Единый документооборот. Практики конструкторского бюро в серийном заводе.

О компании

АО «ОДК-Авиадвигатель» – конструкторское бюро по разработке газотурбинных двигателей для авиации, а также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

АО «ОДК-Пермские моторы» – серийный изготовитель двигателей для гражданской авиации, промышленных газотурбинных установок для электростанций и транспортировки газа.

АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «ОДК-Пермские моторы» совместно - Научно-производственный комплекс «Пермские моторы» (далее - НПК ПМ)

АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «ОДК-Пермские моторы» входят в Объединенную Двигателестроительную Корпорацию (ОДК).

АО «ОДК» –интегрированная структура, реализующая программы промышленного назначения, в том числе для авиадвигателестроения, нефтегазовой промышленности и энергетики. АО «ОДК» входит в Государственную Корпорацию «Ростех».

Предпосылки проекта

Начало процесса объединения предприятий АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «ОДК-Пермские моторы» – стратегическое решение, направленное на создание единого научно-производственного комплекса. В рамках процедуры объединения одной из первых возникла потребность унифицировать работу с документами, выстроить сквозные бизнес-процессы и обеспечить целостность информационного пространства.

До старта проекта каждое из предприятий использовало свои подходы к документообороту, что осложняло взаимодействие, увеличивало сроки обработки документов и создавало риски несоответствия регламентам. Кроме того, наличие разрозненных систем документооборота увеличивало затраты на поддержку, сопровождение и развитие ИТ-инфраструктуры.

Ключевым вызовом проекта стала необходимость переноса бизнес-процессов серийного завода в новую систему, адаптация к ней сотрудников и устранение различий в документационном учете.

Ключевые задачи проекта

• Выстроить единый электронный документооборот для оптимизации совместной работы с документами и унификации бизнес-процессов;
• Оптимизировать работы с регистрацией документов с внедрением единого принципа регистрации для повышения прозрачности и упрощения поиска информации;
• Распространить лучшие практики с адаптацией проверенных решений АО «ОДК-Авиадвигатель» на АО «ОДК-Пермские моторы» с учетом особенностей серийного производства;
• Обучить сотрудников и помочь пользователям перейти на новую систему;

Используемые технические решения и подходы:

Технические решения:

• Directum 5 – базовая платформа для электронного документооборота;
• сервисы Directum Ario – интеллектуальная обработка входящих документов;
• Directum Smart Search – сервис семантического поиска документов по источникам в различных корпоративных информационных системах;
• Интеграции реализованы через веб-сервисы или хранимые процедуры в базах данных.

Подходы:

• Сформирован методический совет по внедрению, состоящего из ключевых руководителей всех направлений и специалистов по функциональным областям;
• По каждому бизнес-процессу закреплен ответственный руководитель;
• Проведение регулярных совещаний на высшем уровне для обсуждения текущих задач и решения проблем, проявившихся в ходе проекта.

История проекта

Проект стартовал в 2021 году и коснулся работы всех подразделений. В настоящее время завершается финальный этап тиражирования. Проект.

Реализация началась с детального анализа текущего состояния документооборота на обоих предприятиях. Было проведено обследование бизнес-процессов, выявлены ключевые точки оптимизации, описаны различия в подходах к работе с документами и принято решение об унификации всех процессов на основе опыта АО «ОДК-Авиадвигатель».

Команда проекта была сфокусирована на создании единого информационного пространства. Одновременно с этим прорабатывались вопросы нормативно-методического обеспечения, подготовки обучающих материалов и разработки новых регламентов.

Обучение сотрудников

Для организации обучения привлекался партнер компании Директум, компания «Центр внедрения документооборота» (ЦВД). Ими были предоставлены обучающие курсы по базовым компонентам системы, а затем разработаны отдельные интерактивные курсы по реализованным в СЭД процессам. Интерактивный формат погружал в систему, пользователю предоставлялась возможность в формате обучения полностью пройти процессы формирования и запуска документов на согласование.

При сборе обратной связи выяснилось, что подход работает недостаточно эффективно, и обучение в онлайн формате не приносит ощутимых результатов. На методическом совете было принято решение, что необходимо провести «живые» курсы. ЦВД вновь оказал поддержку и провел учебу с привлечением своих специалистов. За полтора месяца удалось обучить 800 сотрудников из всех подразделений АО «ОДК-Пермские Моторы».

Ключевые процессы СЭД

Работа с корреспонденцией

Изначально на АО «ОДК-Пермские моторы» была иначе построена схема регистрации входящей и исходящей корреспонденции: под каждого руководителя документы регистрировались в отдельном журнале. При этом в электронном виде журналы регистрации велись только для корреспонденции, рассматриваемой исполнительным директором, а остальные документы уходили на бумаге по секретарям подразделений. Утверждение документов в электронном виде не предусматривалось.

В рамках проекта регистрация документов была переведена в электронный формат. Кроме того, была транслирована идеология АО «ОДК-Авиадвигатель» с регистрацией всех входящих/исходящих документов в единых журналах в электронном виде, а также настроена возможность утверждения исходящих писем в электронном виде.

Помимо этого, был тиражирован функционал по автоматизированной обработке входящей корреспонденции: письма автоматически заносятся с электронной почты и «горячих» папок (для факсов и писем, полученных в бумажном виде) в систему, дальше происходит распознавание и заполнение реквизитов в регистрационных карточках, после чего письмо направляется на рассмотрение руководителю.

Приказы и распоряжения

Поэтому работа с приказами и распоряжениями была приведена в единый вид с АО «ОДК-Авиадвигатель»: используется единый бизнес-процесс для всех приказов, а под каждый тип приказа созданы тематики, где прописываются необходимые параметры.

Служебные записки

До начала проекта в АО «ОДК-Пермские моторы» служебные записки являлись документами для внутренней переписки между подразделениями. В ходе проекта был внедрен подход, когда служебная записка является распорядительным документом. При этом утверждающим должен быть тот руководитель, который имеет полномочия давать указания подразделениям, указанным в тексте записки.

Остальные процессы общего документооборота были настроены в АО «ОДК-Пермские моторы» в формате «как есть».

На завершающем этапе проектной реализации фокус сместился на дальнейшее развитие и совершенствование системы. Началась работа по переходу на Directum RX, расширению функционала и интеграции с другими цифровыми инструментами предприятий.

К концу апреля 2025 планируется перенос последнего блока «Согласование нормативной документации» и полное прекращение работы в предыдущей системе электронного документооборота АО «ОДК-Пермские моторы».

Особенности проекта

Тиражирование интеллектуальной обработки в канцелярии

В АО «ОДК-Авиадвигатель» блок канцелярии используется с внедренными интеллектуальными сервисами Directum Ario. Налажена обработка входящей корреспонденции: автоматическое занесение писем в систему с официального ящика электронной почты и факса. При доработке система была адаптирована для работы с тремя отдельными предприятиями (АО «ОДК-Пермские моторы», АО «Энергетик ПМ» и АО «ОДК-Авиадвигатель») и теперь автоматически захватывает и обрабатывает документы по трем потокам, что упрощает работу и уменьшает вероятность ошибок.

Перенос исторических данных

В рамках проекта была выполнена миграция исторических данных из 1С в Directum, в чистом виде затраты по времени на перенос данных составили 1 год. Основной трудностью оказались различия в архитектуре систем. Общее количество смигрированных документов – 718 893 шт.

Интеграция с информационными системами предприятия (ОДК-ПМ)

В ходе проекта по тиражированию были выполнены интеграции с различными информационными системами в АО «ОДК-Пермские моторы»:

• Служба каталогов – сквозная авторизация и получение пользователей из домена ОДК-ПМ;
• Кадровая учетная система – получение данных по работникам и оргструктуре предприятия;
• Финансовая учетная система – сквозные процессы по договорной документации;
• АРМ Файловое хранилище – выгрузка тел документов, хранящихся в финансовой учетной системе;
• Инф. сайт – публикация утвержденных приказов на сайт;
• Почтовая система – получение и отправка электронной почты с официального ящика предприятия;
• АРМ Руководителя подразделения – обмен данными по работникам, выходящим на работу в выходные и праздничные дни (для оформления приказа);
• АРМ Командировки – регистрация и занесение информации по утвержденным командировкам.

Результаты

Все пользователи прежней СЭД АО «ОДК-Пермские моторы» переведены на работу в СЭД Directum. С переходом на Directum изменился подход к управлению документами: процессы стали унифицированными и более прозрачными для пользователей. Унификация бизнес-процессов предприятий производственной площадки позволила значительно ускорить документооборот по совместно разрабатываемым документам, повысить его прозрачность и исключить лишние действия и выпуск ненужных вспомогательных документов, а также упростить взаимодействие сотрудников.

Позитивный эффект принесло также тиражирование единой системы поиска на АО «ОДК-Пермские моторы» и подключение к ней всех основных информационных источников.

Планы по развитию

Переход предприятий НПК ПМ на Directum RX. Уже параллельно с тиражированием некоторые отдельные процессы были реализованы в Directum RX. Далее планируется развивать эту практику.

Состав команды проекта

• Пименов Кирилл Николаевич – Директор по информационным технологиям АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «ОДК-Пермские моторы»
• Олейников Дан Олегович – Начальник отдела систем документооборота и управления контентом
• Собянин Василий Михайлович – Начальник бригады развития системы электронного документооборота
• Белин Дмитрий Анатольевич – Начальник отдела автоматизированных систем управления