Цифровая трансформация с искусственным интеллектом в Министерстве по налогам и сборам Беларуси. DIRECTUM Bel 5 “подружили” с Ario

МНС будущего: цифровая трансформация с искусственным интеллектом в Министерстве по налогам и сборам Беларуси. DIRECTUM Bel 5 “подружили” с Directum Ario.

О компании

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь (далее – «МНС») – ключевой государственный орган, отвечающий за налоговую политику и контроль исполнения налогового законодательства на территории Республики Беларусь. В структуре Министерства функционируют многочисленные территориальные инспекции, подразделения и специализированные службы, обеспечивающие эффективное администрирование налоговых поступлений.

В настоящее время для управления документооборотом в МНС используется система Directum Bel в 5-й редакции. Однако стремительное развитие технологий и растущие требования к автоматизации процессов требуют перехода на более современную платформу.

Предпосылки к проекту

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь уже давно использует систему электронного документооборота DIRECTUM Bel версии 5. Однако с увеличением объёмов данных, сложностью управления процессами и ростом требований к скорости обработки документов возникла необходимость модернизации системы.

В течение последних трёх лет Министерство рассматривало возможность перехода на Directum RX, оценивая её преимущества и потенциальную выгоду. Среди ключевых причин, подтверждающих необходимость обновления:

• Ограниченная масштабируемость текущей системы, что затрудняет адаптацию к увеличивающемуся объёму данных и расширению функциональности.
• Значительные временные затраты на регистрацию, обработку и поиск документов.
• Ограниченные возможности интеграции интеллектуальных сервисов, что не позволяет в полной мере использовать потенциал автоматизации.
• Ручные процессы согласования, замедляющие принятие решений и увеличивающие нагрузку на сотрудников.
• Возрастающие требования к кибербезопасности, требующие более продвинутых механизмов защиты информации.

Чтобы продемонстрировать эффективность новых технологий и снизить риски при переходе, Министерству было предложено протестировать интеллектуальные сервисы DIRECTUM Bel 5 и Ario с последующим внедрением Directum RX Intelligence.

Реализация столь амбициозного проекта требует надежного партнера с опытом цифровой трансформации в государственных структурах. Таким партнером стала компания Новаком Системс, обладающая экспертизой в области внедрения современных СЭД-решений.

Цели и задачи внедрения

1. Внедрить интеллектуальные сервисы ARIO в существующую инфраструктуру заказчика.
2. Продемонстрировать возможности работы интеллектуальных сервисов с гибким разграничением доступа ко внутренней документации.
3. Минимизировать человеческий фактор при обработке, вынесении резолюций и направлению документов в “правильный” бизнес-процесс при обработке типовых документов.
4. Подготовить техническую и организационную базу для плавного перехода на Directum RX с учетом всех специфических требований налоговых органов.

Реализация

Процесс внедрения интеллектуальных сервисов в систему документооборота оказался гораздо сложнее, чем могло показаться на первый взгляд. Сочетание инновационных технологий с устоявшимися процессами требовало не просто технической интеграции, а глубокой адаптации и детального согласования на всех уровнях.

Ключевым вызовом стало восприятие автоматизированного распределения документов среди руководителей. Несмотря на все очевидные преимущества технологии, у ТОП-менеджмента возникли обоснованные опасения: «А вдруг система ошибётся?» Доверять искусственному интеллекту задачу, которую годами выполняли сотрудники вручную, было психологически непросто. Чтобы минимизировать возможные риски и тревожность, проект потребовал специального подхода: внедрение началось не с технологий, а с анализа «болей» заказчика.

Для снижения сопротивления со стороны руководителей был введён дополнительный механизм контроля: возможность ручного возврата документа в случае сомнений. Такой страховочный вариант позволил пользователям адаптироваться к новому формату работы, не испытывая дискомфорта от потери контроля. Важно отметить, что по факту количество возвратов оказалось минимальным, а положительный пользовательский опыт привёл к повышению доверия к системе.

Полученные результаты позволили продвинуть технологию на следующий уровень: теперь её рассматривают для внедрения на уровне лиц, принимающих решения о стратегическом развитии и целесообразности перехода на версию в редакции Intelligence.

Индивидуальный подход

Для успешного осуществления проекта была разработана индивидуальная версия графика внедрения, учитывающая не только технологические аспекты, но и необходимость поэтапного изменения подходов пользователей. Благодаря такому подходу система не просто интегрировалась в существующую инфраструктуру, а стала органичной частью рабочих процессов, постепенно меняя культуру работы с документами.

В проекте внедрения интеллектуальных сервисов в систему документооборота Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь команда дополнительно выполняла две важные задачи:

1. “Смягчить” восприятие новой технологии у ТОП-менеджмента, минимизировав необходимость в приобретении дополнительных знаний и навыков для успешного использования ИИ.
2. Определить категории и типы документов, к которым на первом этапе можно добавить возможности вынесения резолюций, при этом исключив риск "неполучения" важной информации, содержащейся во входящих запросах.

Этапы внедрения включали:

• Инициацию проекта.
• Настройку системы.
• Обучение ИИ.
• Обучение сотрудников.
• Опытно-промышленную эксплуатацию.

Этот процесс потребовал тщательной настройки интеллектуальных сервисов и их адаптации к существующей инфраструктуре Министерства, что позволило достичь успешной интеграции системы в повседневную работу.

“Ну что тут сказать, в процессе реализации проекта добавился совершенно новый этап — обучение ИИ. Теперь у нас не только сотрудники должны обучаться, но и сама система.

Было забавно наблюдать, как искусственный интеллект проходит своеобразный "курс повышения квалификации". Кто бы мог подумать, что когда-то мы будем сидеть и объяснять ИИ, как правильно реагировать на резолюции, как если бы это был какой-то продвинутый студент с «несколько необычным» восприятием мира. Но, как оказалось, это не просто тренировка для человека — для ИИ тоже нужен личный подход. В общем, теперь не только люди получают знания, но и наши виртуальные коллеги!”

Д.О. Носов-Беляков - Директор Новаком Системс

Опытно-промышленная эксплуатация

Когда система вступила в фазу опытно-промышленной эксплуатации, мы ожидали предсказуемого процесса: пользователи адаптируются, система показывает себя с лучшей стороны, и всё идёт по плану. Но технологии – штука капризная, особенно когда два независимых процесса внезапно пересекаются в самой неожиданной точке.

Пока наша команда занималась внедрением ИИ, другая группа разработчиков параллельно накатывала обновления бизнес-логики. Два независимых направления, две разные задачи, но жизнь любит сюрпризы.

Роботы атакуют

И вот в разгар ОПЭ заказчик с тревогой наблюдает, как система вдруг начинает… штамповать задачи. Причём в промышленных масштабах! Выглядело это так, будто ИИ окончательно осознал себя и решил взять управление в свои руки, загрузив пользователей работой на годы вперёд. В этот момент кто-то даже рискнул пошутить, что "SkyNet активирован".

На самом деле всё оказалось куда прозаичнее (и немного смешнее). Просто одновременно с запуском ИИ другая команда внесла изменения в бизнес-логику, из-за которых резко увеличилось количество автоматически создаваемых задач. Но выглядело это так, будто именно ИИ взбунтовался и начал генерировать поток работы с невиданным энтузиазмом.

Что ж, это был отличный повод ещё раз напомнить: даже самые умные системы работают не сами по себе, а в связке с живыми людьми. И иногда совпадения бывают настолько точными, что начинают выглядеть подозрительно. 😊

Итоговый результат

За 2 с небольшим месяца ОПЭ, на исполнителей поступило 2675 заданий. Было выполнено 410 задач по докладным, из которых 268 были успешно расписаны с помощью интеллектуального сервиса АРИО. Всего лишь 8 задач пользователи вернули на ручную роспись — это рекордно низкий показатель для системы, учитывая её автоматизацию.

И хотя первоначально были сомнения, сработает ли система так, как мы ожидаем, статистика показала впечатляющие результаты. Это наглядно доказывает, что интеллектуальные сервисы могут значительно повысить эффективность работы, минимизируя участие человека в рутинных процессах и обеспечивая высокую степень автоматизации.

Таким образом, проект не только оправдал ожидания, но и продемонстрировал отличные результаты в оптимизации документооборота.

Показатели

• 300 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 12 топ-менеджеров работают в системе
• на 45% в среднем ускорился процесс
• 67% задач по докладным обработал ИИ
• только 0,02% задач потребовали ручной доработки после ИИ

Планы

Когда мы только начинали этот проект, главной задачей было не просто внедрение ИИ, а демонстрация его реальной пользы. Ведь одно дело – красивые презентации с маркетинговыми слайдами, и совсем другое – живые кейсы, где ИИ реально облегчает жизнь пользователям. Теперь можно с уверенностью сказать: первый этап пройден, и пройден успешно. Топ-менеджмент увидел, что технология не просто существует, а действительно работает.

Но по факту этот этап стал не просто пилотом, а, по сути, очень дорогим пресейлом перед переходом на RX. Мы выстроили фундамент, на котором можно развернуть полноценную интеллектуальную систему. Вопрос больше не в том, "нужно ли нам это?", а в том, "как быстро мы сможем это масштабировать?".

Дальше – больше. Если на старте речь шла об автоматизации отдельных рутинных процессов, то теперь перед нами стоит задача более глубокой интеграции. Система должна не просто ускорять документооборот, а адаптироваться под сложные сценарии, предугадывать потребности пользователей и предлагать оптимальные решения.

Выход на новый уровень

Однако, как показала практика, внедрение новых технологий – это не только про алгоритмы, но и про людей. Один из ключевых выводов – важность правильного взаимодействия между человеком и ИИ. Да, автоматизация экономит время, но доверие пользователей к системе строится не сразу. На следующем этапе наша задача – снизить "страх ошибки" у сотрудников, научить их работать с системой так, чтобы она действительно стала помощником, а не еще одним сложным инструментом.

И вот теперь мы подходим к самой интересной части – выходу на новый уровень автоматизации. Если раньше ИИ выполнял вспомогательную функцию, то следующий шаг – дать ему возможность влиять на процесс принятия решений. RX Intelligence должен стать логичным продолжением этого пути, а накопленный опыт – залогом того, что переход будет плавным и эффективным.

И самое приятное – теперь у нас есть не просто прототип, а проверенное решение, которое можно тиражировать. Топ-менеджмент уже оценил эффект, а значит, следующий шаг – расширение системы на другие подразделения, чтобы ИИ действительно стал частью бизнес-процессов, а не просто экспериментом "для галочки".