку документа. То есть, независимо от того является документ технологическим или конструкторским, для них используется общая карточка с типом «Научно-технический документ». А вся специфичная логика реализована на уровне видов документов (для конструкторского и технологического документов соответственно).

Карточка НТД сочетает в себе следующие важные возможности:

• Встроенный справочник видов научно-технической документации, объединяющий все возможные виды по конструкторским и по технологическим документам;
• Кодификация документов по видам согласно ГОСТам с возможностью задания дополнительных обозначений (например, по схемам);
• Механизм формирования децимального номера документов по ГОСТам. Для конструкторских документов, как и для изделий, поддерживаются обезличенный и объектно-ориентированный способы обозначения.

При заполнении децимального номера технологических документов используются также данные справочников: «виды технологической документации», «виды технологических процессов по организации» и «виды технологических процессов по методу выполнения». При этом пользователь работает не с абстрактными кодами, а с конкретными наименованиями. А система вычисляет нужные коды автоматически.

В роли организации-разработчика по документу может выступать не только Сколтех, но и контрагенты, с которыми взаимодействует Институт, эта возможность делает решение более универсальным.

Назначение прав

Доступ к созданию НТД имеют все пользователи. При этом в разрезе проектов автоматически выдаются права на документы лицам, ответственным за соответствующий проект. Таким образом, обеспечивается прозрачность и упрощается контроль.

Практическая реализация правил и норм

Как уже упоминалось выше, существует достаточно много документов (порядка 10 стандартов), описывающих правила и нормы в отношении оформления НТД. Такое число документов на практике создавало сложности как у рядовых сотрудников, которые разрабатывают документы, так и у нормоконтролёров.

Поэтому все правила и нормы по обозначению документов были встроены в карточку документа. А для удобства работы пользователей были реализованы контекстные диалоги (для децимального номера и для кода документа), с помощью которых оперативно можно:

• получить подсказку по правилам обозначения того или иного документа;
• автоматически сформировать (или скорректировать) соответствующий номер с учетом всех требований ГОСТов.

Организация рабочего места

Для работы с решением была доработана обложка одного из используемых модулей, куда был добавлен функциональный блок «Научно-техническая информация».

Данный блок позволяет быстро создавать конструкторские и технологические документы, а также обеспечивает доступ к реестрам (спискам) изделий и документов.

Вся нормативно-справочная информация вынесена в отдельный блок и доступна для изменения администраторам системы и делопроизводителям. При изменении ГОСТов (например, при добавлении новых видов документов) эти справочники позволяют быстро внести в систему необходимые изменения.

Учет и контроль (списки)

Реализованные списки изделий и документов позволяют вести анализ и своевременный контроль за соблюдением всех правил оформления и нумерации документов, а также формировать различного рода отчетность.

Результаты

Решение учитывает требования комплекса государственных стандартов как по ЕСКД, так и по ЕСТД, при этом отвечает правилам и нормам делопроизводства Института – все поставленные цели были успешно достигнуты. Основные результаты:

• процессы регистрации и учета конструкторских и технологических документов переведены в цифровой вид;
• все ключевые требования государственных стандартов реализованы в системе;
• система поддерживает более 90 наименований видов НТД;
• достигнуто значительное сокращение ошибок при обозначении и нумерации документов.

Кроме того, цифровизации процесса обеспечила создание информационной среды для дальнейшего развития регламентов работы с НТД в рамках соответствующих бизнес-процессов.

От рабочей группы заказчика была получена положительная обратная связь, а также были обозначены планы по дальнейшему развитию решения.

Бизнес-ценность

Ключевая бизнес-ценность решения заключается в том, что оно учитывает совокупность методологических и технических аспектов при работе с НТД, при этом предоставляет максимально простой и понятный пользователям инструментарий.

Какие основные потребности покрывает решение:

1. Цифровизация процессов ведения и учета НТД – сделали понятное пользователям представление (карточку) для хранения необходимой и достаточной информации по каждому документу, а также предусмотрели логическую структуру для работы с документами в разрезе проектов и изделий.
2. Строгие правила обозначения документов – с одной стороны минимизировали возможные «вольности», которые могут привносить пользователи при ручном определении кодов документов и формировании децимальных номеров, а с другой – предусмотрели частные случаи и возможные допущения (предусмотренные в ГОСТах) при создании тех или иных документов. Другими словами, здесь важно было найти «золотую середину» между возможностями системы и ограничениями при работе с документами.
3. Практическая реализация правил и норм – внедрили все описанные в ГОСТах правила и логику непосредственно в саму карточку НТД в системе, без необходимости обращаться к множеству стандартизирующих документов.

Синергетический эффект достигается именно за счет комплексной проработки сочетания всех перечисленных потребностей.

Показатели эффективности

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 1600.
• Ускорение процесса регистрации документов – в 5 раз (с 15 минут до 3).
• Ускорения процесса поиска документов – в 5 раз.
• Сокращение количества ошибок при обозначении и нумерации документов – на 80%.

Перспективы развития решения

Стоит сказать, что описываемое решение – это в большей степени реализация частного случая, с учетом специфики конкретного заказчика. Однако те механизмы и требования ГОСТов, которые переведены в цифровой вид и реализованы в решении, могут широко использоваться разными заказчиками как фундамент для выстраивания собственных процессов работы с НТД.

Заказчик заинтересован в развитии данного решения и в настоящий момент прорабатывается расширение функциональности в части ведения и учета программной документации.