Directum RX: Платформа роста для Фонда развития промышленности – от автоматизации к интеллектуальному управлению документами

О заказчике

Фонд развития промышленности играет важнейшую роль в поддержке инноваций, и ему требовалась современная, гибкая и надежная система управления документами. До внедрения Directum RX Фонд сталкивался с серьезными трудностями: имевшиеся информационные системы документооборота не поддерживали современные методы интеграции с другими системами Фонда, не позволяли гибко управлять и контролировать процессы, замедляя принятие решений, увеличивали трудозатраты, создавая риски ошибок. 

Описание проекта

Цели и задачи

BTLab предложила Фонду комплексное решение на базе Directum RX, которое стало не просто заменой устаревшей системы, а стратегическим шагом к цифровой трансформации. Этот проект не только автоматизировал рутинные операции, но и создал единое цифровое пространство для всех участников процесса, обеспечив прозрачность, контроль и ускорение работы.

В рамках проекта были решены следующие задачи:

• Автоматизация всего цикла делопроизводства: входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, отправка электронных документов через МЭДО.
• Оптимизация договорной работы и управления финансово-хозяйственными документами, включая интеграцию с сервисами ЭДО (Диадок, СБИС) для обмена документами с контрагентами.
• Автоматизация совещаний и контроль поручений.
• Внедрение мобильных решений для руководителей и рядовых сотрудников, обеспечивающее доступ к процессам и возможность согласования документов в любой момент.

Миграция

В рамках проекта также была выполнена миграция следующих объектов:
 

Использованные решения Directum RX Intelligence

В проекте был задействован весь спектр возможностей Directum RX:

• Делопроизводство, Договоры, Совещания, Финансовый архив.
• Мобильное приложение (Solo, Jazz).
• Среда разработки.
• Интеграция с сервисами ЭДО (Диадок, СБИС) и МЭДО.
• Служба ввода документов.

Результаты

Фонд решил ключевую задачу – подписание договора займа онлайн. Теперь Клиенту Фонда не обязательно приезжать в офис – все документы принимаются и обрабатываются онлайн.

Ключевые преимущества внедрения системы

• Ускорение процессов: Оптимизация процедур согласования, регистрации и поиска документов. Благодаря удобной интеграции с отчетностью, теперь легко увидеть «зависшее» поручение или согласование
• Повышение эффективности: Снижение трудозатрат на обработку документов и контроль исполнения поручений.
• Улучшение контроля: Полный контроль над жизненным циклом документов. Гибкий ролевой доступ к документам значительно повысил информационную безопасность процессов фонда
• Удобство работы: Единое окно доступа к документам (в т.ч. единая система авторизации с другими системами Фонда) и процессам, мобильный доступ.
• Экономия: Снижение расходов на бумажный документооборот.

Показатели эффективности

• Охват: Автоматизация работы более 250 пользователей, включая ключевых руководителей, принимающих решения.

• Влияние на производительность: Со слов пользователей системы, процесс обработки документов значительно ускорился, а трудозатраты сотрудников сократились на десятки процентов (оценка основана на обратной связи от пользователей).

Адаптивность и инновации: Directum RX – платформа, растущая вместе с потребностями Фонда

Мне очень нравится обнаруживать наши запросы на доработку в релиз-нотах Директума – т.е. вендор реально слышит потребности своих клиентов, стремится динамично обновлять свой продукт. Доработки ИИ, работа с МЧД, актуальный UX/UI и еще гора нового функционала, которого не было всего пару лет назад – вот эта динамика, которая очень нравится. Потому что, когда мы принимали решение по вендору СЭД, казалось, что Директум – это вообще вариант без альтернатив. И был даже страх, что в системе и так всё есть, что коллеги будут почивать на лаврах, пользуясь своим доминирующим положением и система развиваться активно не будет. Было очень приятно ошибиться!

Руководитель проекта со стороны Фонда

Этот отзыв ярко демонстрирует, что Directum RX не просто закрывает текущие потребности, а является динамично развивающейся платформой, которая прислушивается к клиентам и оперативно внедряет инновационные решения.

ФРП стремится к постоянному совершенствованию своей работы, и Directum RX играет в этом ключевую роль.

Планы развития

В планах на ближайшее будущее

• Развитие интеллектуальной обработки документов: Активное обучение ИИ для автоматической классификации, извлечения данных и маршрутизации документов.
   

История проекта

• Фактическая длительность: 11 месяцев.
• Команда исполнителя: Руководитель проекта, специалисты отдела внедрения, разработчики.
• Команда заказчика: Руководитель проекта, бизнес-пользователи, тестировщики, администраторы ИТ-инфраструктуры. Команда участвовала в формировании требований и тестировании системы, составлении ПиМИ.