Как эффективно проводить закупки в DIRECTUM?
Бизнес организаций, регулярно осуществляющих закупки, во многом зависит от выбранного поставщика товара, работ или услуги. Чтобы найти поставщика, который предоставит выгодное предложение, и заключить с ним договор, проводится закупочная процедура. На проведение и организацию данной процедуры уходит много рабочего времени, и, как следствие, материальных ресурсов.
Техническое решение DIRECTUM «Управление закупками» 2.0 позволит автоматизировать закупочную деятельность организации, начиная с планирования закупки и заканчивая заключением и исполнением договора.
«Управление закупками» 2.0 – это расширенная и модифицированная версия технического решения «Управление тендерами». Версия предназначена для организаций, чья деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Кроме того, решение подходит и для коммерческих организаций.
В версии 2.0 стало возможным выстроить закупочный процесс по схеме:
Планирование закупки
На этапе планирования подготавливается план закупок. Изначально формируется его первая редакция, в которую заносятся позиции по каждой потребности организации.
При необходимости в системе можно настроить предварительное согласование позиций. В этом случае в редакцию плана смогут попасть только утвержденные позиции.
После наполнения редакции формируется итоговый план закупок.
План согласуется по типовому маршруту «Согласование плана закупок», по завершении которого утвержденный план публикуется вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».
Инициация закупки
Агент рассылки уведомлений по позициям плана закупок напомнит ответственному о необходимости приступить к организации закупочной процедуры. Об остальных этапах закупки не даст забыть Агент рассылки уведомлений по закупкам. К примеру, о рассмотрении предложений, о подведении итогов по закупке или о приближении срока заключения договоров.
На этапе инициации ответственный подготавливает закупочную документацию, проект договора и согласовывает их с вышестоящими лицами. При необходимости средствами модуля «Канцелярия» для руководителя подразделения оформляется служебная записка и утверждается приказ о проведении закупки.
Затем на основании позиций плана закупок создается карточка справочника Закупки.
В карточку добавляются лоты, если закупка создается по нескольким позициям. Для каждого лота прописываются требования и критерии, по которым будут оцениваться предложения закупки.
Для согласования условий закупки удобно использовать сценарий Создание совещания по закупкам. Он запустится только в случае, если приобретена лицензия на модуль «Управление совещаниями и заседаниями».
Из карточки Закупки легко формируется извещение, а затем закупка со всеми связанными документами согласуется по типовому маршруту «Согласование проведения закупки». В ходе маршрута также осуществляется публикация.
Проведение закупки
На этапе проведения закупки поступившие заявки регистрируются в справочнике Заявки на участие в закупках.
Далее процесс проведения закупки выстраивается в рамках типового маршрута «Оценка заявок по закупке». При получении уведомления о необходимости приступить к рассмотрению заявок, ответственный открывает каждую заявку и оценивает ее на соответствие требованиям.
Для более детальной оценки заявок можно подключить экспертов. Они смогут сказать, удовлетворяет ли заявка таким критериям, как цена договора, качество товаров, работ или услуг, квалификация трудовых ресурсов и др.
Для каждого этапа закупки (вскрытие конвертов, рассмотрение заявок, подведение итогов) в системе есть готовые макеты протоколов, что упрощает их подготовку. Эти протоколы публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».
По результатам проведения закупки организация заключает договор с победителем.
Заключение и исполнение условий договора по закупке
Подготовка, согласование и утверждение договора осуществляется средствами модуля «Управление договорами». Решение, в свою очередь, инициирует процедуру заключения договора, отправляет задание ответственному на заполнение договора в карточке Закупки и формирует задачу на публикацию.
Ещё одна новинка – это появление справочника Исполнение договоров по закупкам. Справочник заполняется после того, как все обязательства по договору или отдельному этапу договора выполнены.
Затем информация из карточки справочника Исполнение договоров по закупкам и прочие документы, подтверждающие оплату договора, также публикуются на сайте РФ «Портал закупок». Таким образом завершается закупочная процедура.
Новые компоненты
Ко всему прочему, в техническом решении «Управление закупками» 2.0 добавлены:
- новый тип карточки документа План закупок, соответствующий требованиям Федерального закона №223-ФЗ;
- отчеты, регламентируемые законодательством и публикуемые ежемесячно или ежегодно на сайте «Портал закупок»;
- отчет Сводная таблица по закупкам, предоставляющий все сведения по закупкам. Позволяет определить, из каких лотов состоит закупка, в какие сроки утверждена или опубликована закупка, кто выбран победителем и др.;
- показатели эффективности для оценки объема запланированных или завершенных закупок, для просмотра самых крупных по цене закупок, для анализа состояния закупок и определения просроченных потребностей по закупкам. Показатели формируются с помощью контрольной панели модуля «Управление показателями эффективности».
Ждем ваших пожеланий и отзывов!
Для приобретения решений вы можете обратиться к закрепленному за вашей организацией менеджеру DIRECTUM по телефону +7 (3412)-72-11-00 или поставщику решения в вашем регионе.
Смотрите также:
Немного непонятно как происходит процесс оценки. Правильно ли я поняла, что после регистрации всех заявок пакет документов отправляется на оценку по Типовому Маршруту, где каждый согласующий пишет кто по его оценке является победителем? Специалист отдела закупок разве сам не проводит первичную оценку заявок и выявление потенциальных победителей до отправки ТМ?
Есть ли в решении функционал, позволяющий пройти сокращенную процедуру, то есть в упрощенном виде оформить закупку (скопировать информацию по предыдущей закупке и пройти сокращенное согласование), а также продлить договор, если осуществляется одна и та же закупка ежегодно и с тем же поставщиком? Так называемая пролонгация или продление закупки/договора.
Евгения, по первому вопросу. Для оценки заявок можно воспользоваться типовым маршрутом "Оценка заявок", в рамках которого на первом этапе организатор закупки оценивает заявки по формальным требованиям. Далее заявки прошедшие по формальным требованиям попадают на оценку: первый вариант течения событий, когда для оценки по критериям привлекают экспертов, в этом случае в рамках ТМ создается документ "Экспертная оценка", в котором эксперты оценивают по критериям. Но эксперты не выбирают победителя (они могут повлиять своим отчетом на мнение комиссии по закупкам). Второй вариант, когда эксперты не привлекаются, тогда задание приходит организатору закупки, в рамках которого он должен организовать совещание по выбору победителя, зафиксировать результаты оценки в заявках, заполнить в справочнике закупки победителей для каждого лота, подготовить протокол по подведению итогов. Если в организации принято заочное голосование комиссией по закупкам, то организаций может отправить задачи комиссии, чтобы они оценили заявки. Далее организатор (или секретарь комиссии) сводит оценки и фиксирует их в заявках. Принятие решение о выборе победителе определяется на совещании комиссии по подведению итогов закупки.
Согласно 223-фз договор, можно продлевать ежегодно, путем подписания дополнительных соглашений. Только при одном условии: в Положении о закупках по закупочной деятельности должны быть четко прописаны: возможность пролонгации, ее нормы и порядок, а само положение — утверждено и опубликовано в ЕИС.
В результате подписания дополнительных соглашений, заменяющего нормативную процедуру проведения закупки, можно даже изменять цены и некоторые условия, не проводя при этом новый тендер. Но вся измененная информация должна обязательно публиковаться на ЕИС — только тогда данная процедура будет считаться легитимной, а ее организатор избежит штрафных санкций.
Если же пролонгация положением не предусмотрена, то возможен вариант закупки в последствии способом "Закупка у единственного поставщика". Эта возможность также должна быть зафиксирована в Положении. Закупка у ед. поставщика - более простой способ закупку. В рамках этого процесса уже не будет многих этапов (вскрытие конвертов, рассмотрения заявок). Этот функционал в системе предусмотрен.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий