Тезисы по оптимизации бизнес-процессов по документообороту

Опубликовано:
12 февраля 2010 в 10:02
  • 4

У многих наших клиентов есть желание самостоятельно развивать систему, автоматизировать новые бизнес-процессы по документообороту, не прибегая к нашим услугам.

В связи с этим появляются вопросы: «А с чего начать?», «Как правильно сделать?».    

В интернете можно найти массу статей по тому, как оптимизировать бизнес-процессы. Я хочу дать некоторые рекомендации по тому, на что необходимо обратить внимание при построении бизнес-процессов.

1) Прежде всего, начните с построения схем процессов. Не поленитесь! Поднимите все инструкции (если они у вас есть), поговорите с участниками процесса, нарисуйте схему «как есть». Посмотрите, где документ «задерживается», кого  из участников процесса можно исключить и при каких-либо условиях, какие этапы можно распараллелить и т.д. Для построения схем процессов можно использовать специализированные программы, например Business Studio.

2) Упомянула в п. 1, но и хочу выделить в отдельный пункт: замените последовательное согласование на параллельное, там, где это возможно.

3)Постарайтесь сократить круги повторных согласований. Возможно, будет достаточно, чтоб на повторное согласование документ возвращался только тем, кто выдал замечания? А если возьмем во внимание согласование договорных документов, то для типовых договоров можно создать сокращенный маршрут согласования.

4) Автоматизированы должны быть все согласующие, для того, чтобы исключить лишние этапы работы и не затягивать процесс. Бывали такие случаи, когда перед рассмотрением документа одним из руководителей, секретарь (или специально выделенный для этих действий сотрудник подразделения) получает задание, распечатывает документ для руководителя, и после подписания руководителем бумажного документа, подписывает электронный и выполняет задание. Такого делать не нужно!

5) Из пункта 4 вытекает пункт 5. Для того чтоб согласующему было удобно работать и он не сваливал свою работу на секретаря, при работе с заданиями действия пользователя должны быть максимально просты, понятны и удобны. Желательно, для разных процессов сделать действия идентичными.

6) А для того, чтоб у участника процесса не возникало вопросов «И что мне делать с этим непонятным заданием?», напишите удобные и понятные инструкции с картИИИнками.  

7) Порою создание документа занимает много времени. Поэтому соберите все шаблоны, занесите их в систему, настройте автозаполнение полей документа из карточки электронного документа. Потратьте на это время, пользователи оценят.

8) Уже в ходе работы не забывайте оперативно расставлять замещения при отсутствии согласующего сотрудника на рабочем месте.

9) Если в ходе процесса необходимо заносить информацию в учетную систему или получать из учетной системы, настройте синхронизацию для исключения двойного ввода данных.

10) Для удобства работы секретарей, руководителей внедряйте новых возможности, например RapID, DCTS.

Конечно, я перечислила далеко не все рекомендации, а только те, которые на данный момент пришли мне в голову. Поэтому, коллеги, делитесь своим опытом, своими рекомендациями. Может получИться отличная дискуссия!

2
Подписаться

Комментарии

Для ускорения процесса согласования также потребуется максимально гибкая настройка вычисления ролей - исполнителей заданий.

Например, если расходные договоры смотрит один юрист, а доходные договоры - другой, то вместо того, чтобы задание приходило на руководителя юридического департамента, который распределяет работы, система должна автоматически определять нужного исполнителя в зависимости от условий договора: расходная сделка или доходная.

 

Часто, пользователям, которые только начинают работать в системе или просто неуверенным пользователям трудно понять, что же от них требуется при получении задания. В тексте переписки ориентируются плохо или не ориентируются вообще. То есть пришел документ,  а что с ним делать (согласовывать, утверждать, исполнять) непонятно.

В этих случаях я рекомендую прописывать в тему каждого задания те действия которые должен выполнить пользователь (кратко).

Улыбнул пункт 4. У нас именно так и сделано :)

Зачастую, для нормальной автоматизации, приходиться ломать годами устоявшиеся бизнесс-процессы.

Хорошую идею подал Тимур Шайхутдинов, спасибо.

По поводу п. 6 хотелось отметить, что в реальности, даже если заказчик делает инструкции, он их практически никогда не обновляет! 
Мне кажется, в данный пункт следует добавить рекомендацию об обязательной актуализации инструкций в процессе развития системы. (Например, учитывать в регламенте при внесении изменений в процесс).

 

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий