Металлообрабатывающая компания оцифровала производственный процесс с помощью Agile-доски

Бизнес-контекст

МОК «Тракер» - современное металлообрабатывающее производство группы компаний «Тракер». Компания специализируется на выполнении заказов для партнеров в оборонной, нефтяной, горнодобывающей и лесозаготовительной промышленности, а также на серийном производстве комплектующих для приборостроения, запчастей для тракторов и спецтехники. 

Производство соответствует международному стандарту менеджмента качества ISO 9001-2015 и военному стандарту РФ ГОСТ РВ 0015 02-2020.

Устойчивое развитие — основа стратегии «Тракер». Компания накапливает конкурентные преимущества, отлаживая один за другим каждый этап производственного процесса.

Описание заявки

Предыстория проекта

Производственный процесс компании не был открытым и понятным. Его содержание находилось в головах ответственных сотрудников, что не позволяло четко соблюдать этапы процесса, маршрутизацию между ними и скорость прохождения тех или иных этапов. Коммуникация между специалистами не была оптимизированной. Всё это негативно влияло на скорость и результат работы.

Directum RX наша компания использует давно, но на модуль agile-досок первым обратил внимание менеджер отдела продаж Александр Вовницкий. Основное ожидание Александра: создать прозрачность производственного процесса и четко понимать на какой стадии находится та или иная заявка.

Цели и задачи проекта

Цель: оцифровать производственный процесс.

Задачи:

• Найти техническое решение, которое позволит наглядно и ёмко перенести производственный процесс из голов и бумаги в цифру.
• Назначить ответственных на каждом этапе (параллельно создать регламенты для ответственных лиц – в какие сроки они должны выполнить действия на том или ином этапе).
• Оптимизировать коммуникацию между специалистами, задействованными в производственном процессе.
• Обеспечить удобный контроль за производственным процессом.

Используемые решения

Agile-доски. Искали решение, которое может быть воплощено в рамках продуктов, которые уже мы используем. Рассматривались возможности CRM, ERP и Directum.

Ход проекта

Старт проекта: октябрь 2024. Срок внедрения: перманентно.

Основные этапы проекта:

1. Поиск технического решения под наши цели.
2. Выбор и ознакомление с функционалом agile-досок Directum.
3. Создание воронки производственного процесса.
4. Выбор ответственных за этапы процесса.
5. Настройка этапов (ограничение по единовременному количеству тикетов в работе и т.д.), сценариев движения тикетов по доске, создание регламентов по работе с тикетами.

Как изменился процесс

Производственный процесс после ухода с рынка иностранных канбан-решений (и/или возникновения трудностей с их оплатой) по сути находился на откупе каждого ответственного сотрудника: заявки фиксировались в его собственных записях, к которым зачастую не имели доступа другие участники процесса.

После внедрения agile-доски производственный процесс компании «Тракер» приобрел наглядный вид.

Каждый участник процесса видит заявки (тикеты) в своем столбце (этапе), оперативно их обрабатывает и передает следующему участнику процесса. Коммуникация между специалистами происходит непосредственно в комментариях к тикету. Вся необходимая документация также содержится в тикете. В итого, мы получили единое цельное решение, которое позволяет получить всю информацию о каждой заявке (срок запуска, срок отработки каждым специалистом, трудности и предлагаемые решения, готовый результат в виде документации).

Кого коснулись изменения

Изменения затронули работу всех основных сотрудников:

• менеджеры по продажам создают тикеты, оперативно уточняя информацию у заказчика по запросу от других коллег; контролируют оплату и отгрузку;
• технолог выбирает тикеты к работе в зависимости от расставленного менеджером приоритета, а не на свое усмотрение как раньше; через комментарий запрашивает у снабжения необходимое количество сырья;
• снабжение проводит тендер среди поставщиков и прямо в тикет подгружает сводную таблицу с результатами;
• экономист видит все данные для расчета калькуляции в тикете, а не запрашивая их отдельно у каждого специалиста как раньше;
• начальник производства в режиме реального времени видит загрузку производства, занимается планированием;
• директор согласует конечный результат, контролирует этапы работы.

Как проходило внедрение

Первопроходцы (отдел продаж и в частности – Александр Вовницкий) самостоятельно изучили возможности бесплатной версии и адаптировали её под нужны производства. В дальнейшем (для получения бОльшого количества возможностей) был оплачен модуль. И здесь, опять же, хочется выразить свое мнение: Agile настолько прост, что рядовой юзер настроит модуль под себя, не говоря уже о простоте его использования.

Далее доска была презентована коллегам.

Отзывы

Работа с agile-доской Directum не вызвала сложностей: все интуитивно понятно, интефейс продуман и удобен. Это не то решение, к которому нужно подойти, начитавшись инструкций и потратив 20 часов на практику.

Руководство приняло проект очень тепло. Зачастую изменения привычного уклада беспокоит сотрудников. Всегда сложно и неохота привыкать к нововведениям, но agile тем и хорош – минимум привыкания и низкий порог входа для юзера любого уровня.

Результаты

Скорость передачи заявок в непосредственный этап производства сократилась на 30%. Это очень важный показатель в производственной отрасли.

Удобство, наглядность и оптимизация процесса – всё это оправдалось. Но хотелось бы получать больше статистики по работам.

Планы по развитию

Мы планируем подготовить инструкцию для новых работников нашей организации по работе с agile-доской. Инструкция будет касаться логики движения тикетов и срока выполнения задач.

Вероятно, эта и другие инструкции будут загружены в модуль «Базы знаний» от Directum.

Состав команды проекта

• Александр Вовницкий, менеджер по продажам и зачинщик инноваций по использованию доски.
• Константин Владимирович Якимов, бессменный директор МОК «Тракер».
• Денис Докудин, начальник производства.
• Глеб Байгозин, менеджер по продажам.
• Марина Калинина, экономист и активный пользователь доски.
• Марина Пашковская, менеджер по снабжению.
• Владимир Касьянов, технолог.

Об авторе заявки

Директор по развитию Андрей Ворожцов.

Мне невероятно повезло оказаться в проекте на стадии «всё готовенькое». И мой опыт использования Agile только подтверждает вышеописанное: порог входа простой, обучаться не надо. Зашел, 5 минут освоился – уже работаешь. Это один из главных плюсов этого решения.

Профессиональный путь: 10+ лет в маркетинге и рекламе. Начиная с рядовых должностей, маркетолога, руководителя отдела маркетинга до директора по развитию.

Главный интерес – работа команды должна быть оптимизирована и прозрачна, а процесс контроля – быстрым и точным.