Штатные инструменты Directum RX: основа эффективного и надежного документооборота холдинга

О компании

«Кузбассразрезуголь» — одна из старейших компаний в сфере добычи угля в России, работает более 60 лет на рынке угледобычи, ведет открытую разработку каменноугольных месторождений на территории Кемеровской области.

Компания-исполнитель

ООО «Скиф» – аккредитованная ИТ-компания и дочерняя организация АО «УК «Кузбассразрезуголь». Основной вид деятельности ООО «Скиф» включает разработку и внедрение программного обеспечения, интеграцию систем, цифровизацию производственных процессов, а также обеспечение стабильной работы цифровой инфраструктуры. Компания специализируется на автоматизации учётных и производственных систем, взаимодействии смежных систем, оптимизации операций и повышении прозрачности процессов.

«Скиф» предлагает комплексные ИТ-решения, включая разработку ПО, внедрение инновационных технологий, поддержку и модернизацию IT-инфраструктуры. Компания обеспечивает полный спектр услуг: от консультационной и технической поддержки до проектирования сетевых решений и создания программного обеспечения любой сложности. Благодаря сильной команде специалистов и ориентации на потребности клиентов, «Скиф» успешно реализует проекты, направленные на повышение эффективности бизнеса и создание устойчивой цифровой экосистемы.

Предыстория проекта

Документооборот велся в разрозненных системах, что создавало сложности в согласовании, увеличивало риски ошибок и требовало постоянного переключения между системами. Для решения этих задач была выбрана система «Directum RX», которая отвечала ключевым критериям:

• Отечественная разработка, что гарантирует поддержку и развитие продукта, в том числе и с учетом наших запросов и потребностей;
• Простота старта;
• WEB-ориентированность – возможность использования под управлением любой операционной системой;
• Низкая стоимость владения;
• Возможность расширения функционала в рамках «одного окна».

«Directum RX» привлекла внимание благодаря возможности работы с холдинговой структурой, высокой ценности действий пользователя. Наличие модулей управления проектами, ведения Agile-досок и контроль исполнения поручений – стало дополнительным преимуществом для выбора данного ПО.

Целевая модель документооборота в крупных компаниях, несмотря на уникальные особенности, часто имеет схожие черты, основанные на универсальных принципах эффективного управления. При внедрении доработок или новых функций важно анализировать их целесообразность, сопоставляя потенциальные выгоды с увеличением стоимости владения, сложностью поддержки и долгосрочными рисками. Это помогает избежать избыточной разработки, которая может привести к усложнению процессов, росту затрат и снижению гибкости системы. Такой подход обеспечивает баланс между функциональностью, экономической эффективностью и устойчивостью решения.

Вопреки сложившейся тенденции рынка, когда программное обеспечение переписывается под требования бизнеса, мы были уверены в нашей способности, по изменению бизнес-процессов, хотя сотрудники организаций, внедривших систему «Directum RX», отговаривали нас от идеи внедрения «коробочного» решения.

Мы не поддались убеждению и приняли решение — внедряем «коробку» самостоятельно, без участия посредников.

Это позволило обеспечить полный контроль над процессом внедрения, оперативно вносить необходимые корректировки в режиме реального времени и адаптировать штатные средства системы под специфические потребности бизнеса. Самостоятельное внедрение исключило затраты на привлечение внешнего подрядчика. Наша команда, состоящая из опытных разработчиков, аналитиков и администраторов, прошла обучение по настройке и администрированию системы, успешно сдала аттестацию и получила сертификаты, подтвердив свою квалификацию. Это дало возможность максимально эффективно использовать базовые механизмы системы, внедряя лишь минимальные доработки для расширения её функционала.

Высокая квалификация сотрудников группы внедрения и наличие подробной сопроводительной документации от разработчика системы «Directum RX», позволили уверенно приступить к реализации проекта собственными силами.

Цели проекта

Цель проекта — создание гибкой системы электронного документооборота с функционалом проектного управления в минимальный срок, способной интегрироваться в существующий ИТ-ландшафт. Что позволит отказаться от бумажного документооборота, оптимизировать процессы и повысить эффективность работы.

Задача внедрения – «вписать» новую систему в существующую инфраструктуру разнородных программных продуктов холдинговых предприятий, таких, как: Active Directory, OpenID Connect, 1С:ЗУП, 1С:MDM, 1С:ERP, 1С:ERP.УХ и SRM.

Ключевыми задачами являлись оптимизация бизнес-процессов документооборота, ускорение процесса регистрации, согласования и подписания документов, а также внедрение системы без значительных доработок.

Бизнес-заказчиком изменений выступил советник генерального директора по информационным технологиям АО «УК «Кузбассразрезуголь», который активно содействовал реализации проекта на всех этапах. Благодаря его участию и поддержке удалось достичь поставленных целей.

«В рамках внедрения решения от компании ООО «Директум» перед командой была поставлена задача интегрировать систему «Directum RX» с кадровыми учетными системами и контроллером домена. Для этого использовались стандартные механизмы, обеспечивающие совместимость с будущими релизами. Несмотря на то, что каждая крупная компания обладает уникальной внутренней структурой, атмосферой и сложившимися процессами, целевая модель делопроизводства часто оказывается схожей с минимальными отклонениями.

С самого начала внедрения команда использовала рекурсивный подход: проект велся в модуле «Проекты», а задачи поддержки и разработки фиксировались на Agile-досках системы «Directum RX». Благодаря профессионализму команды проекта, четкой организации процессов и полностью готовому продукту был достигнут отличный результат.», - рассказал советник генерального директора по информационным технологиям АО «УК «Кузбассразрезуголь».

Особенности продукта и их влияние на подход

1. Базовая версия («коробочное» решение) уже содержит всю необходимую функциональность, требуемую для старта и позволяют полноценно использовать систему;
2. Требуется небольшое ТЗ для старта проекта;
3. Богатые возможности настройки no-code для самостоятельного внедрения системы;
4. Четкий и понятный бюджет проекта – требовалось только приобрести программное обеспечение и пройти обучение;
5. Чем меньше доработок, тем меньше стоимость дальнейшего владения системой.

Используемые решения

Внедрены модули «Делопроизводство», «Договоры», «Проекты» и «Agile-доски». «Directum RX» был выбран благодаря удобному интерфейсу, интуитивно понятной логике работы и поддержке, как проектного учёта, так и гибких методологий.

Благодаря решению «Проекты», в системе ведется реестр проектов, где каждый проект имеет свою структуру и набор связанных документов. Документы автоматически относятся к проектам, и для каждого проекта формируется отдельная папка, в которой хранятся все связанные материалы.

Настраиваются правила распределения документов по папкам в зависимости от их вида, что позволяет автоматически сортировать и упорядочивать информацию.

Кроме того, настраивается команда проекта, и участникам автоматически выдаются права на доступ к документам и папкам проекта в соответствии с их ролью. Это обеспечивает удобство работы и соблюдение политики безопасности.

В Directum RX ведутся различные виды проектов, включая:

• ИТ-проекты;
• Организационные проекты;
• Бизнес-проекты;
• Строительные и инфраструктурные проекты;
• Проекты по управлению изменениями.

Использование решения «Проекты» началось с ИТ-проектов, связанных с внедрением и настройкой системы Directum RX, а также с проектов по автоматизации бизнес-процессов. Для каждого проекта создается детальный план, включающий этапы, задачи, сроки и ответственных. Планы визуализируются с помощью диаграмм Ганта и Agile-досок.

Разработаны унифицированные шаблоны планов проектов для каждого из видов проекта. Это позволило сократить время работы пользователя на формирование плана проекта. Руководителю проекта остается детализировать этапы, согласно специфики конкретного проекта.

Все конечные исполнители работают в системе. Они получают задачи непосредственно из планов проектов, что обеспечивает прозрачность и оперативность в их выполнении. Задачи автоматически назначаются исполнителям, и они могут отслеживать свои обязанности из почтовой рассылки на электронную почту пользователя и в интерфейсе системы.

Таким образом, Directum RX предоставляет комплексный инструмент для управления проектами, включая планирование и контроль выполнения задач.

Решение «Agile-доски» используется для визуализации и управления задачами в рамках гибких методологий (Agile, Scrum, Kanban). Оно помогает командам эффективно организовывать работу, отслеживать прогресс и улучшать взаимодействие.

В планах предусмотрено дальнейшее развитие модуля управления проектами, а также тиражирование во всех подразделениях холдинга.

Ход проекта

На подготовку команды внедрения и полное развертывание инфраструктуры было потрачено четыре месяца, что включает в себя тщательный подбор специалистов, их обучение, а также разработку и согласование детального плана работ. В этот период были проведены анализ текущих процессов и оценка необходимых ресурсов, что позволило создать надежную основу для последующего внедрения. Кроме того, команда провела тестовые запуски и отладку системы, чтобы минимизировать возможные риски и обеспечить бесперебойную работу на всех этапах. Такой подход позволил достичь высокой степени готовности инфраструктуры и слаженности работы команды, что в дальнейшем способствовало успешной реализации проекта.

В среднем, поэтапное внедрение системы в каждой организации холдинга заняло два-три месяца, включая подготовительный этап, настройку программного обеспечения, обучение сотрудников и тестирование работоспособности. Такой срок позволил минимизировать риски сбоев и обеспечить плавный переход на новую систему без существенного влияния на текущие бизнес-процессы. Каждый этап внедрения тщательно контролировался специалистами, что способствовало оперативному устранению возникающих проблем и адаптации системы под специфику работы каждой компании в составе холдинга.

Внедрение включало в себя следующие этапы и мероприятия:

1. Формирование проектной команды;
2. Проектирование и развертывание инфраструктуры программного комплекса «Directum RX»;
3. Обучение проектной команды администрированию, настройке и пользованию системы в учебном центре компании ООО «Директум»;
4. Унификация процесса, посредством проектного подхода;
5. Разработка собственной учебной программы, с учетом специфики предприятий холдинга и единой политики ведения документооборота. Формирование графика обучения пользователей;
6. Тиражирование решения в организациях холдинга;
7. Анализ получаемого эффекта по каждому объекту внедрения.

Бизнес-процесс согласования договоров до внедрения системы «Directum RX»:

Схема регламента (открыть в полном размере)

Бизнес-процесс согласования договоров после внедрения «Directum RX»:

Схема процесса в no-code (открыть в полном размере)

Изменения затронули всех участников документооборота холдинга: от рядовых сотрудников до первых руководителей. Для каждого уровня были оптимизированы процессы работы с документами. Сотрудники получили улучшенные инструменты для обработки данных, руководители подразделений — доступ к детализированной аналитике, а директора — возможности для контроля ключевых показателей.

Изменения унифицировали процессы взаимодействия между подразделениями, повысив прозрачность, скорость и снизив количество ошибок. Это создало основу для дальнейшего развития системы документооборота холдинга.

Деятельность сотрудников интегрирована в программную платформу, которая объединяет и систематизирует все информационные потоки, связанные с их функциональными обязанностями. В системе отражены текущие задачи каждого сотрудника, их роли, зоны ответственности и сроки исполнения, что обеспечивает прозрачность процессов и оперативное управление ими. Это позволило минимизировать разрозненность данных, повысить согласованность действий команды и обеспечить своевременное выполнение задач, что в итоге способствует достижению стратегических целей компании.

Техническая реализация

В качестве платформы для развертывания системы была выбрана нетребовательная к аппаратным средствам Ubuntu Linux, что избавило нас от необходимости приобретения операционной системы. Настройка системы осуществлялась на основе детальной инструкции, предоставленной разработчиком. Однако, не все предложенные в инструкции решения подходили для нашей инфраструктуры.

Благодаря высокой квалификации команды проекта и гибкости системы удалось разработать отказоустойчивый сервис, адаптированный под наши требования. Основной упор в отказоустойчивости был сделан на развертывание БД в кластере «Patroni» (решение, позволяющее объединить несколько экземпляров баз данных PostgreSQL с синхронизацией данных в режиме реального времени), состоящем из трех узлов. Дополнительно делается автоматическая ежесуточная резервная копия базы данных, хранилища документов и настроек. В разработке используется система контроля версий с хранением на отдельном сервере.

Архитектура

Ниже представлена схема отказоустойчивой архитектуры, реализованной в проекте

Препятствия на этапе внедрения

В процессе обучения команды проекта, значительную поддержку оказал куратор и эксперт компании ООО «Директум» – Михаил Стыркин, оперативно организовав специализированные курсы для ускоренного освоения платформы.

Основные сложности при внедрении новых систем заключаются в сопротивлении пользователей изменениям привычного порядка работы и стремлении создать "идеальный" продукт до начала использования прототипа. Первая проблема связана с естественным страхом сотрудников перед нововведениями и нежеланием выходить из зоны комфорта. Она преодолевается через демонстрацию работы системы ключевым руководителям, что позволяет получить их поддержку и одобрение, а также создать положительный пример для остальных сотрудников. Вторая сложность — желание предусмотреть все возможные доработки до старта — решается путем убеждения команды в необходимости начать эксплуатацию системы. Это позволяет на практике выявить реальные потребности и сформировать более точный и обоснованный перечень доработок.

Дополнительная сложность - недостаток гибкости решений типового функционала, который бы полностью соответствовал специфике и потребностям нашей компании. Для преодоления этого, команда внедрения провела детальный анализ текущих процессов и сформировала перечень необходимых доработок, включая функциональные улучшения, технические решения и изменения в пользовательском интерфейсе для повышения удобства и эффективности работы.

Этот перечень был передан разработчику системы «Directum RX», и большинство предложенных изменений было успешно реализовано в последующих обновлениях системы. Такой подход позволил не только адаптировать платформу под уникальные требования компании, но и обеспечить её дальнейшее развитие, с учётом обратной связи от пользователей. Что стало важным шагом в создании гибкого и масштабируемого решения, которое продолжает эволюционировать вместе с бизнесом.

Результаты

Заменены 10 систем электронного документооборота (ЭДО), в которых ранее работало 3 юридических лица. При этом одна из компаний до начала проекта вообще не использовала никакой системы электронного документооборота, что делало переход на новую платформу особенно значимым шагом для её бизнес-процессов.

Благодаря внедрению системы создан новый функционал –  блок цифрового учета доверенностей для должностных лиц компаний. Он позволяет контролировать сроки действия доверенностей и их своевременное продление, а в случае получения данных об изменении должности сотрудника или его увольнении — обеспечивает автоматический отзыв.

Показатели эффективности

На сегодняшний день в системе 582 активных пользователей

В системе на данный момент работает 21 топ-менеджер холдинга

Среднее время согласования документов по видам документов составляет:

• Конкурентные листы: до внедрения - 3 рабочих дня, после внедрения – 1 рабочий день
• Заявки на поставку: до внедрения – 20 рабочих дней, после внедрения – 8 рабочих дней
• Служебные записки: до внедрения – 5 рабочих дней, после внедрения – 2 рабочих дня
• Приказы: до внедрения – 5 рабочих дней, после внедрения – 1 рабочий день

Согласно данным за последний месяц, в среднем длительность согласования документов сократилась почти в 3 раза.

Согласно данным за последний месяц, было создано 1336 документов.

Статистика по ведению проектов с момента запуска модуля «Проекты» в работу:

• Всего созданных проектов: 78
• Завершенные проекты: 13
• Активные проекты: 64
• Отмененные проекты: 1

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах компании — разработка специализированного модуля для системы «Directum RX» под названием «Судебные споры», который станет учетной системой для ведения претензионной работы. Этот модуль будет предназначен для автоматизации процессов, связанных с управлением судебными разбирательствами, претензиями и исками, что позволит повысить прозрачность, контроль и эффективность работы юридического департамента.

При создании модуля будет использован единый подход и методы, заложенные в основной платформе «Directum RX», что обеспечит бесшовную интеграцию с существующей системой и сохранит привычный для пользователей интерфейс и логику работы. Это также гарантирует совместимость с будущими обновлениями платформы и упростит поддержку модуля.

Основные задачи модуля будут включать:

• Учет и классификацию судебных споров и претензий;
• Контроль сроков и этапов судебных процессов;
• Хранение и управление связанной документацией;
• Формирование отчетности и аналитики для принятия управленческих решений.

Такой подход позволит не только оптимизировать внутренние процессы, но и минимизировать риски, связанные с судебными разбирательствами, а также повысить общую эффективность работы компании в правовом поле.

Состав команды проекта

• Дмитрий Сосенков – Начальник управления по развитию ИТ-сервисов
• Игорь Щербин – Начальник отдела отчетности и качества данных
• Юлия Репина – Руководитель проекта
• Александр Воронов – Разработчик
• Дмитрий Бакаев – Разработчик
• Сергей Сосенков – Консультант
• Павел Залесов – Консультант
• Александр Демченко – Главный специалист технической поддержки
• Никита Морквенас – Главный специалист технической поддержки

Об авторе заявки

Дмитрий Сосенков – начальник управления развития ИТ-сервисов.

Роль в проекте — руководитель команды внедрения.

Проект захватил меня с первых дней, став не просто задачей, а возможностью проявить себя и выйти за рамки привычного. Выбранный подход — самостоятельное внедрение с использованием штатных инструментов — стал для меня настоящим вызовом, который требовал не только глубоких знаний, но и творческого подхода. Мои навыки проектного управления, умение четко определять границы, риски и возможности проекта сыграли ключевую роль.

Каждый этап внедрения был наполнен энергией поиска решений, преодоления трудностей и радостью от достижения промежуточных целей. Этот опыт не только укрепил мою уверенность в своих силах, но и вдохновил на новые амбициозные задачи.