«СберСити Техстрой» ускорила рабочие процессы, отказавшись от бумаги

О компании

«СберСити Техстрой» — компания технический заказчик по строительству элитного жилья, в структуре которой 21 подразделение, включая головной офис.

СберСити — умный город, который строит Сбер. Общая площадь территории — 461 га, она входит в состав Западного округа Москвы. В основу градостроительной концепции заложен принцип создания сбалансированной высококачественной среды для жизни и работы. СберСити рассчитан на 65 000 жителей и 70 000 сотрудников офисного кластера.

Предпосылки проекта

До внедрения Directum RX в компании преобладал бумажный документооборот. Служебные записки, письма и журналы регистрации велись вручную, а согласование договоров занимало много времени.

Значительная часть сотрудников работает непосредственно на строительных площадках, что накладывает особые требования на скорость согласования документов и организацию взаимодействия между подразделениями. Документы передавались между подразделениями на бумаге, что нередко приводило к задержкам и потере важных материалов.

Нужен был новый уровень! Было важно сделать процессы более прозрачными, управляемыми, а также упростить внутренние коммуникации.

Цели проекта

Цель проекта — перейти на электронный документооборот и создать единое пространство для работы с документами и внутренними процессами.

Выделены следующие задачи:

• автоматизировать согласование документов и отказаться от бумажных маршрутов;
• повысить прозрачность внутренних операций;
• улучшить взаимодействие между подразделениями;
• организовать согласование оплат;
• сократить трудозатраты и ускорить типовые процессы;
• снизить необходимость перемещения сотрудников между строительными площадками для подписания документов.

Бизнес-заказчиком проекта выступила руководитель проектов компании.

Используемые решения

Уже активно используются решения «Договоры» и «Проекты», мобильное приложение Solo. Бухгалтерия постепенно переводит документы в модуль «Делопроизводство». Также компания приобрела «Финансовый архив». Планируется перевести в электронный формат согласование актов выполненных работ.

Постепенно всё больше внутренних процессов компании подключается к системе.

Ход проекта

Выбор системы занял около полугода. Рассматривались решения разных поставщиков, однако компания остановилась на Directum. Решающим факторов стал удобный интерфейс и то, что руководитель проекта уже имел опыт работы с системой.

Внедрение стартовало в 2023 году и заняло примерно шесть месяцев. В ходе были модернизированы внутренние процессы, прописаны регламенты, маршруты согласования.

Изменения в процессах

Работа сметного отдела

Одними из первых преимущества системы почувствовали сметчики. Ранее им приходилось ежедневно обрабатывать множество актов о необходимости изменений в сметную документацию (change order), которые поступали по электронной почте. Проверить все документы и отследить их статус было сложно.

После внедрения Directum RX процесс стал управляемым: инициировать изменения в договоре теперь может только руководитель или команда проекта. Подрядчики больше не направляют такие документы напрямую сметчикам и в производственно-технический отдел (ПТО). Подрядчик уже не нагружает сметный отдел и ПТО дополнительной работой без согласования руководителем проекта.

Directum стал отправной точкой для выстраивания многих внутренних процессов. В системе реализована процедура проверки комплектности документов и их согласования со сметным подразделением и ПТО. Это позволило снизить нагрузку на специалистов и упорядочить работу.

Сметчики работают в параллельно конкурентных задачах, чего раньше нельзя было сделать. Это упрощает работу между сметчиками и командой проекта.  Каждый специалист выбирает свой объект, поэтому руководителю отдела не нужно вручную распределять задачи.

Работа удаленных сотрудников 

Часть подразделений компании находится на строительных площадках. Ранее сотрудникам приходилось перемещаться между объектами только для того, чтобы подписать документы. После внедрения системы от бумажных подписей практически отказались. Рукописную подпись используют только три руководителя, остальные документы подписываются ЭЦП.

При работе с бумажными вариантами документы часто терялись, сотрудники не хотели брать за это ответственность. Сейчас все фиксируется в электронном виде, подписывается внутри компании, прикладываются сопроводительные письма и только потом у направляется на подписание подрядчику.

Согласование оплаты

Также была потребность в согласовании оплат. Изначально это было реализовано на служебных записках. Теперь принимаем через входящие счета. Это позволяет формировать удобный реестр платежей с возможностью фильтровать по объектам / контрагентам, видеть статус оплаты онлайн.

Сейчас выстраивается схема согласования актов, чтобы в зависимости от того, кто загружает акт, запускалась своя цепочка согласования, так как у согласующих есть дополнительные функции.

Договорная работа

Отдельные изменения коснулись договорной работы. Ранее инициатором согласования выступал юридический отдел, и весь контроль до выпуска, до подписания, отслеживания возврата от контрагентов был на них. Было сложно отследить, когда будет запущен документ на согласование и как долго это будет длиться. Все, что касалось согласования оплат «нужно было носить руками». Теперь запуск согласования инициируется проектными командами и профильными подразделениями, что значительно ускорило процесс.

Возникшие трудности

Переход на электронный документооборот потребовал значительных усилий. В начале часть сотрудников испытывала дискомфорт из-за изменения привычных рабочих процессов.

Показатели исполнительской дисциплины

Чтобы повысить вовлечённость, показатели работы в системе включили в KPI сотрудников, это влияет на их премию. Исполнительская дисциплина должна составлять не менее 80% за квартал. Эти показатели отображаются в виджетах системы и учитываются при расчёте премии. Также на KPI влияет то, что все документы на лицо генерального директора принимаются только со всеми сопутствующими исходящими, входящими, либо мотивированными отказами на документы, либо сканами.

За основу берётся отчет по исполнительской дисциплине – выгружается раз в квартал, направляется руководству и каждого сотрудника рассматривают отдельно по всем задачам.

Также сотрудники следят за своей исполнительской дисциплиной с помощью виджетов, а также за задачами, которое необходимо выполнить в ближайшее время.

Процесс обучения

Обучение работе в системе продолжается и после внедрения. Команда проводила ежемесячные онлайн-встречи с демонстрацией возможностей системы.

Записи встреч размещались на внутреннем сервере, чтобы сотрудники могли вернуться к ним при необходимости. Параллельно команда готовит инструкции и размещает их в корпоративной базе знаний. Для некоторых операций используются наглядные пошаговые инструкции.

Многие сотрудники достаточно быстро освоили систему благодаря интуитивно понятному интерфейсу и подробному встроенному справочнику.

Результаты

• 99% сотрудников компании (141 человек, включая 5 топ-менеджеров) работают в системе;
• повысилось качество согласования документов, документы не теряются;
• с 2 часов до 1 минуты сократилось время подписания писем с резолюцией руководства;
• заявки на аванс и требования о штрафах заказчику оформляются в день подготовки;
• согласование, подписание и передача договоров контрагенту с участием до 8 согласующих и подписанием занимает до 2 дней;
• сократились расходы на бумагу и печать;
• процессы ускорились на ~ 50–60%;
• трудозатраты на документооборот снизились на ~ 50–60%.

Планы по развитию

Компания планирует продолжить развитие системы Directum RX. Среди ближайших задач:

• доработать стартовую страницу модуля «Проекты», добавив данные о команде проекта, номере приказа и сроках его действия;
• расширить карточку служебной записки, добавив вкладку «Проект» для работы с бюджетными статьями;
• внедрить доработки, реализованные в модуле «Проекты» головной организации;
• использовать модуль «База знаний» вместо внутреннего сервера для размещения внутренней информации;
• перейти на новую версию системы Directum RX 25.3.

Как отмечает руководитель проекта:

«Мы прорабатываем дополнительные функции, которые будут выполнять разные структурные подразделения, для того чтобы процесс заработал как нам надо. Нет смысла вести что-то в Excel, когда есть система Directum».