Мобильность в плюс: На совещании
Вторая статья цикла «Мобильность в плюс» (если не читали первый материал о доступе к контенту вне офиса — исправляйтесь!) будет о том, как мобильное ECM-приложение поможет в проведении совещаний и участии в них. Согласитесь, вопрос актуален, в среднем сотрудник компании может проводить на рабочих встречах до 2,5 часов в день, плюс нужно еще готовить совещания и подводить их итоги…
В общем, читайте, как мы оптимизировали процесс.
Как было
Для организации встречи отправляю приглашение в Outlook, вкладываю ссылки на документы DIRECTUM. Один из документов потребуется на совещании, остальные – к сведению. Итого нужно распечатать 5 копий объемом по 2 страницы. Повезло, что документ маленький, а календарь Outlook напомнит, что приближается время встречи и пора бежать к принтеру. В противном случае пришлось бы в спешке распечатывать множество материалов.
Совещание началось. Обсуждаем тему, разбираем материалы (опять же хорошо, что всего 2 страницы, было бы больше – потерялись бы в распечатках). Понадобилась информация из того самого дополнительного документа, который был в повестке, и распечатки которого под рукой нет. Что ж, придется принимать решение без учета той информации. Повезло, если в переговорке есть компьютер, можно прийти заранее и открыть нужные документы, но это плюс 5-10 минут рабочего времени.
Обсуждение завершено, решения приняты, нужно зафиксировать в протоколе и разослать участникам на согласование. Записи на доске нужно сфотографировать на камеру смартфона, скинуть фотографию на рабочий компьютер, продублировать записи с фото и из блокнота в протоколе совещания в DIRECTUM и после этого отправить на согласование. Главное – ничего не забыть, пока идешь на рабочее место и решаешь срочные вопросы, накопившиеся у коллег за время твоего отсутствия.
Как работаем сейчас
Неудивительно, что являясь частью команды разработки мобильных приложений, в повседневной работе я, как и многие мои коллеги, активно использую DIRECTUM Jazz. Рассмотрим, как меняется последовательность действий, на примере совещания по составу новой версии мобильного приложения.
Этап распечатки материалов исключаю. Или печатаю максимум 1 копию проекта концепции, чтобы прямо на совещании ее «дорисовывать», поскольку у остальных участников проект перед глазами на мобильных устройствах. Иногда не распечатываю ничего, вношу изменения в документ в Jazz прямо во время обсуждения, если позволяет регламент встречи.
Дополнительный плюс: на совещании рассматриваем гарантированно актуальный проект, даже если за 3 минуты до собрания кто-то внес в него правки, ведь мы обращаемся к документу прямо в системе. Итого при подготовке ко встрече мне достаточно отправить приглашение в Outlook или DIRECTUM. Способ организации для мобильного не важен: при работе с корпоративным календарем Jazz может открыть ссылку из внешнего приложения, например концепцию версии из встречи. А если совещания ведутся в DIRECTUM, то посмотреть повестку и материалы можно из задачи на согласование совещания.
На самом совещании тоже все под рукой, материалы можно открыть:
Приведу пример: часто при обсуждении состава новой версии требуется общая концепция развития приложений на текущий год. Этот документ размещен у меня в папке «Личные», и я периодически к нему обращаюсь в ходе обсуждений, освобождая голову для более важной оперативной информации.
Также во время совещания появляется возможность ставить задачи-назначения. Обсуждаем состав работ, исполнителей, сроки выполнения и сразу отправляем в работу, не дожидаясь возвращения на рабочее место.
Завершающий шаг – оформление протокола. Создавать документ и набирать текст на мобильном конечно не очень удобно. Но есть другое преимущество: записи с доски можно сфотографировать, вставить в протокол и отправить на согласование вместе с протоколом или даже вместо него. Бывают совещания с «удаленными» коллегами, например в другом городе, которые записываются на диктофон. В этом случае в Jazz можно создать документ из файла и сохранить его в системе, пропуская дополнительные шаги переноса файла с мобильного телефона на компьютер, а с компьютера в DIRECTUM.
***
В этой статье мы затронули тему создания контента с помощью приложения, в следующей – разовьем этот вопрос и продемонстрируем пример работы с контрагентами.
Интересный подход и сценарий использования.
Можно взять себе на заметку, что иногда можно не расходовать лишнюю бумагу.
А мне стало любопытно другое, неужели у всех, кто пользуется мобильными устройствам на совещании, как минимум фаблеты или сейчас у каждого по корпоративному планшету? Или же, превознемогая все неудобства, люди пытаются рассматривать документы на совещании с 3.5-5.5" дюймовых экранов?
Николай, лично у меня совершенно обычный смартфон HTC, 4.3", и мне его хватает, чтобы на совещании открыть документ и посмотреть в нем нужную информацию без "превозмогания неудобств" :) Редактировать, соглашусь, неудобно. А вот читать, пользуясь зумом или просто при альбомной ориентации устройства - вполне.
у меня samsung 5.5 и документ приятнее смотреть на нем чем с проектора (если показывать никому другому не надо, только сам следишь), а заметки с совещания пишу в evernote стилусом от руки, т.к. блокнот всегда забываю взять, опять же доску всегда можно сфоткать. Если совещания идут одно за другим то очень помогает легко переключаться и быть уверенным что все сохранено с предыдущего, и подготовлено к следующему и потом легко доступно уже на PC
вот чего не хватает, так это возможности быстро расшарить документ с одного устройства на другое чтобы показать остальным
интерактивный столик бы не помешал ;)
Всё зависит от формата совещания. В моей практике на совещании рассматриваются вопросы, а не сами документы. Коллективного чтения документов не проводится, для рассмотрения документов есть другие процессы.
Как правило, с документами ознакамливаются до совещания. На самом совещание проходит процесс обсуждения вопросов с периодическим обращениям к документам для информации. Именно этот пример и приведён в статье.
В случае с презентацией, необходимость в проекторе никто не отменял, при этом обращение к документам по теме по прежнему актуально.
Если этот сценарий работы так удобен, то почему бы не сделать для него специальную поддержку на уровне приложения?
Например, если система обнаружит, что подходит срок совещания, в котором я участвую, то она бы вывела окно с предложением открыть обсуждаемый на совещании документ.
А вот по поводу возможности расшарить документ на мобильные устройства других участников совещания - мысль вообще супер.
Я думаю, при желании это можно организовать с помощью сторонних приложений, а можно попробовать и в Jazz встроить такую функцию, наверно. Что скажут товарищи, ответственные за мобильное направление?
Петр, а каким образом оно в итоге попадает на PC?
EverNote ведь сам не поддерживает сохранение в DIRECTUM.
И фотку с доски тоже надо руками переносить в систему...
фотку доски - сразу новым документом в джазе, заметки с эвернота автоматически уходят на сервис, на PC побогаче клиент, их в DIRECTUM не надо, там мои личные записи
Да, предложения хорошие, скажу больше, всё это есть в беклогах приложений. Но о реализации по ка рано говорить, как минимум нужна потребность в этом и в других компаниях.
Jazz умеет создавать документы шарингом из других приложений (например создать документ из вложения в письмо).
Но если говорить конкретно про Evernote, то он шарит не документ или текст, он передает ссылку на запись. В этом случае да - не получится парой кликов сохранить документом в DIRECTUM.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий