ГК Медскан упростила работу с электронным документооборотом благодаря внедрению СЭД

О компании

АО «Медскан» — динамично развивающаяся группа компаний и один из лидеров негосударственного сектора здравоохранения в России. Медицинские учреждения холдинга предлагают полный спектр высокотехнологичной медицинской помощи по передовым мировым протоколам.

С 2022 года ГК «Медскан» входит в состав Государственной корпорации «Росатом» и ведёт для неё стратегическое медицинское направление в соответствующем дивизионе.

Бизнес-контекст

Компания остро нуждалась в оптимизации процессов: значительные ресурсы уходили на бумажный документооборот — ручную регистрацию, печать, сканирование

Ранее в компании был полностью бумажный административно-организационный документооборот и ручная обработка документов с регистрацией в Excel-таблице.

Были риски потери информации в связи с человеческим фактором, не было электронного архива. Повышался риск несвоевременного исполнения поручений из-за отсутствия утвержденной системы контроля.

При этом не было единой платформы для подготовки, подписания, регистрации и отправки документов, мешала несовершенная коммуникация с дочерними организациями и контроль за исполнением указаний руководства, а доступ к материалам вне офиса оставался ограниченным.

Бизнес-заказчик

Заказчиками и инициаторами проекта выступили руководитель Административного отдела, Татьяна Колотушкина и генеральный директор АО «Медскан», Тимур Фаридович Мубаракшин.

Генеральный директор активно выступал за внедрение и неоднократно отмечал, что по его опыту руководства в медицинских организациях работа с ЭДО – это удобно, согласование можно делать через мобильное устройство.

Выбор системы и ход проекта

Критерии выбора

При выборе СЭД компания руководствовалась практическими критериями: приоритетными задачами стали быстрое внедрение и низкая стоимость владения. С учетом этих требований выбор был пал на коробочное решение. Благодаря этому Directum сильно выделялся на фоне конкурентов (Docsvision, 1C:ДО, Элма). Поработав с демо-площадкой, компания поняла, что система удобная и подходит для работы.

Облачная поставка не требует покупки серверов и сложного обслуживания. Надёжность подтверждалась клиентской базой. Плюсом было и то, что безопасность системы соответствует требованиям ФСТЭК.

Важна была и импортонезависимость: ПО Directum является полностью российской разработкой и зарегистрировано в Реестре отечественного ПО Минцифры. В компании много филиалов (64 по всей стране), поэтому важным критерием была масшабируемость и возможность расширяться.

Внедрение и использованные решения

Были опасения, что процесс перехода на Directum RX будет долгим и технически сложным. А за счет того, что мы выбрали коробочное решение и благодаря поддержке команд ИТ «Медскан» и Directum, переход завершился быстро.

Компания «Медскан» внедрила облачную версию Directum RX. Сотрудники уже активно используют базовые модули, Совещания, Делопроизводство. Для обеспечения непрерывности процессов сотрудники работают через веб-интерфейс в офисе, а также используют мобильные приложения Directum Jazz и Solo для оперативного подключения к решению рабочих вопросов.

Процессы СЭД в АО Медскан

В АО «Медскан» Directum RX обслуживает весь поток корреспонденции: входящая регистрируется и распределяется по подразделениям управляющей компании, а исходящая готовится, проходит согласования и отправляется контрагентам.

Внутренние коммуникации оформляются через служебные записки и переписку для решения рабочих вопросов, а приказы и распоряжения формируются, утверждаются, подписываются и доводятся до исполнителей.

Система также поддерживает исполнение поручений — формирование резолюций, направление задач и контроль их выполнения, в том числе по запросам от акционеров Группы. Параллельно ведётся учёт сроков и листы согласования для отчётности.

При подготовке материалов используются преднастроенные шаблоны (исходящие, СЗ, приказы). Это ускоряет создание проектов и снижает число ошибок.

Ход проекта

В конце мая 2025 года внутри «Медскан» состоялся комитет по развитию, в ходе которого Генеральный директор утвердил необходимость старта проекта.

Проект внедрения модуля Делопроизводство с кураторством команды сопровождения занял 3 месяца.

В октябре Татьяна Колотушкина выступила на внутренней встрече, организованной среди руководителей компаний, входящих в группу «Медскан», и рассказала про положительный опыт Управляющей компании по внедрению СЭД Directum.

Изначально было куплено 50 лицензий. В декабре было решено развиваться: докупили модуль Совещания и 25 дополнительных лицензий, подключили руководителей региональных клиник (дочерних компаний), планируется и дальнейшее развитие.

Изменения в процессах (как было и как стало)

В результате внедрения Directum RX значительно ускорились все процессы.

Раньше исходящее письмо в среднем готовилось 2 дня: нужно найти актуальный шаблон, подключить административный отдел, лично подходить к руководителям, чтобы получить визы. Или написать письмо с обоснованием, получить визы в электронном виде, распечатать, на бумаге передать Генеральному директору. Он рассматривает, когда появляется время между совещаниями. После подписания вручную забивали регистрационный номер, сканировали и отправляли исполнителю. Такая же процедура с приказами, ЛНА и другими документами, требующими согласования, подписания и регистрации

Сейчас полный цикл исходящее письмо проходит в среднем проходит за 2 часа. Вот свежий кейс: финансист загружает срочное письмо в Directum в 16:03. Через мобильное приложение оно согласовывается с финдиром и директором юрдепа, которые на переговорах за пределами офиса. Далее отправляем на подпись Генеральному директору, который присутствует на других переговорах. Генеральный директор подписывает через приложение. Регистрируем и отправляем контрагенту в 17:05. И это еще сложный цикл с двумя согласующими.

Ускорился поиск. Конечно, с учетом отлаженной системы ручной регистрации, мы быстро находили данные о письмах. Но после этого необходимо было найти нужную папку и исходник письма по регистрационному номеру. Это занимало в среднем 15 минут. Теперь электронный документ открывается мгновенно по номеру, а найти его можно не больше, чем за минуту.

Результаты

К системе СЭД сейчас подключены 75 пользователей.

Сейчас в цифровое взаимодействие включены 15 руководителей клиник и 60 сотрудников управляющей компании АО «Медскан». Они формируют исходящие документы, ведут внутреннюю документацию, выполняют и контролируют поручения, участвуют в процедуре согласования, обмениваются информацией и сопутствующими задачами.

Считаем, что внедрение оказалось эффективным. Ещё не все модули мы настроили так, чтобы использовать функциональность на 100%, но будем это делать в ходе работы. С тем, что было — разница колоссальная.

Отзывы пользователей

Ольга Борткевич, руководитель направления документооборота АО «Медскан»

«Все настолько быстро и легко, что несмотря на то, что разобрала гору документов, нет ощущения даже, что как-то напряженно поработала. И в целом освободилось время на другие направления, куда можно углубиться и принести больше пользы компании».

Генеральный директор компании Тимур Мубаракшин отметил, что стало гораздо меньше бумажной документации на столе, в основном работы ведутся через приложение Solo, согласовываем и подписываем документы теперь за считанные минуты. Финансовый директор также говорит об удобстве работы в мобильном приложении.

Конечно, есть и те, кому сложно разобраться в системе, но мы всегда подходим и показываем, как загрузить или отследить согласование. Большинство сотрудников уже умеет работать в системе.

Планы по развитию

Сейчас компания задумалась о внедрении КЭДО и рассматривает возможность дальнейшего сотрудничества с компанией Directum.

Команда проекта

В состав команды проекта вошли:

Татьяна Колотушкина руководитель Административного отдела АО «Медскан»

Анастасия Дербенкова, куратор проекта внедрения Directum СЭД+

Об авторе заявки

Татьяна Колотушкина, руководитель Административного отдела АО «Медскан»

У меня был опыт на предыдущем месте работы в крупной промышленной копании, где я участвовала в переходе на ЭДО в 1С. Это был многомиллионный, очень длительный и непростой проект, который курировала целая команда.

В этом проекте я была задействована максимально плотно и участвовала с самого начала. Было очень радостно видеть быстрые результаты и возможность развития системы для нашей компании.

В сфере делопроизводства и административной поддержки руководства я работаю почти 19 лет, работала во многих крупных компаниях как помощник первого лица. Имею профильное образование: в 2006 году окончила с отличием Колледж МИД РФ по специальности «Документационное обеспечение управление и архивное дело», после чего получила высшее образование по специальности «Финансы и кредит».

Дополнительные файлы

Внутренняя презентация по проекту внедрения Directum RX Делопроизводство в Управляющей компании Медскан