Цифровое долговременное хранение документов в одной из крупных компаний нефтегазовой отрасли

ООО «Газпром трансгаз Ухта» — дочернее общество ПАО «Газпром», осуществляющее транспортировку природного газа по территории девяти субъектов Российской Федерации: Ямало-Ненецкого автономного округа, Республики Коми, Архангельской, Вологодской, Ярославской, Костромской, Тверской, Владимирской, Ивановской областей.

В структуру предприятия входит 24 филиала, в том числе 14 линейных производственных управлений магистральных газопроводов. Коллектив компании насчитывает более 13 000 сотрудников, работающих в городе Ухта и в населённых пунктах на всём протяжении газотранспортной системы.

В связи огромным объемом накопленной документации ООО «Газпром трансгаз Ухта» столкнулось с рисками утраты документов и нарушения установленных сроков их хранения. Внедрение решения Долговременный архив на платформе Directum было обусловлено необходимостью хранения документов в течение их полного жизненного цикла и в строгом соответствии с законодательством.

Компания-исполнитель

ООО «МайТэк» — генеральный партнер компании Directum, сертифицированный партнер-разработчик, центр сертифицированного обучения Directum, а также авторизованный партнер Astra Linux. Обеспечивает полный цикл цифровизации: от внедрения Directum RX до обучения пользователей и круглосуточной технической поддержки. Экспертиза, подтвержденная наивысшим статусом партнерской сети Directum, позволяет клиентам безопасно автоматизировать бизнес-процессы, используя единую и надежную платформу, с применением инструментов встроенного искусственного интеллекта.

Цели и задачи проекта

В рамках проекта были поставлены цели, учитывающие индивидуальные потребности Заказчика:

• Обеспечение возможности долговременного хранения электронных документов (занесение электронных документов в архивную систему в специальном формате для долговременного хранения, независимо от того, какая система является источником для хранения документов);
• Организация и обеспечение юридической значимости архивных документов на протяжении сроков хранения по единым правилам;
• Формирование масштабируемого электронного архива хранения данных: учет оригиналов, изъятие документа из архива, создание копий;
• Обеспечение возможности изменения сроков хранения электронных документов;
• Проставление меток доверенного времени на электронные документы для фиксации авторства и срока действия подписи;
• Обеспечение возможности подтверждения действительности сертификатов с помощью «перештамповки» посредством взаимодействия с серверами удостоверяющих центров;
• Обеспечение контроля целостности архива;
• Поддержка архивных процедур и рабочего места ответственного за архивное делопроизводство (централизованное хранение документов в течение сроков, установленных законодательством РФ и нормативно-правовыми актами организации, проведение экспертизы ценности, а также гарантированное уничтожение их по истечении сроков хранения без возможности восстановления (гарантированное уничтожение);
• Обеспечение доступа к документам (делам) в читальном зале архива во временное пользование по запросам пользователей;
• Обеспечение возможности формирования отчетов для ведения архивной деятельности: сводные описи дел, книги учета поступления и выбытия документов, различные виды актов, листы фондов.

Для достижения целей проекта были поставлены следующие задачи:

• Определить варианты установки решения (как модуль существующей СЭД или отдельной инсталляцией);
• Актуализировать существующую документацию по системно-технической инфраструктуре Заказчика с учетом выбранного варианта установки решения;
• Исследовать действующие бизнес-процессы Заказчика в объеме функциональных модулей;
• Спроектировать функциональные модули СЭД на основе исследования;
• Подготовить и согласовать проектные решения, описывающих реализацию функциональных модулей СЭД;
• Адаптировать на основе утверждённых проектных решений базовые и специализированные модули СЭД, обеспечивающие реализацию требований, в том числе, автоматизацию задач решения «Долговременный архив»;
• Провести предварительные испытания функциональных модулей СЭД на тестовом массиве данных, устранить замечания по результатам предварительных испытаний;
• Провести опытную эксплуатацию функциональных модулей СЭД на продуктивных данных бизнес-процессов, устранить замечания, актуализировать проектную и эксплуатационную документацию по результатам опытной эксплуатации.

Использованные решения и подходы

Реализация проекта производилась на базе системы Directum RX с использованием решения Долговременный архив.

У Заказчика существовали значительные ограничения выхода в интернет, как с серверов, так и с рабочих мест пользователей. В связи с этим, ранее, при внедрении других модулей системы, требующих доступ в интернет, доступ был реализован с помощью DMZ (демилитаризованной зоны), позволяющей изолировать внешние сервисы от внутренней локальной сети. Таким образом, фактически доступ в интернет был с одного сервера находящегося в DMZ, а на него, путем доработок были вынесены асинхронные обработчики, необходимые для работы системы.

С учетом данных ограничений и особенностей инфраструктуры Заказчика, необходимо было проработать варианты установки решения Долговременный архив, а также подготовить и обеспечить выполнение технических требований к самой инфраструктуре, на основании выбранного варианта инсталляции.

Описание проекта

Начало проекта: 07.07.2025 Конец проекта: 30.12.2025.

В рамках проекта было внедрено решение «Долговременный архив», которое позволило:

• централизованно хранить документы, обеспечивать их целостность и юридическую значимость на протяжении всего срока хранения;
• снизить расходы на организацию долговременного хранения документов;
• упростить поиск и дальнейшую выгрузку архивных документов;
• обеспечить выполнение процедур в соответствии с правилами российского архивного делопроизводства;
• автоматизировать работу делопроизводителей и архивистов в части организации хранения документов.

Суть работы и порядок использования

Документы, завершенные в делопроизводстве, отбираются для архивного хранения.

Прием документов в архив происходит с формированием сдаточной описи дел и описи электронных документов. Система позволяет формировать сдаточные описи в ручном режиме, либо автоматически, с помощью фонового процесса.

Рис. 1 Сдаточная опись электронных дел

Рис 2. Сдаточная опись электронных документов

Сдаточные описи передаются на проверку архивисту и после его утверждения система проверяет целостность документов (преобразование в архивные форматы (zip-контейнеры), включающие сам файл, квалифицированные электронные подписи и метаданные) и принимает их на хранение.

Решение помогает архивисту систематизировать и проводить учет поступивших в архив документов, в том числе, с возможностью формирования сводных описей дел в разрезе годовых разделов описей дел и годовых разделов описей электронных документов:

Рис. 3 Годовой раздел описи дел

Рис. 4 Годовой раздел описи электронных документов

Решение позволяет работать с архивными документами, на основании предоставленных прав доступа.
Пользователям так же доступна выгрузка документов в соответствующих форматах.

По запросу от контролирующей организации архивист формирует выгрузку по критериям:

• вид документа,
• фонд,
• период и т.д.

Отобранные документы выгружаются в папку на компьютере.

В ходе хранения документы подлежат фоновому проведению регулярных процедур поддержания сохранности и юридической значимость архивных документов:

• проверка неизменности содержимого документа;
• проставление меток доверенного времени, совершенствование подписи документа до формата CAdES-A, который добавляет к электронной подписи архивные штампы времени.

Рис. 5 Форматы электронной подписи

Сроки хранения документов система контролирует автоматически. По документам с истекшим сроком хранения проводится экспертиза ценности и по решению экспертной комиссии документы уничтожаются с утверждением Акта о выделении к уничтожению.

                                                                                                                                      

Рис. 6 Акт о выделении к уничтожению
 

Организационные особенности проекта

В рамках проекта были проработаны варианты установки решения Долговременный архив (как модуль существующей системы и отдельной инсталляцией) и определен оптимальный, с учетом инфраструктуры Заказчика.

Как следствие всестороннего подхода к определению варианта установки решения – долгая плановая инициация и старт проекта, с последующей подготовкой инфраструктуры Заказчика, на основании актуализированной документации по системно-технической инфраструктуре.

Также, одной из особенностей проекта был этап проведения опытной эксплуатации. Работы проводились не в продуктивной среде Заказчика, как это обычно бывает в рамках внедрения, а в тестовой среде, на тестовых данных. Это связано с функциональностью решения, а именно передачей документов на долговременное хранение в определенное время и по определенным правилам, в том числе с учетом требований законодательства.

Была имитирована передача документов в Долговременный архив за 2022 – 2023 года. Основной целью данных работ была не только проверка функциональности решения на реальных данных, но и выявление ошибок и некорректного поведения системы при передаче документов на долговременное хранение, с соблюдением всех необходимых процедур. Т.е. в рамках этапа пытались выявить и устранить ошибки/дефекты по документам, а также оценить и скорректировать их полноту (наличие версий, необходимых подписей и меток времени и т.д.).

Результатом работ и анализа стал определенный перечень факторов, которые могли являться причиной некорректной работы решения и системы в целом и, которые нужно устранить до работы с реальными документами на продуктивном контуре.

Основные важные доработки

Реализованы доработки коробочного решения Долговременный архив:

• доработка для длительного хранения финансовых документов, срок хранения которых 5 лет (относятся к категории «Временное хранение до 10 лет»). Было доработано решение, в результате чего дела с категорией «Временное хранение до 10 лет» так же стали передаваться в Долговременный архив;
• передача документов в архив в составе архивных файлов ZIP и RAR. Комплекты документов от контрагентов могут приходить в виде архивных контейнеров как по электронной почте, так и из сервисов электронного обмена документами. Для корректной передачи архивных файлов было доработано решение для возможности передачи в Долговременный архив ZIP и RAR архивов как приложений к документам
• формирование Паспорта СХЭД, который содержит информацию по количеству дел электронных документов и их объем.

Рис. 7 Паспорт СХЭД

• При передаче формализованных документов в архив обеспечена передача титула продавца и покупателя (две версии документа);
• Доработаны политики хранилищ для разделения документов на оперативное и архивное хранение (справочник и функционал вычисления нужной политики от типа документов);
• Доработана логика передачи связанных документов в архив, передача осуществляется только по определенным типам документов и связей;
• Доработано удаление версий при передаче в архив связанных документов, с типом Приложение к документу и топом связи «Приложение»;
• Реализована потребность проведения экспертизы ценности для финансовых документов;
• Реализована возможность формирования сдаточных и сводных описей дел и электронных документов для дел с видом носителя «Электронный».

Результаты

Показатели эффективности проекта для бизнеса:

• Осуществлен перевод 100% необходимых типов документов на электронное хранение;
• Обеспечена юридическая значимость всех документов электронного долговременного архива, имеющих электронные подписи;
• Реализован процесс проведения экспертизы ценности и уничтожение документов, в соответствии с требованиями законодательства;
• Ускорен и упрощен процесс поиска и последующей выгрузки архивных документов.

Внедрение решения позволило выстроить 3 новых бизнес-процесса в компании:

• Процесс проведения экспертизы ценности документов, их передачи из СЭД в СХЭД, уничтожение;
• Процесс передачи дел и документов из СЭД в СХЭД и их уничтожения без проведения экспертизы ценности;
• Процесс «Выдача временного доступа на архивные документы в СХЭД».

Полноценная эффективность внедренного решения будет оценена в течении 2026 -2027 годов, когда на долговременное хранение будут переданы документы, согласно настройкам системы, а также в плановые сроки будут произведены экспертизы ценностей и уничтожение документов, согласно срокам их хранения.

Использование решения Долговременный архив, с учетом сделанных доработок, может упростить проектирование и реализацию на других аналогичных проектах.

Состав команды проекта

Состав команды Заказчика:

• Бессонов Дмитрий Сергеевич – руководитель рабочей группы
• Шмелев Павел Юрьевич – руководитель группы методологического обеспечения

Состав команды Исполнителя (МайТэк):

• Овчинников Антон - куратор проекта
• Анфимов Вячеслав - руководитель проекта

• Саттаров Ильнар - аналитик
• Абдуллин Фаниль - аналитик
• Камалиев Адель - аналитик

• Шмелев Илья - разработчик
• Шагиахметова Зиля - разработчик
• Шайдуллин Равиль - разработчик
• Нуруллин Марсель - разработчик
• Мингазова Альфия - разработчик

• Ибрагимов Руслан - системный инженер
• Мамаев Альфред - системный инженер
• Буранов Булат - системный инженер