Автоматизация процесса по привлечению сотрудников к сверхурочной работе в Группе компаний "ЮТэйр"

Проблематика

Комплекс проблем, связанных с контролем лимитов сверхурочной работы, соблюдением прав льготных категорий сотрудников и своевременным оформлением документации, создал критическую необходимость в автоматизации данного процесса. Существующие риски нарушений трудового законодательства и возможные штрафные санкции стали дополнительным стимулом для запуска проекта.

Необходимость оптимизации процессов оформления сверхурочной работы возникла в связи с:

• потребностью в привлечении сотрудников к сверхурочным работам;
• потребностью постоянного мониторинга за превышением 4-х часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год;
• необходимостью дополнительного информирования о праве отказа отдельных групп сотрудников;
• высокими рисками, связанными с несвоевременным оформлением документов;
• высокими рисками возникновения ошибок при ручном контроле накопленных часов сверхурочной работы, пересечениями с периодами отдыха, несоответствия графикам работы;

Требования по контролю за сверхурочными работами высокие, а последствия несоблюдения процедуры оформления согласно нормам ТК РФ жесткие:

• Административная ответственность
• Трудовые споры
• Репутационные риски

Существующая система ручного учёта рабочего времени отличалась низкой эффективностью и высокой степенью риска: затруднения с мониторингом переработки — из‑за чего накапливались неучтённые сверхурочные часы; несвоевременное выявление нарушений, повышающее вероятность штрафов со стороны трудовой инспекции; значительные затраты трудовых ресурсов на поддержание процесса, отвлекающие персонал от профильных задач. Кроме того, ручной учёт повышал риск несвоевременного оформления обязательных документов (в т. ч. табелей учёта рабочего времени и приказов о привлечении к сверхурочным работам), что могло спровоцировать трудовые споры с сотрудниками.

Всё это, а также предыдущий опыт использования собственного решения HR PRO — в частности, успешного внедрения процесса оформления привлечения к работе в выходные дни — стало главным фактором принятия решения о полномасштабной реализации системы.

Цели и задачи проекта

Бизнес-инициатива нацелена на трансформацию следующих ключевых процессов:

1. Автоматизированный учёт сверхурочных часов

• Внедрение системы автоматической проверки возможности привлечения сотрудников к сверхурочной работе
• Контроль соответствия фактического времени работы с графиком сотрудника
• Автоматическая проверка ограничений по состоянию сотрудника (отпуск, больничный, выходной день)
• Автоматическая идентификация льготных категорий (инвалиды, многодетные родители, работники, имеющие детей инвалидов) и автоматическое уведомление данных категорий о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе

2. Стандартизация процедур учёта

• Единые правила учёта сверхурочных часов для всех компаний Группы, обслуживаемых ОЦО
• Унификация процесса проверки дат привлечения к работе
• Централизованный контроль соблюдения лимитов рабочего времени

3. Интеграция с 1С:ЗУП

• Интеграция из 1С сотрудников, относящихся к льготным категориям
• Автоматическая передача данных о фактических часах работы
• Проверка корректности привлечения сотрудников путем сверки их графиков работы с учетной системой

4. Оптимизация документооборота

• Централизованное хранение документов по учёту сверхурочного времени
• Автоматическое формирование пакета документов

5. Процесс согласования

• Автоматизация проверки возможности привлечения к сверхурочной работе
• Оптимизация маршрута согласования заявки на привлечение к работе сверхурочно, за счет автоматизации проверки корректности привлечения сотрудников
• Автоматический контроль превышения лимитов переработки

Используемые решения и подходы

Directum RX, модуль Делопроизводство; модуль HR Pro, Личный кабинет; 1С:ЗУП.

История проекта

Проект стартовал 15.10.2025, срок выполнения 5 месяцев.

Октябрь-Ноябрь – исследование, описание бизнес-процессов;

Ноябрь-Март – разработка, тестирование, подготовка инструкций и методических материалов;

Март – ОПЭ.

Ключевые этапы:

• проектная инициатива;
• выявление требований;
• описание бизнес-процессов “as-is”, “to-be”;
• agile-разработка;
• тестирование;
• еженедельное демо результата разработки для рабочей группы;
• тестирование членами рабочей группы, тестирование ключевыми пользователями;
• Опытно-промышленная эксплуатация.

Описание процессов

Процесс до изменений

Процесс после автоматизации:

Процесс после автоматизации:

1. Руководитель подразделения/ответственный сотрудник создает заявку в Directum RX, в которой указывает работников, находящихся в его подчинении (для ответственного сотрудника доступ определяется настройками), даты выхода на работу и кол-во часов привлечения:

При сохранении заявки производятся следующие проверки по сотруднику:

• Наличие запланированного отпуска на дату привлечения;
• Проверка корректности привлечения путем сверки с графиком работы и состоянием в учетной системе 1С:ЗУП
• Наличие дублирующих записей в заявке
• Наличие льготы, указывающее на обязательное автоматическое уведомление данной категории работников о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе

2. Далее руководитель подразделения/ответственный сотрудник отправляет оформленную заявку на согласование по регламенту.

В этот момент происходят следующие проверки:

• Превышение 4-х часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год, при этом учитываются фактические часы сверхурочной работы. Если сотрудник дал согласие на работу сверхурочно, но по факту не работал, в заявке, по которой он привлекался, будет указано Состояние=Не работал, и эти часы не будут учитываться для контроля за превышением

• На совпадение дат привлечения сотрудника в других заявках

Регламент согласования определяется автоматически, руководитель подразделения/ответственный не могут изменить выбор.

Участники процесса могут согласовывать заявку как в Directum RX, так и в ЛК HR PRO, что способствует более оперативному согласованию.

3. После согласования и подписания заявки:

•  Создается запись в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно в Состоянии =На подтверждении

• Стартует задача на оформление согласия на привлечение к сверхурочной работе. Работник, указанный в заявке, получает задание в ЛК на оформление согласия. Срок исполнения зависит от того, сколько дней от текущей даты до даты привлечения.

4. Работник указывает размер оплаты из доступных ему значений:

• Первые два часа в полуторном, последующие в двойном. Нельзя указать дату отдыха.
• В одинарном с предоставлением дня отдыха. Дата отдыха обязательна для заполнения. Для даты отдыха автоматизированы следующие проверки:

o Дата отдыха не должна быть равной дате привлечения работника

o Дата отдыха не должна совпадать с датой отдыха, указанной работником ранее в других согласиях

o Дата отдыха не должна попадать в период запланированного/подтвержденного отпуска сотрудника

• Отказ. В случае, если сотрудник не согласен с привлечением его в указанную дату/время, он выбирает отказ.

В случае неисполнения задания в срок, система прекращает задание с результатом Отказ.

5. Текст согласия доступен для прочтения работнику в формате pdf до его подписания. Для работников, относящихся к льготной категории, согласие автоматически формируется по специальному шаблону. Так же после подписания согласия по специальному шаблону автоматически формируется Ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы. Для работников, не относящихся к льготной категории Ознакомление не формируется.

6. Если сотрудник указал дату отдыха, то формируется задание руководителю на согласование этой даты. При открытии задания на редактирование происходит автоматическая проверка даты отдыха с графиком работы и состоянием работника в учетной системе 1С:ЗУП. И если по условию проверки работник не может взять день отдыха, у руководителя в RX или ЛК указана причина, по которой сотрудник не может взять день отдыха и есть только один вариант выполнения задания: отправить на доработку.

7. После завершения задачи по оформлению согласия (и ознакомления для льготных категорий) запись в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно становится в состоянии "Подтвержден", и стартует задача на согласование, подписание и ознакомление с приказом.

Для реализации задачи по согласованию, подписанию и ознакомлению с приказом использовали no-code решение Directum RX.

7. Специалист ОТиЗ регистрирует приказ и отправляет его на согласование, при необходимости указывает дополнительных согласующих перед выполнением своего задания.
8. Так как основное согласование привлечения работников к сверхурочной работе в происходит на этапе согласования заявки, для подписания приказа начальником ОТиЗ (на основании МЧД), приказ подписывает председатель профсоюзной организации и руководитель организации ставит согласующую подпись.
9. Руководитель ОТиЗ подписывает приказ. О завершении подписания автоматически уведомляются участники процесса согласования заявки, запись в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно становится в Состоянии = Приказ.
10. Автоматически стартуют задания на ознакомление с приказом. работникам, которые привлекаются к сверхурочной работе.

         Если сотрудник не ознакомился с приказом в срок - приходит уведомление его руководителю и специалисту ОТиЗ.

         В результате получаем пакет документов по привлечению работка к сверхурочной работе

12. Фоновый процесс ежедневно отбирает записи в справочнике Работа в выходные дни/сверхурочно с Видом привлечения = Работа сверхурочно в состоянии Приказ, Дата выхода <= текущая дата. Стартует задачу с карточкой документа Факт часов (сверхурочная работа) с задание специалисту ОТиЗ. Карточка документа связывается с документом Заявка о привлечении к сверхурочной работе, которая указана в карточке справочника Работа в выходные дни/сверхурочно, типом связи Основание.

После старта задачи в карточках обрабатываемых записей справочника Работа в выходные дни/сверхурочно изменится состояние с Приказ на Обработан для факта.

13. Специалист ОТиЗ заполняет фактические часы и ночные часы работы сверхурочно. При этом происходят следующие проверки:

• Часы фактические+часы ночные не должны превышать часы привлечения
• Часы фактические+Часы ночные проверяются на превышение 4-х часов переработки в течение двух дней подряд и 120 часов в год
• Проверяется состояние и график работы в учетной системе 1С:ЗУП на возможность привлечения в указанную дату

14. После выполнения задания специалистом ОТиЗ в карточку справочника Работа в выходные дни/сверхурочно записываются фактические часы работы. Если по факту сотрудник не работал, то фактические часы равны нулю и состояние карточки справочника Работа в выходные дни/сверхурочно в этом случае изменяется на Не работал.

Реализация на стороне 1С:ЗУП

Описание реализованного функционала в системе 1С:ЗУП по предварительной проверке занятости сотрудников:

1. Через веб‑сервис от RX в систему «1С:Зарплата и управление персоналом» поступает запрос на проверку наличия отклонений рабочего времени сотрудника, к примеру наличие отпуска, а также на определение вида рабочего времени, к примеру явка или выходной день.

На стороне 1С реализован справочник с проверками.

2. Если в системе 1С у сотрудника в этот день зафиксировано отклонение от графика работы (например, отпуск или служебная поездка), либо же по графику работы в этот день указан вид времени, в который нельзя сотрудника привлекать к работе, то система вернёт сообщение — почему в этот день сотруднику нельзя оформить приказ.

Описание реализованного функционала в системе 1С:ЗУП по получению фактически отработанных часов:

1. Через веб‑сервис из RX в систему 1С передаётся фактическое время работы сотрудника.
2. Система 1С получает запрос и проверяет, есть ли уже внесённые данные по сотруднику за указанный день:

Если данные есть: документ в 1С не создаётся, в систему Directum RX возвращается сообщение об ошибке.

Если данных нет: система создаёт проведённый документ «Работа в выходные и праздники» для всех сотрудников из полученного пакета.

3. В комментарии к документу автоматически фиксируются дата и время создания.

4. В документе появляется ссылка для перехода к исходному документу в RX

Трудности и успехи

• Проработка методологии перехода на электронный документооборот вместе со специалистами юридической службы оказалась непростой задачей. Это заняло несколько месяцев из-за необходимости согласовать корректные шаблоны для формирования электронных документов.
• Для снижения объема ручного контроля при обработке документов было важно создать эффективные механизмы автоматической проверки и интеграции с системой 1С:ЗУП. Эта задача осложнялась необходимостью точной настройки процессов интеграции и единообразия подходов к проверке документов.

Какие уроки извлекли из опыта проекта

Благодаря интенсивному взаимодействию и совместной работе над созданием правильных алгоритмов обработки документации, команде удалось разработать точные автоформируемые шаблоны для всех документов, используемых в процессе. Дополнительно были учтены требования Министерства труда и указаны соответствующие классификационные коды Минтруда, что обеспечило полное соблюдение нормативных требований.

Совместно со смежной командой, работающей над развитием системы 1С:ЗУП, была проведена работа по унификации процедур проверки и методов интеграционного взаимодействия. Это позволило значительно сократить количество ошибок и повысить эффективность обработки документов, сведя необходимость ручного вмешательства практически к минимуму.

Лидерство и инновационность

Проект является значимым для всей отрасли и других крупных компаний по следующим причинам:

1. Решение общих отраслевых проблем

Автоматизация оформления сверхурочных работ решает ряд типичных проблем, характерных для многих предприятий российского рынка труда:

• Регулярные ситуации привлечения сотрудников к переработкам требуют эффективного контроля и управления этими процессами.  
• Необходим постоянный мониторинг предельных норм переработки, установленных Трудовым кодексом РФ (не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год).  
• Важно учитывать права определенных категорий работников, которые имеют право отказаться от сверхурочной работы.  
• Несоблюдение процедур оформления ведет к высоким административным рискам, трудовым спорам и ухудшению имиджа компании.

2. Минимизация рисков нарушения закона

Проект позволяет минимизировать риски административного наказания и трудовых споров, возникающих вследствие нарушений требований Трудового кодекса РФ:

• Предотвращение ситуаций, когда сотрудники перерабатывают больше разрешенных законом норм.  
• Исключение возможных конфликтов с сотрудниками, вызванных нарушениями их прав.  
• Сокращение количества штрафов и административных взысканий за неправильное оформление документов.

3. Повышение эффективности бизнеса

Внедрение автоматизированных решений помогает крупным компаниям повысить эффективность внутренних бизнес-процессов:

• Оптимизация рабочего времени сотрудников, сокращение ненужных затрат ресурсов на ручной контроль.  
• Повышение прозрачности учета отработанных часов и снижение риска ошибочного начисления заработной платы.  
• Уменьшение вероятности конфликтных ситуаций внутри коллектива благодаря четкому соблюдению всех законодательных норм.

4. Экономия финансовых и временных ресурсов

Благодаря автоматизации исключается человеческий фактор, снижаются затраты на управление персоналом и документооборот:

• Исключены ошибки, возникающие при ручном учете рабочих часов.  
• Упрощение и ускорение обработки запросов на привлечение к сверхурочной работе.  
• Экономия бюджета компании за счет снижения судебных издержек и выплат компенсаций сотрудникам.

Данный проект важен для всех организаций, сталкивающихся с проблемами контроля сверхурочных работ, поскольку автоматизирует ключевые процессы, снижает юридические и финансовые риски, улучшает взаимодействие с сотрудниками и повышает общую производительность компании.

Результаты. Расчет эффекта

До автоматизации:

• Итого активное среднее время:~135 минут (без учёта накладных ожиданий между этапами)
• Организационный объем - 6 юридических лиц
• Количество заявок/мес - 300 штук
• Кол-во привлекаемых сотрудников - в среднем 3 человека

После автоматизации:

• Итого активное среднее время:~25 минут.
• (300*12*(135-25))/60/8‎ = 825 человеко-дней сокращение трудоемкости по процессу за год.

Планы по развитию проекта

Реализация дашборда для руководителей, позволяющего получать детальную информацию по привлечению сотрудников. Реализация дашборда поспособствует повышению эффективности управления персоналом путём оперативного анализа привлечения персонала, уровня вовлеченности работников и выявления проблемных зон, и улучшение общей производительности организации.

Команда проекта

Участники команды со стороны Заказчика:

Куратор проекта со стороны Заказчика – начальник управления труда и заработной платы (ОТиЗ) Воронкина Марина Александровна

В рабочую группу вошли специалисты ОТиЗ (6 человек).

Их основными задачами были формирование бизнес-требований, тестирование, взаимодействие с ключевыми пользователями разрабатываемого бизнес-решения.

Участники команды со стороны Исполнителя:

Руководитель проекта - Солдатова Ирина;

Аналитик – Волков Геннадий;

Разработчик – Овчаренко Дарья;

Команда 1С:ЗУП:

Куратор проекта – Романенко Светлана Анатольевна;

Аналитик — Жилкина Ольга;

Разработчик — Байкова Александра.

Их задачи: предпроектный анализ, описание процессов “as-is” и “to-be”, разработка ТЗ, настройка, тестирование и сдача решений рабочей группе, оформление инструкций для сотрудников, проведение опытно-промышленной эксплуатации, сопровождение.

Об авторе заявки

Я руковожу проектами по автоматизации бизнес-процессов в HR и документообороте. Для меня кадровые процессы — это не просто набор документов, а основа, на которой строится эффективная и справедливая работа с людьми. Как писал Роберт Рождественский, «всё начинается с любви», и в моей работе эта любовь проявляется в стремлении к порядку и прозрачности, ведь именно с документа начинается доверие между сотрудником и компанией.

В проекте для ПАО «Авиакомпания „ЮТэйр“» я отвечала за управление командой и взаимодействие с заказчиком. Ключевым фактором успеха стала слаженная работа в кросс-функциональном процессе: отличная команда со стороны заказчика, наши специалисты и ИТ-команда 1С работали как единый механизм. Это позволило нам построить бесшовную интеграцию с 1С:ЗУП и реализовать гибкие механизмы контроля лимитов по ТК РФ. Я убеждена: лучшие технологии — те, что работают незаметно, позволяя людям сосредоточиться на главном.