Как быстро и просто заполнять поля в DirectumRX

Одно из частых действий при работе в системе электронного документооборота – заполнение полей в карточках документов, задач, записей справочников и т.д. В DirectumRX мы стараемся сделать заполнение полей максимально простым, быстрым и удобным. Подробнее о доступных возможностях и будущих изменениях читайте в этой статье.

Заполнение полей в карточках

Рассмотрим ситуацию: вам нужно занести договор в систему и заполнить в карточке информацию об организации, от которой он поступил.

Конечно, чтобы указать организацию, можно ввести ее полное наименование или поискать вручную в соответствующем списке. Но вы можете найти нужное значение гораздо быстрее. Для этого введите в поле часть наименования. Появится выпадающий список со всеми организациями, у которых введенный текст есть в наименовании или в названии населенного пункта. Записи в списке отсортированы по релевантности, а совпадающая часть текста подсвечивается. Осталось только выбрать нужную организацию в списке.

Также быстро вы можете заполнить и другие поля карточки договора. Например, указать сотрудника, который подписал договор, и сотрудника, ответственного за подготовку договора:

Однако, возможно, что при заполнении в списке будет несколько организаций с одинаковым наименованием. В таком случае, чтобы точно указать верное значение, можно использовать ИНН организации. Для этого посмотрите в тексте договора ИНН и введите его в поле для наименования. Таким образом, для договора точно будет указана правильная организация (конечно, при условии, что в системе указан ИНН в карточке соответствующей организации).

Создание новых записей

Если же при заполнении поля вы обнаружили, что подходящей записи нет, то можете создать новую. Сейчас это можно сделать в списке записей, который открывается по кнопке :

В следующей версии, которая выйдет летом 2016 года, появится специальная ссылка для создания записей справочников прямо в выпадающем списке:

При переходе по ссылке будет открываться карточка новой записи. При этом значение, которое вы ввели для поиска записи, автоматически подставится в соответствующее поле новой записи.

Взаимодействие с другими сотрудниками

Предположим, вы создаете задачу для согласования документа с юристом вашей компании, но его фамилию и имя вы не знаете или не помните. Чтобы отправить задачу нужному сотруднику, достаточно в качестве исполнителя ввести название его должности:

Кроме того, уже летом текущего года рядом с именами сотрудников появятся фотографии, так что вы сможете с легкостью определить нужного вам человека при выборе в выпадающем списке. Например, если в компании работает несколько сотрудников с одинаковыми фамилиями, то вам будет совсем просто различать их:

А еще с выходом новой версии станет легче найти сотрудников, с которыми вы взаимодействуете чаще всего: изменится порядок сортировки выпадающего списка, когда в поле не указан текст для поиска записей. Часто используемые вами записи будут располагаться выше всех в списке:

Вы наверняка заметили, что в примерах выше для поиска записей использовалось не только наименование, но и дополнительная информация: ИНН для организаций, должность для сотрудников. Для каждого справочника системы настроена своя информация, по которой подбираются записи вдобавок к наименованию.

Ждем ваших пожеланий и предложений по повышению удобства работы с системой DirectumRX.