Интеграция обособленного подразделения в общую ECM систему холдинга

Бизнес-контекст

Инженерный центр «Энергопрогресс» – современная инжиниринговая компания, специализирующаяся на внедрении комплексных решений для предприятий энергетики и других отраслей промышленности.

Предпосылками для внедрения электронного документооборота в компании стала необходимость интегрировать обособленное подразделение крупного холдинга в общую филиальную инфраструктуру, с целью унификации и стандартизации процессов документооборота под общие стандарты всего холдинга.

Цели проекта

Основными целями проекта являлось:

• Интеграция подразделения в общую ECM экосистему холдинга
• Использование единых подходов к организации внутрихолдингового документооборота;
• Сокращение трудоемкости при организации внутрихолдингового документооборота;
• Организация обмена документами через сервисы ЭДО (СБИС, Диадок) непосредственно из системы Directum RX.

Используемые решения

В рамках проекта были внедрены следующие модули:

• Directum RX "Делопроизводство";
• Directum RX "Договоры";
• Электронный обмен документами с контрагентами СБИС и Диадок.

Ход проекта

В течение полутора месяцев была проведена работа по тиражированию настроек и модификаций, внедренных ранее в головной компании холдинга. Поскольку интегрируемая система достаточно глубоко кастомизирована, под требования головной компании, в рамках данного проекта возникла необходимость тиражирования некоторой части модификаций с учетом специфики работы обособленного подразделения.

Кроме того, необходимо было разграничить доступ к документам основной холдинговой структуры и обособленного подразделения с сохранением совместимости используемых процессов и типов документов, принятых в рамках всего холдинга.

За счет использования уже существующего ИТ-ландшафта головной организации, клиент существенно сэкономил средства на оборудовании и также исключил из своей бюджетной нагрузки затраты на ее сопровождение. Фактически бюджет проекта составляли только непосредственно проектные работы и закупка дополнительных клиентских лицензий, которые были зарезервированы из общего пула лицензий, с целью обеспечения гарантированной доступности подключения пользователей обособленного подразделения.

Проектные решения

В рамках проекта была тиражирована система электронного документооборота, которая позволила настроить работу с различными типами документов (настроено 20 видов документов и 20 регламентов их согласования), включая договорные. Использование шаблонов и уже имеющихся в системе документов позволило сократить время и усилия, затрачиваемые на создание типовых документов. Графические средства контроля и автоматические отчёты повысили уровень контроля за исполнением поручений и исполнительскую дисциплину.

Благодаря включению обособленного подразделения в общий ИТ-ландшафт всей группы компаний, удалось существенно автоматизировать и ускорить внутригрупповое взаимодействие на уровне всех задействованных подразделений.

Помимо стандартных бизнес-процессов были разработаны специфические виды документов и регламентов, связанные с отраслевой деятельностью подразделения. Помимо стандартных бизнес-процессов были разработаны специфические виды документов и регламентов, связанные с отраслевой деятельностью подразделения.

Результаты

В итоге за короткий срок удалось повысить эффективность и надёжность бизнес-процессов компании, а также унифицировать и тиражировать процессы головной компании на обособленное подразделение в рамках единого информационного поля.

Качественно улучшилось внутригрупповое взаимодействие сотрудников между подразделениями двух компаний, повысилась прозрачность и скорость процессов согласования:

• На 25% повысилась эффективность обработки входящих документов.
• На 25% выросла эффективность создания и согласования договорных документов.
• На 35% ускорился обмен с контрагентами
• На 50% ускорилось согласование приказов и прочих внутренних документов

Планы по развитию

В планах дальнейшее углубление интеграции двух компаний в рамках единого информационного пространства.

Состав команды проекта

• Руководитель проекта – Атрашкевич В.А.;
• Бизнес-аналитик – Саттаров И.Ф.