Как быстро и просто заполнять поля в DirectumRX

Опубликовано:
2 марта 2016 в 11:15
  • 6

Одно из частых действий при работе в системе электронного документооборота – заполнение полей в карточках документов, задач, записей справочников и т.д. В DirectumRX мы стараемся сделать заполнение полей максимально простым, быстрым и удобным. Подробнее о доступных возможностях и будущих изменениях читайте в этой статье.

Заполнение полей в карточках

Рассмотрим ситуацию: вам нужно занести договор в систему и заполнить в карточке информацию об организации, от которой он поступил.

Конечно, чтобы указать организацию, можно ввести ее полное наименование или поискать вручную в соответствующем списке. Но вы можете найти нужное значение гораздо быстрее. Для этого введите в поле часть наименования. Появится выпадающий список со всеми организациями, у которых введенный текст есть в наименовании или в названии населенного пункта. Записи в списке отсортированы по релевантности, а совпадающая часть текста подсвечивается. Осталось только выбрать нужную организацию в списке.

Также быстро вы можете заполнить и другие поля карточки договора. Например, указать сотрудника, который подписал договор, и сотрудника, ответственного за подготовку договора:

Однако, возможно, что при заполнении в списке будет несколько организаций с одинаковым наименованием. В таком случае, чтобы точно указать верное значение, можно использовать ИНН организации. Для этого посмотрите в тексте договора ИНН и введите его в поле для наименования. Таким образом, для договора точно будет указана правильная организация (конечно, при условии, что в системе указан ИНН в карточке соответствующей организации).

Создание новых записей

Если же при заполнении поля вы обнаружили, что подходящей записи нет, то можете создать новую. Сейчас это можно сделать в списке записей, который открывается по кнопке :

В следующей версии, которая выйдет летом 2016 года, появится специальная ссылка для создания записей справочников прямо в выпадающем списке:

При переходе по ссылке будет открываться карточка новой записи. При этом значение, которое вы ввели для поиска записи, автоматически подставится в соответствующее поле новой записи.

Взаимодействие с другими сотрудниками

Предположим, вы создаете задачу для согласования документа с юристом вашей компании, но его фамилию и имя вы не знаете или не помните. Чтобы отправить задачу нужному сотруднику, достаточно в качестве исполнителя ввести название его должности:

Кроме того, уже летом текущего года рядом с именами сотрудников появятся фотографии, так что вы сможете с легкостью определить нужного вам человека при выборе в выпадающем списке. Например, если в компании работает несколько сотрудников с одинаковыми фамилиями, то вам будет совсем просто различать их:

А еще с выходом новой версии станет легче найти сотрудников, с которыми вы взаимодействуете чаще всего: изменится порядок сортировки выпадающего списка, когда в поле не указан текст для поиска записей. Часто используемые вами записи будут располагаться выше всех в списке:

Прежняя сортировка:

Новая сортировка:

Вы наверняка заметили, что в примерах выше для поиска записей использовалось не только наименование, но и дополнительная информация: ИНН для организаций, должность для сотрудников. Для каждого справочника системы настроена своя информация, по которой подбираются записи вдобавок к наименованию.

Ждем ваших пожеланий и предложений по повышению удобства работы с системой DirectumRX.

 

 

19
Подписаться

Комментарии

"изменится порядок сортировки выпадающего списка, часто используемые вами записи будут располагаться выше всех в списке"
Пример не совсем удачный видимо. На изображении, пользователь хочет найти исполнителя на "А", а система предлагает ему в первую очередь пользователя, ну уж никак на "А" не начинающегося. Предположим ведётся бурная переписка с 7 пользователями, ежедневно, и пришло задание создать задачу на пользователя с которым не контактируем, и по первой букве система выдаст нам всех тех с кем мы до этого общались? просто из за того что где то в их ФИО или в должности  (не в первой позиции даже) имеется эта буква, сочетание букв. 

Конечно пользователи вряд ли с таким столкнуться, но думаю что этот момент организован не совсем правильно.

Надо пробовать. В телефоне удобно, когда подсказывает в подстановке именно часто используемые слова, а не просто похожие.

результаты подбора в лукапах - ну просто ноухау для 2016 года, новый виток развития дружественного интерфейса!

 

Александр, спасибо вам за указание на неточность. Действительно, пример был не удачным, поправила его в статье. Кроме того, как вы можете заметить на новом скриншоте, часто используемые записи будут визуально выделяться в списке, так что с остальными записями их не перепутать.

"Предположим, вы создаете задачу для согласования документа с юристом вашей компании, но его фамилию и имя вы не знаете или не помните."

Если сотрудников с данной должностью больше десятка, сколько будет показано в выпадающем списке? И если они как-то выборочно попадут, то по какому критерию будет отбор?

Аналогичный вопрос про часто используемые контакты - сколько максимально в списке может быть?

Евгения, покажутся все сотрудники с данной должностью. Вверху списка будут сотрудники, с которыми вы чаще работаете, на релевантность также влияет в каком месте должности найден введенный текст (например если найден сначала слова, то такие записи будут выше) и ряд других факторов. 

При задании значения свойства без ввода части фамилии/должности/... (то есть выбором из всех значений) показывается до восьми часто используемых контактов. Это сделано, чтобы частые контакты не заняли неоправданно много места в списке значений. При вводе части фамилии/должности/... ограничений нет, покажутся все подходящие значения, при этом наиболее подходящие будут сверху.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий