Подписать и выиграть. МЧД ускоряет банковские процессы

Компания-заказчик

Заказчик, пожелавший остаться неизвестным, входит в число крупнейших финансовых институтов страны и предоставляет полный спектр банковских услуг во всех сегментах финансового рынка. Свыше десяти лет назад Банк выбрал для создания ИТ-ландшафта платформу Directum и все внутренние процессы выстроены с помощью её решений. Акелон поддерживает и развивает взаимодействие с данным опорным Банком российской промышленности с 2016 года, благодаря высокому уровню сервиса и пониманию с обеих сторон, что в цифровизации есть только одна «таблетка от старения» – постоянное движение и развитие.

Компания-исполнитель

Компания Акелон была создана в 2009 году в Москве и с 2010 года является генеральным партнёром Directum. Сегодня Акелон отвечает за слаженность внутренних цифровых процессов в правительственных и банковских структурах, ритейле, компаниях нефтегазового, металлургического, машиностроительного и энергетического сектора, фармацевтических, сельскохозяйственных предприятиях, а также в среднем и малом бизнесе. Мы понимаем, что большой опыт внедрения ECM-системы Directum и глубокое погружение в уникальные задачи заказчиков – это формула, которая помогает развивать и бизнес, и саму платформу Directum.

Описание заявки

Кейс внедрения МЧД в крупном Банке – это пример того, как добавление одной шестеренки ускоряет движение всего механизма и улучшает все показатели устойчивого развития. Ежемесячно МЧД используется примерно в 600 документах Банка, но прозрачность и скорость одного процесса снизила нагрузку на всю систему и многих сотрудников. В рамках проекта команда столкнулись с задачами оперативного внедрения, полного использования функционала решения и его доработкой, а также доработкой внутренних процессов у заказчика. Часть доработок уже вошла в следующий релиз Directum RX.

История проекта

Глобальная цифровая трансформация определила требования к высокой цифровизации услуг, предоставляемых государством и организациями в сфере C2G и B2G. Ежедневно из банка отправляется свыше сотни документов: партнерам, контрагентам и в ФНС, и каждый из них должен быть подписан определенным кругом лиц. Раньше для осуществления значимого ЭДО и подтверждения полномочий подписи использовались аналоговые доверенности. Но в соответствии с Приказом Минцифры РФ № 858 с 1 сентября 2024 года всем сотрудникам, которые подписывают документы от имени Банка, требуется машиночитаемая доверенность (МЧД). В Приказе четко определены требования к МЧД и закреплен формат XML — привычный для документов, которые передают в электронном виде.

Ответственными службами Банка было принято решение сформировать ИТ-ландшафт, обеспечивающий прозрачное и уверенное взаимодействие всех участников бизнес-процессов, связанных с подписанием документов. Проект по внедрению МЧД был реализован ИТ-компанией в тесном взаимодействии с технической службой Банка. Это позволило найти точки для развития решения под требования заказчика, провести внедрение всего за 4,5 месяца, чтобы на деле удостоверить в том, что нововведение экономит время Мониторинги делает процессы более прозрачными.

Ход проекта

Проект стартовал в марте 2024 года, и завершить его требовалось уже к концу июля, что бы осталось время на обучение сотрудников Банка и выпуск большого пула МЧД к 25 августа 2024 года. Таким образом, на работы отводилось 4,5 месяца.

Этапы проекта

Для оптимального распределения времени и ресурсов на проекте использовался смешанный каскадно-итерационный подход к внедрению. Постепенное наращивание возможностей и деление на четкие этапы позволило в установленные сроки достичь целей проекта.

В рамках проекта:
         ● развернута система Directum RX (версия 4.9);
         ● автоматизированы бизнес-процессы:
                  ○ Выдача электронной доверенности;
                  ○ Отзыв электронной доверенности;
                  ○ Согласование первичных учетных документов.
         ● установлено и настроено решение «Мониторинг системы Directum RX», проведено обучение
            администраторов Заказчика;
         ● проведено обучение пользователей по работе с электронными доверенностями и финансовыми
            документами;
         ● реализованы интеграции:
                  ○ 1С: КОРП (версия 8.3);
                  ○ Контур.Диадок (из закрытого контура Заказчика);
                  ○ Контур.Доверенность (из закрытого контура Заказчика);
                  ○ DIRECTUM 5;
                  ○ LDAP (аутентификация).
         ● мигрированы справочники ОШС (Организационно-штатной структуры):
                  ○ Персоны,
                  ○ Учетные записи,
                  ○ Сотрудники,
                  ○ Должности,
                  ○ Подразделения,
                  ○ Наши организации.

Цели и задачи проекта

Проект стал часть глобальной цели по цифровизации бизнес-процессов Банка, Приказ Минцифры лишь подтолкнул к очередному этапу. Главными целями этапа было сокращение времени на подписание документов, прозрачность и легитимность процесса, его удобство для пользователей.

Задачи:
         ● реализовать перенос действующих цифровых бизнес-процессов на новую импортонезависимую
            платформу Directum RX;
         ● в короткие сроки провести трансформацию аналоговых бизнес-процессов управления полномочиями
            подписантов в роботизированный цифровой БП;
         ● сделать процессы прозрачными, интуитивно понятными, основанными на клиентском опыте;
         ● интегрировать существующий ИТ-ландшафт в систему Directum RX и сформировать бесшовные бизнес
            процессы с ЭДО Контур.Диадок, 1C, Directum 5 для синхронизации данных по организационной
            структуре;
         ● внедрить клиентоориентированный подход к управлению МЧД;
         ● обеспечить своевременное и качественное обновление ПО в ходе дальнейшей работы;
         ● ускорение взаимодействия с СЭД за счет современного удобного интерфейса.

Используемые решения и подходы

         ● система DIRECTUM 5;
         ● система Directum RX версия 4.9 и ее модули:
                  ○ модуль Договоры;
                  ○ модуль Финансовый архив;
         ● решение «Мониторинг системы Directum RX»;
         ● коннектор к Контур.Диадок;
         ● коннектор к Контур.Доверенность.

Как выглядит процесс после реализации

Разместить аналогичную схему процесса до реализации проекта не представляется возможным из-за её масштабности. На картинках ниже отображены итоговые процессы по выдаче и отзыву МЧД.

Схема выдачи МЧД

Схема отзыва МЧД

Сложности и как их решили

Пока этот проект уникален по всем аспектам МЧД и новым форматам. Сложности и вызовы, возникшие во время его реализации стали теми точками роста, благодаря которым сегодня мы можем предложить компаниям партнёрской сети Directum отработанные схемы развития бизнес-процессов заказчиков и решения по МЧД.

Новые форматы документов. В ходе реализации задач проекта выявились особенности работы с МЧД, о которых на старте проекта ни одна из сторон не знала. В связи с наличием собственных форматов МЧД у таких площадок как ФНС и СФР, а также в самой СЭД, помимо описанного в ТЗ проекта, был добавлен новый вид документа, с возможностью импорта XML без проверки его формата. Также для МЧД, отличных от установленных форматов 002 и 003, была реализована печатная форма и формирование новых ведомственных форматов, отличных от утвержденных Минцифры, но обладающих теми же правами.

Печатная форма МЧД

Справочник полномочий. В Банке отсутствовал единый справочник полномочий и настройка их синхронизации с межведомственными справочниками полномочий. Реализации проекта по внедрению МЧД подтолкнула Банк к разработке нового справочника. В том числе благодаря этому шагу сократилось количество топ- менеджеров, участвующих в согласовании по сравнению с участниками аналоговой доверенности.

Отсутствие тестовых сред. У интегратора МЧД нет тестовых сред для того, чтобы перед ОПЭ протестировать доверенности и «отрепетировать» процесс.

.

Особенности реализации

Главная особенность проекта – обогащение функционала. Коробочное решение отлично закрывает базовые потребности, но не учитывает ряд возможных особенностей заказчика и других интеграторов, например, использование межведомственных форматов документов. Команда Акелона подстраивалась под многочисленные требования, а аналитики заказчика подняли большой пласт информации, чтобы предоставить качественные ТЗ. Благодаря большому опыту и сплоченной совместной работе в ходе проекта нам удалось обогатить коробочный функционал. Часть этих доработок уже вошла в следующий релиз Directum RX, многие – в бэклог.

Письмо от Банка вендору с перечнем доработок

Команда под руководством Романа Панихина работала в закрытом контуре заказчика. В рамках проекта необходимо было выполнять работы по настройке системы, внедрению решений и разработок отладке процессов в закрытой сети Банка, наличие которой продиктовано требованиями информационной безопасности. Поэтому большая часть работ выполнялась дистанционно, встречи проводились в системе Банка и потребовалось несколько офлайн-встреч с выездами инженеров. Для синхронизации работ, тестирования и оперативной локализации инцидентов на стороне Исполнителя была развернута тестовая система, повторяющая архитектуру и окружение продуктивной системы Банка. Чтобы отслеживать состояние системы, Банк принял решение об использовании дополнительного блока «Мониторинг системы Directum RX».

Со стороны заказчика было два руководителя проекта. Это связано с тем, что внутри Банка было два проекта: один связан с МЧД, второй подразумевал интеграцию с Контур.Диадок и у каждого проекта были свои пользователи, объем документов и особенности.

МЧД — это новая предметная область для всех отраслей. Параллельно с исследованием действующих процессов Банка в том числе в работе с бумажными доверенностями, в целях оказания консультаций, быстрого и эффективного решения инцидентов к проекту была подключена команда экспертов от Контур.Доверенность. Чтобы оперативно решать вопросы был создан трехсторонний чат экспертов Банка, Контур.Доверенность и Акелона. С его помощью команда выясняла на чьей стороне проблема, оперативно решала сложные вопросы. Помимо этого, у сервиса Контур.Доверенность есть свой канал ТГ, в котором коллеги оповещают о предстоящих изменениях, сбоях в работе и обновлениях.

Командой проекта чат использовался в том числе для локализации инцидентов.

Конфиденциальность – ещё одна особенность проекта. У пользователей, создающих МЧД, есть ограничения от просмотра версий созданных документов. Это связано с тем, что доверенное лицо – руководитель обычно делегирует рутинную работу по созданию МЧД другому сотруднику.

Ограничение работает за счет создания специального типа прав с запретом на просмотр тела документа и доступом к прочим операциям с ним. При сохранении МЧД, автор теряет полные права на документ и получает ограниченные права.

Настройка прав доступа

Помимо непосредственной работы с МЧД потребовалось автоматизировать фоновые процессы:
         ● проверка актуальности Электронных доверенностей для дальнейшего отзыва МЧД
         ● отслеживание изменений персональных данных сотрудников в Directum RX.

При наличии изменений в персональных данных у сотрудников, при увольнении или переводе, система автоматически запускает задачу на отзыв их электронных доверенностей, если таковые имеются.

Результаты и показатели эффективности

Всего с МЧД работают свыше 400 пользователей, которым сегодня не приходится переключаться между различными сервисами, чтобы работать с большим количеством машиночитаемых доверенностей. За счет ускорения и прозрачности процессов подписания изменения коснулись каждого подразделения и филиала Банка, его внутренних и внешних клиентов (контрагентов).

Сегодня свыше 600 документов в месяц проходят подписание ЭП с использованием МЧД. По приблизительным подсчетам ранее на каждую транзакцию с использованием аналоговой доверенности уходило 15-20 минут - прежде всего, необходимо было проверить полномочия и легитимность подписей. Теперь данный процесс автоматизирован. Таким образом за счет внедрения МЧД Банк экономит примерно 250 рабочих часов.

Цифровой подход к работе с МЧД позволил кратно ускорить процессы выдачи и отзыва доверенностей. Проект позволил в короткие сроки автоматизировать работу с МЧД и получить обеим командам компетенции в этой области. Кроме того, совместная работа с вендорами — компанией Directum и командой сервиса Контур. Доверенность — помогла отладить подходы и приемы в работе по совместному выстраиванию процесса поддержки клиентов, выявить узкие области, работа над которыми продолжится.

Ещё на старте были опасения пользователей, связанные с тем, что система будет неудобной и непонятной, но фактически интерфейс оказался очень дружелюбным и сотрудники оценили преимущества автоматизации процесса.

Другие результаты:
         ● сдача отчетности в электронном виде с использованием МЧД;
         ● управление сроками выдачи доверенностей;
         ● повышение отказоустойчивости и надежности БП за счет своевременного уведомления сотрудников об окончания срока действия МЧД;
         ● процесс стал прозрачным­ и даёт всем участникам представление о том, на чьей стороне задача;
         ● внедрение процессов МЧД на импортонезависимое ПО Directum RX, Astra Linux и PostgreSQL;
         ● реализована стабильная работа DRX в ИТ-ландшафте заказчика при использовании драйвера
            Npgsql —поставщика данных .NET для PostgreSQL, популярной системы управления базами
            данных с открытым исходным кодом. Он позволяет приложениям, написанным на языках .NET
            (таких как C# или VB.NET), подключаться к базе данных PostgreSQL и взаимодействовать с ней.
         ● по результатам проекта прошел обучение сотрудник Банка, который теперь может
            администрировать систему.

Нерешенные вопросы

Отсутствие возможности выпускать доверенность с правом передоверия, так как требуется нотариальное заверение такой доверенности – задача на развитие решения.
 

Планы по дальнейшему развитию проекта

В ближайшее время запланировано развитие интеграций со смежными ИТ-системами по мере готовности решений. Банк планирует обновление на новые версии системы для охвата законодательных изменений и повышения удобства работы пользователей.
Многолетний опыт работы Банка с системой Directum и оценка преимуществ Directum RX на проекте МЧД позволило принять окончательное решение о полной миграции текущей СЭД платформу Directum RX. Проект стартовал, идут работы по проектированию. Как интегратор победил Акелон.