Создание периодических поручений

ТюменьСвязь — системный интегратор связи. Начиная с 2011 года компания создает специализированные системы связи различного уровня и масштаба. 

Цели и задачи проекта

Существовала производственная необходимость автоматического создания периодических задач, которые появляются регулярно в определенные день. Например: предоставить ежемесячный отчет, направить ежедневный реестр, запросить выписку на гос. сайте, произвести ежегодное обновление ПО.

Бизнес-заказчиком выступил директор, как основной пользователь проекта. Ему необходимо получать периодическую информацию со всех подразделений.

Функционал был в ранее используемой системе документооборота, но со временем исчез.

Описание решения

Используемые решения и подходы - Directum RX, функциональноcть поручений и фоновые процессы.

История проекта

• 1 этап – 2022г – создание функционала периодических поручений

• 2 этап – 2023г – создание функционала отправки на электронную почту уведомлений о выполнении поручений.

Общий срок реализации около 3х месяцев

Суть решения

Можно создавать периодические поручения по числам месяца, ежеквартально, ежегодно, каждый день, по рабочим дням, так и по нескольку раз в день. Можно указывать электронную почту сотрудника, который не работает в системе, но должен получать отчет о выполнении задачи.

В нашей разработке из особенностей – создаются именно поручения, а не задачи, и соответственно доступен весь функционал поручений. Вторая особенность – разработан механизм отправки результатов исполнения по поручению на электронную почту вместе с вложенными документами. Все созданные экземпляры поручений отображаются во вкладке периодического поручения.

Так же можно настроить уведомление на электронную почту для сотрудников, не работающих в системе о выполнении поручения.

На вкладке Поручения отображаются все созданные экземпляры поручений.

Результаты

Все ожидания оправданы: сократилось время на запрос периодической информации, появилась уверенность в своевременном получении управленческой информации.

Значимость трудно недооценить: руководителю нет необходимости тратить время на постановку одних и тех же регулярно возникающих задач(поручений). Достаточно один раз создать периодическое поручение.

Пользователи приняли процесс без замечаний, т.к. для них нет разницы каким образом формируется поручение – вручную или автоматически, ход работы не изменился.

Улучшилась комфортная рабочая среда для топ-менеджеров и прозрачность управления.

• 10 пользователей охвачены автоматизацией по проекту.
• 5 топ-менеджеров работают в системе.

Планы по развитию

Планируется связать периодические поручения и проекты. По карточке проекта будут создаваться периодические поручения, которые относятся к обслуживанию, а не составу проекта (ежедневные отчеты, ежемесячное закрытие объемов).