От бумаги к цифре: как Akelon LIMS преобразил лабораторию ООО «ИИХР»

Компания-заказчик

Исследовательский Институт Химического Разнообразия (ООО «ИИХР») занимается разработкой и производством инновационных лекарственных препаратов и фармацевтических субстанций полного цикла. Предприятие работает более 30 лет на рынке России и в мире.В портфолио — более 10 000 завершенных проектов.

Компания-исполнитель

ООО «Акелон Консалтинг» более 15 лет помогает российскому бизнесу проводить необходимые для роста и развития цифровые преобразования путем модернизации и интеграции базовых и глобальных ИТ-систем.

Описание заявки

Как наладить порядок в хаосе лабораторных журналов и разрозненных данных, превратив их в хорошо организованную цифровую систему? В ООО «ИИХР» нашли решение во внедрении Akelon LIMS — системы, которая автоматизировала лабораторные процессы и кардинально изменила подход к управлению исследованиями.

Бизнес-контекст

В современных лабораториях обработка данных, управление образцами и соблюдение строгих регуляторных требований требуют высокой точности и скорости. В ООО «ИИХР» одним из наиболее актуальных вопросов является бумажный документооборот, который затрудняет оперативное управление процессами и приводит к потере времени на поиск и обработку информации.

Кроме того, вероятность ошибок, возникающих из-за ручного ввода данных, остается одной из главных проблем. Даже небольшие опечатки или неверная интерпретация информации могут существенно повлиять на итоговые данные, что ухудшает качество исследования и приводит к неверным выводам.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта стало внедрение LIMS для полной цифровизации лабораторных процессов в ООО «ИИХР». Важными задачами стали оптимизация документооборота, внедрение современных технологий для автоматизации процессов и создание надежных систем контроля за проведением исследований. Решение этих вопросов позволило не только повысить эффективность работы лаборатории, но и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.

Ключевые задачи проекта:

• Автоматизация учета образцов и результатов испытаний.
• Сокращение времени на обработку и верификацию данных.
• Сокращение времени на доступ к необходимой информации.
• Планирование и контроль работ в лаборатории.
• Обеспечение прозрачности и контроля выполнения лабораторных операций.
• Выполнение нормативных отраслевых требований.
• Интеграция LIMS в существующую IT-инфраструктуру без кардинального изменения рабочих процессов.

Бизнес-заказчиком выступило руководство лаборатории, сфокусированное на улучшении эффективности процессов, минимизации ошибок и соблюдении международных стандартов.

Используемые решения и подходы

В рамках данного проекта был успешно внедрен модуль Akelon LIMS, который предоставляет комплексное решение для автоматизации всех этапов лабораторных исследований. Разработан на базе Directum RX. Эта система охватывает весь процесс — начиная с регистрации образцов и заканчивая формированием отчетности.

Модуль LIMS включает в себя:

• Планирование. Планирование всех работ сотрудников в лаборатории, определение сроков выполнения и приоритетов.
• Прозрачность всех процессов: как для руководителя лаборатории, так и для его сотрудников.
• Информирование. Своевременное информирование сотрудников о необходимости проведения работ (отбор проб, исследование, подготовка документации).
• Обеспечение целостности данных за счет контроля вводимых данных и ограничения изменения данных в соответствии с ЖЦ объекта.
• Обеспечение прослеживаемости данных: по каждой серии есть возможность отследить отобранные пробы и результаты испытаний по ним.
• Доступ к данным осуществляется проще и быстрее, что особенно актуально при переходе с бумажного документооборота на электронный.
• Соблюдение требований. При проектировании модуля соблюдены требования ИИХР и отраслевые требования, что обеспечивает полноту вносимых данных.
• Проведение и фиксация результатов. Модуль позволяет проводить и фиксировать результаты испытаний по физическим, химическим и микробиологическим показателям.
• Оформление выпускающей документации (аналитические листы, подтверждения соответствия).
• Управление расходными материалами: заявки на закупку, учет использования в испытании, сушка, промывка и использование при приготовлении, списание расходных материалов.
• Управление оборудованием: ввод в эксплуатацию, фиксация использования на испытаниях, ремонт и поверка оборудования.
• Хранение и учет архивных образцов.
• Проведение испытаний стандартных образцов.
• Статистическая оценка результатов испытаний на основе карт Шухарта.

История проекта

Дата начала проекта — 18 октября 2022 года. На данный момент проект проходит стадию валидации системы.

Основные этапы проекта включали:

• Инициацию и организацию проекта.
• Обучение рабочей группы.
• Проектирование системы.
• Настройку и адаптацию системы.
• Тестовую эксплуатацию.
• Обучение пользователей.
• Опытно-промышленную эксплуатацию.
• Валидацию системы.

Трудности и успехи

При внедрении LIMS команда столкнулась с несколькими вызовами. Основная сложность заключалась в адаптации системы под существующие процессы без нарушения работы лаборатории. Кроме того, необходимо было преодолеть сопротивление сотрудников, привыкших к бумажному документообороту.

Однако все эти вопросы удалось оперативно решить благодаря следующим действиям:

• Гибкая настройка LIMS под специфику ООО «ИИХР». Это позволило минимизировать изменения в рабочих процессах.
• Этапное внедрение с тестовой эксплуатацией и обучением пользователей, обеспечивающим плавный переход к новой системе.
• Поддержка руководства, которое активно вовлекалось в процесс цифровизации, подчеркивая его важность.

Результаты

Проект подтвердил свою успешность в области цифровизации лабораторных процессов, значительно улучшив эффективность работы. В его рамках были достигнуты следующие ключевые результаты:

Скорость обработки данных. В результате внедрения цифровых решений время, необходимое для обработки данных, сократилось на 40% по сравнению с традиционными методами, основанными на ручном вводе. Это позволяет значительно ускорить завершение исследований и повышает общую продуктивность лаборатории.

Снижение количества ошибок. Благодаря автоматизации процессов количество несоответствий в отчетах уменьшилось вдвое.

Повышение прозрачности. С внедрением новой системы все этапы исследования стали легко отслеживаться. Теперь информация о ходе выполнения анализов становится доступной в единой системе, что позволяет лучше контролировать процесс и оперативно реагировать на любые изменения или проблемы.

Комфортная работа для сотрудников. Дополнительно система LIMS обеспечила соответствие требованиям регуляторов и повысила удобство работы для сотрудников.

Проект не только подтвердил свою эффективность, но и проложил путь для дальнейших улучшений и внедрения новых технологий в лабораторные процессы.

Результаты по стратегии устойчивого развития

Внедрение системы LIMS стало важным шагом в развитии корпоративной культуры компании ООО «ИИХР». Это нововведение привело к значительным изменениям в различных аспектах работы организации.

Во-первых, одним из самых заметных результатов стало значительное сокращение использования бумажных носителей. Это не только помогло уменьшить затраты на расходные материалы, но и полностью соответствует современным принципам экологичности.

Во-вторых, система LIMS способствовала повышению прозрачности процессов управления внутри компании. Открытость и доступность информации создали условия для более конструктивного взаимодействия и сотрудничества внутри команды.

Наконец, автоматизация рутинных операций, которую обеспечивает LIMS, позволила сотрудникам освободиться от времязатратных задач. Это дало возможность сосредоточиться на более важных работах.

Внедрение LIMS не только оптимизировало рабочие процессы в ООО «ИИХР», но и стало мощным инструментом для формирования позитивной корпоративной культуры, ориентированной на устойчивое развитие, открытость и инновационность. Отметим, что проект получил позитивные отзывы внутри компании и стал примером эффективной цифровизации.

Лидерство и инновационность

Проект выделяется своим комплексным подходом к автоматизации лабораторных процессов и демонстрирует возможности интеграции LIMS без необходимости кардинального изменения уже существующих рабочих процессов. Цифровая трансформация в компании ООО «ИИХР» служит примером для других организаций, которые стремятся повысить свою эффективность, соответствовать стандартам и внедрять современные технологии.

Показатели эффективности

Внедрение системы LIMS стало важным шагом в автоматизации процессов, что существенно улучшило показатели работы лабораторий ООО «ИИХР». Расскажем о главных показателях эффективности:

• Охват пользователей достиг впечатляющих 100%. Это означает, что каждый сотрудник лаборатории активно использует LIMS в своей повседневной деятельности. Это единое решение позволяет интегрировать все этапы работы внутри лаборатории, обеспечивая удобный и надежный доступ к необходимым данным и инструментам.
• Одним из значимых результатов внедрения LIMS является сокращение времени обработки данных, которое снизилось на 40%. Это существенно ускоряет исследовательские процессы и позволяет оперативно реагировать на изменения, которые требуют времени для анализа и интерпретации данных.
• Наблюдается двукратное снижение количества ошибок в данных. Это стало возможным благодаря автоматизации рутинных задач и повышению точности ввода информации. Устранение человеческого фактора в обработке данных позволяет значительно повысить качество работы и снизить риски, связанные с ошибками.
• Следующий важный аспект – экономия на расходных материалах составила 30%. Этот показатель достигнут за счет отказа от бумажных носителей и перехода на электронный документооборот, что не только снижает затраты на печать, но и сокращает объемы хранения бумажной документации
• Ускорение процесса подготовки отчетов. Теперь на выполнение отчетов уходит не 2 часа, всего 30 минут. Это позволяет сотрудникам быстрее предоставлять результаты исследований
  и принимать решения, тем самым повышая общую эффективность работы лаборатории.

Интеграция LIMS в работу ООО «ИИХР» позволяет не только повысить производительность и снизить издержки, но и улучшить общее качество проведенных исследований.

Планы по развитию

ООО «ИИХР» уже запланировала следующие этапы развития:

• Интеграция LIMS с ERP-системой для полного контроля данных.
• Расширение функционала отчетности и аналитики.
• Автоматизация дополнительных лабораторных процессов.

Данные шаги будут способствовать значительному увеличению эффективности функционирования лаборатории, а также приведет к повышению уровня цифровой зрелости всей компании. Качественные изменения в рабочих процессах позволяют оптимизировать время выполнения задач, снизить вероятность ошибок и увеличить общую продуктивность команды.

В ООО «ИИХР» отмечают, что в условиях стремительно развивающихся технологий важно не только адаптироваться к новым стандартам, но и активно внедрять передовые цифровые инструменты.