Премии без бумажной волокиты: автоматизация процесса сбора замечаний в крупном химическом холдинге

Заказчик проекта крупнейший российский холдинг Татарстана.

Цели проекта

Основная цель проекта – развитие единого информационного пространства в холдинге на базе комплекса современных ИТ-решений в СЭД Directum RX, а старую систему оставить в качестве хранилища архивных данных.

Задачи проекта

Основные задачи:

• Оптимизировать бизнес-процессы Заказчика;
• Модернизировать работу в действующей СЭД за счет автоматизации существующих процессов документооборота (обработки входящих, внутренних и исходящих документов, нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов; исполнения поручений; согласования/утверждения проектов документов) и добавления нового функционала (управления совещаниями, сбора замечаний к премиям);
• Автоматизация анонимного процесса согласования замечаний к премиям.

Решение

Для решения сформулированных выше задач был разработан и внедрен процесс сбора замечаний по премиям. Автоматизация процесса выполнена на основе задачи на согласование по регламенту.

Уникальность решения

Процесс состоит из двух этапов: сбор премии по НОР и по подразделениям, в рамках определенной НОР.  Чтобы выполнить процесс, потребовалось реализовать несколько аспектов:

1. Подготовка проекта документа.
2. Конфиденциальный для исполнителей задачи процесс сбора и хранения замечаний.
3. Автоматическое формирование нетривиального отчета, консолидирующего все данные в строго заданном формате.
4. Возможность для инициатора пропускать исполнителей, которых нет на месте, без завершения общей ветки заданий.

Сам процесс был реализован в рамках задачи на согласование по регламенту, но с проектированием и реализацией дополнительной логики в части организации сбора и хранения замечаний для обеспечения конфиденциальности.

Схема процесса

Описание процесса

Оформление карточки замечаний к премиям

Процесс сбора замечаний начинается с оформления карточки разработанного типа документа «Сбор замечаний по премиям» в системе Directum RX.

Организовать сбор замечаний можно как по головной организации, так и по дочерне-зависимым. Для этого выделены два вида документа с настроенными для каждого из них формами отчета.

После заполнения карточки документа ответственный сотрудник направляет ее на согласование по регламенту для сбора замечаний без формирования версии.  

Процесс формирования и сбора замечаний

Ранее для сбора и консолидации замечаний ответственному за процесс приходилось вручную рассылать подготовленный шаблон документа всем заинтересованным лицам по электронной почте, а затем обрабатывать результаты. Сейчас же процесс целиком и полностью автоматизирован. Все выданные замечания собираются и хранятся в отдельном справочнике «Замечания к премиям», доступ к которому строго ограничен.

Руководящие лица – исполнители задачи, получают параллельные задания.  В которого они могут либо выдать замечания и выполнить задание с результатом «Согласовать с замечаниями», либо выполнить его с результатом «без замечаний».

Замечания добавляются по одноименной кнопке в карточке задания в карточку записи справочника:

Конфиденциальность сбора замечаний достигается за счет того, что все замечания сохраняются в записи справочника, а в переписке по задаче фиксируется только результат выполнения задания

Реализация формирования отчета как одна из сложностей проекта

«Трудности порождают в человеке способности, необходимые для их преодоления» (Уильям Филлипс)

Одна из самых трудных задач проекта заключалась в реализации отчета, который формируется по результатам согласования – сбора замечаний по премиям. Форма отчета непростая, с большим количеством вычисляемых параметров. И поскольку ранее данный процесс выстраивался строго вручную, нам предстояло не только реализовать сам отчет, но и «научить» Систему автоматически формировать одну из его форм: сокращенную, если отчет по НОР и расширенную, если отчет по Подразделению. Каждый отчет является конструктором, в котором собираются критерии нескольких уровней:

• Руководители высшего звена + курируемые подразделения;
• Количество листов отчета, в зависимости от настройки НОР/подразделения.

При желании Заказчика отчет можно формировать и в сокращенном, и в расширенном варианте.
Также в отчете консолидируется информация из записей справочника «Замечания к премиям». А именно указывается информация о том, кто и с каким результатом выполнил задание, какое конкретно было добавлено замечание для какого подразделения, если сбор замечаний осуществляется по головной организации, или для какой дочерне-зависимой организации.

Дальнейшая работа с отчетом ведется Ответственным сотрудником вне системы Directum RX.

Результаты

Автоматизация процесса сбора замечаний к премиям позволила:

• повысить скорость подготовки и организации сбора замечаний к премиям дочерне-зависимых организаций и руководству головной организации;
• снизить риск ошибок человеческого фактора при консолидации результатов;
• упростить и оптимизировать формирование итогового отчета.

Показатели эффективности и дальнейшие планы

Ранее процесс сбора замечаний к премиям и формирования консолидирующего отчета был выстроен полностью в ручном формате и длился неделями. А после автоматизации стало возможным начать и завершить его в течение одного дня. Такое ускорение и упрощение процесса не может остаться незамеченным и не вдохновить на дальнейшее развитие. Заказчик активно прорабатывает перспективы автоматизации и иных бизнес-процессов компании.

Команда проекта

• Куратор – Овчинников Антон.
• Руководитель проекта – Юсупова Анастасия.
• Аналитик – Миргалиева Регина.
• Разработчики – Андарзянов Ильдар, Батуллина Гузель, Нуруллин Марсель, Мингазова Альфия, Никифоренко Артур
• Системные инженеры – Ибрагимов Руслан, Шакиров Вильдан
• Консультанты – Миргалиева Регина, Черепанова Александра

Об авторе заявки

Работаю в компании 3-ий год, на текущий момент являюсь ведущим бизнес-аналитиком. За это время мне также посчастливилось примерить на себя роли преподавателя, консультанта, наставника и даже руководителя проекта в части решения некоторых организационных вопросов по проекту.

На текущем проекте выполняла задачи роли аналитика и консультанта. Необходимость детальной проработки требований, поставленных задач и ожиданий Заказчика – вот то, чем больше всего мне запомнился реализованный проект.