От документооборота к единой цифровой среде: как «Гарден Сити» масштабировала Directum RX для проектной, сервисной и командной работы

Проблема: по мере роста компании и увеличения числа внутренних участников прежнего контура работы в Directum RX стало недостаточно. Нужно было масштабировать систему под новые подразделения, ускорить запуск и сопровождение внутренних процессов, выстроить прозрачную командную работу и создать единое пространство для сервисов, знаний и входящего потока документов.

Бизнес-контекст

«Гарден Сити» GARDEN CITI – ландшафтно-строительная компания полного цикла с собственным проектным бюро. Компания работает с общественными и частными пространствами, проектирует и реализует парки, сады, курортные и жилые объекты, а также территории, имеющие культурную и историческую ценность. Такой профиль бизнеса сам по себе задает высокие требования к координации: в одном проекте пересекаются архитектура, благоустройство, инженерия, снабжение, строительство, согласования, авторский надзор и внутренние сервисные функции.

На определенном этапе «Гарден Сити» подошла к естественной точке роста. Система Directum RX уже использовалась с 2023 года, но бизнес стал шире: увеличилось количество участников процессов, вырос запрос на прозрачное взаимодействие между подразделениями, ускорился темп внутренних задач.

Для компании, где одновременно идут проектные, строительные, согласовательные и административные процессы, недостаточно просто хранить документы в одном месте. Нужна среда, в которой легко понять, кто инициировал задачу, на каком этапе она находится, где возникла перегрузка, к какому документу или заявке относится решение и где сотруднику взять актуальную инструкцию без лишних вопросов коллегам.

Именно поэтому развитие Directum RX стало для «Гарден Сити» не ИТ-инициативой в узком смысле, а бизнес-проектом. Компания последовательно двигалась к модели, в которой документооборот, внутренние сервисы, проектные задачи и корпоративные знания работают в едином цифровом контуре.

Цели и задачи проекта

В 2025 году компания «Гарден Сити» сосредоточилась на последовательном развитии уже работающей цифровой среды. 

Перед проектом стояли четыре практические цели.

1. Расширить контур использования системы и подключить к работе в Directum RX дополнительные подразделения, чтобы единые правила взаимодействия, хранения информации и контроля задач стали нормой не для ограниченного круга сотрудников, а для всей компании.
2. Перевести часть проектной и операционной работы в визуальный формат Agile-досок. Для «Гарден Сити» это было важно, а как способ сделать загрузку команд понятной, убрать «слепые зоны» между этапами и сократить потери времени на внутренние согласования и переключения.
3. Выполнить обновление с версии 4.12 до 25.3 и использовать новые возможности платформы в реальной работе. В новой версии Directum RX появились более простые сценарии создания документов и ускоренная работа с входящими материалами, что напрямую влияет на повседневную эффективность пользователей.
4. Усилить внутренний сервисный контур за счет новых решений: Directum ESM, «База знаний» и службы ввода документов. По сути, речь шла о переходе от классической СЭД к более зрелой цифровой платформе, которая закрывает не только документооборот, но и внутренние услуги, накопление знаний и обработку входящего потока. Directum ESM позиционируется как единое окно корпоративных услуг, «База знаний» – как встроенное пространство для статей, регламентов и навигации по знаниям, а служба ввода документов – как инструмент массовой загрузки материалов из сканеров, папок и электронной почты.

Этапы проекта

Этап 1. Масштабирование системы на новые подразделения

Первым шагом стало расширение пользовательского контура. За отчетный период в систему были подключены дополнительные пользователи и новые подразделения компании. Это решение было принципиальным: чем больше процессов остается вне общей цифровой среды, тем выше потери на пересылки, уточнения, дублирование файлов и ручной контроль.

Расширение не сводилось к выдаче учетных записей. Для новых участников были определены роли, сценарии работы, права доступа и правила взаимодействия. В результате Directum RX стал не рабочей средой для более широкого круга подразделений, участвующих в операционных и проектных процессах компании.

Для бизнеса это означало простой, но важный эффект: информация перестала «жить по отделам». Документы, задачи, обращения и служебные вопросы начали собираться в одном контуре, а руководители получили более полную картину по статусам и загрузке.

Этап 2. Запуск Agile-досок как инструмента ежедневной командной работы

Следующим шагом компания усилила проектный контур и приобрела функциональность Agile-досок. В Directum такие доски строятся на визуальных карточках-тiketах, которые перемещаются по этапам-столбцам; руководитель может видеть загрузку, отслеживать зависания и контролировать лимиты задач в работе.

В «Гарден Сити» Agile-доски стали рабочим инструментом для управления внутренним потоком задач. Сейчас логика работы выстроена так: входящие задачи собираются на общей доске, проходят первичную сортировку и приоритизацию, далее распределяются по ответственным и перемещаются по этапам выполнения. В типовом сценарии используются этапы «Новая задача», «На оценке», «В работе», «На согласовании/ожидании», «Выполнено». Для задач, в которых есть межфункциональные зависимости, доска позволяет быстро увидеть, где процесс действительно движется, а где работа остановилась между подразделениями.

Особую ценность инструмент дал руководителям. Раньше значительная часть контроля держалась на личных коммуникациях, уточнениях в переписке и ручном мониторинге сроков. После запуска Agile-досок статус работы стал считываться визуально: какие задачи перегружают команду, какие стоят без движения, где возникает узкое место, кому нужно подключение смежного подразделения. Возможность контролировать WIP-лимиты и «залежавшиеся» задачи сделала процесс более предсказуемым и дисциплинированным.

Для сотрудников это тоже стало ощутимым изменением. Вместо разрозненных поручений и «плавающих» договоренностей появился понятный маршрут задачи внутри системы. Это снизило зависимость от устных договоренностей и помогло командам быстрее синхронизироваться по приоритетам.

Этап 3. Обновление Directum RX до 25.3

Отдельным этапом проекта стало обновление платформы с версии 4.12 до 25.3. Для компании это было важно не только с точки зрения актуальности ПО, но и с позиции повседневного удобства пользователей.

После перехода команда начала использовать новую функциональность. В частности, в Directum RX 25.3 упростилось создание документов: часть операций теперь выполняется быстрее и требует меньше ручных действий, а работа с входящими материалами стала удобнее. Для бизнеса с активным документооборотом это не «косметическое улучшение», а ежедневная экономия времени сотрудников.

Кроме того, обновление позволило развивать систему дальше уже на современной версии – без накопленного технологического отставания и с возможностью подключать новые решения в рамках единой экосистемы Directum.

Этап 4. Развитие внутреннего сервисного контура: ESM, База знаний, служба ввода документов

После расширения пользователей, усиления проектного управления и обновления ядра компания перешла к следующему логичному шагу – докупила решения Directum ESM, «База знаний» и службу ввода документов.

Directum ESM стал основой для сервисного подхода внутри компании. Его задача – организовать единое окно внутренних обращений, чтобы сотрудники направляли запросы в обслуживающие подразделения по понятному маршруту, а сами сервисные функции работали не в режиме хаотичной переписки, а по стандартизированному процессу. Такой подход особенно важен для растущей компании, где административные, ИТ и организационные запросы быстро множатся и начинают отнимать ресурсы у ключевых специалистов.

«База знаний» закрыла другую, не менее важную потребность: сохранение и передача внутренних знаний. В компании с большим количеством регламентов, шаблонов, правил, проектных наработок и повторяющихся вопросов критично иметь не просто хранилище файлов, а среду, где знания структурированы по областям, доступны по ролям и быстро находятся через поиск, метки и связи между статьями. Именно такую модель и поддерживает решение Directum.

Служба ввода документов усилила работу с входящим потоком. Для компании, где документы приходят из разных каналов, ценность решения в том, что оно позволяет централизованно принимать материалы из сканеров, файловых папок и электронной почты и запускать их в дальнейшую обработку уже внутри цифрового контура. Это снижает количество ручных операций на старте процесса и уменьшает риск того, что важные документы «застрянут» между почтой, папками и локальными рабочими столами сотрудников.

Результаты

За отчетный период «Гарден Сити» не просто расширила использование Directum RX, а сделала заметный шаг от системы электронного документооборота к единой рабочей цифровой среде компании, создала новую цифровую корпоративную культуру.

Система стала масштабнее организационно: в ней начали работать дополнительные пользователи и подразделения. Это повысило связность процессов и сократило количество операций, которые раньше выполнялись за пределами общей цифровой среды.

За счет Agile-досок компания получила прозрачный механизм командной работы. Внутренние задачи стали лучше видны, маршруты прохождения – понятнее, а управленческий контроль – быстрее и точнее. Руководители получили инструмент, который помогает видеть не отчет «по факту», а реальную картину в моменте.

Обновление до версии 25.3 позволило вывести работу пользователей на более удобный уровень и создало технологическую основу для дальнейшего развития системы без ограничений, связанных со старой версией.

Докупка ESM, «Базы знаний» и службы ввода документов расширила саму логику использования платформы. Теперь Directum RX в «Гарден Сити» – это не только про документы, но и про внутренний сервис, корпоративную память и управляемый входящий поток.

Главный эффект проекта для бизнеса – повышение управляемости в период роста компании. Когда документы, обращения, знания и задачи находятся в единой среде, компания быстрее принимает решения, проще масштабирует процессы и меньше зависит от ручных коммуникаций. Для «Гарден Сити» это особенно важно: в проектно-строительной деятельности скорость координации и прозрачность взаимодействия напрямую влияют на сроки, качество и устойчивость результата.

Показатели:

• 53 пользователя охвачены автоматизацией по проекту
• 15 топ-менеджеров работают в системе
• на 70% ускорились процесс-процессы 
• на 70% сократились трудозатраты на поиск и доступ к документам и знаниям
• на 50% сократились расходов на материальные ресурсы
• 400 000 руб. общая экономия