Новая версия DirectumRX 2.6 – готовое решение для электронного обмена документами

Компания DIRECTUM объявляет о выпуске версии DirectumRX 2.6. Финансовый архив, расширение возможностей обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами, автоматизация работы с доверенностями, проработанная интеграция с 1С и развитие средств администрирования – новая версия DirectumRX обеспечивает готовую инфраструктуру межкорпоративного обмена.

Финансовый архив

Новый модуль «Финансовый архив» обеспечивает централизованное и надежное хранение договорных и финансово-хозяйственных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.). Также модуль позволяет оперативно подготовиться к налоговым и аудиторским проверкам, быстро найти документы по различным критериям, контролировать полноту и целостность архива.

Модуль представляет собой единый архив электронных и бумажных документов. В него заносятся:

• документы, поступившие от контрагентов через сервисы обмена;
• финансово-хозяйственные документы, которые вы формируете в учетной системе 1C и отправляете контрагентам через сервис обмена. А благодаря интеграции с 1С данные о договорах и дополнительных соглашениях синхронизируются из учетной системы в архив DirectumRX и обратно;
• бумажные документы в виде скан-копий.

Подготовка к налоговым проверкам

Вы можете оперативно подготовить комплекты документов для предоставления в контролирующие органы. Для этого достаточно задать параметры и в два клика выгрузить все необходимые документы. При этом документы выгрузятся в том формате, в котором их нужно предоставить на проверку.

Поиск по архиву

В архиве вы можете искать документы, формировать подборки по заданным критериям (тип документа, контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.

Контроль полноты архива

С помощью списков нового модуля «Отсутствуют скан-копии» и «Ожидают подписания» вы можете контролировать полноту и целостность финансового архива организации:

• обеспечивать занесение скан-копий документов в систему;
• отслеживать подписание электронных документов.

Поддержка работы с формализованными документами

DirectumRX расширяет возможности межкорпоративного обмена. Теперь система позволяет работать с формализованными документами, которые созданы в электронном виде по формату, утвержденному ФНС и предназначенному для передачи через сервисы.

Также реализована поддержка новых форматов документов, утвержденных приказом ФНС России: «Документ о передаче товаров», «Документ о передаче результатов работ», «Универсальный передаточный документ». Они вступают в силу с 1 июля 2017 года, заменяя ранее утвержденные форматы актов выполненных работ и товарных накладных (ТОРГ-12).

Формализованные документы, полученные из сервисов обмена, автоматически помещаются в финансовый архив и поступают на обработку ответственному сотруднику:

Для документов формируется карточка с заполненными данными (сумма, номер, дата, информация о корректировках и т.д.), создается версия, импортируются электронные подписи.

Помимо этого, для формализованных документов реализована возможность заполнения дополнительных сведений о приемке товаров или услуг (информации покупателя или заказчика), а также подписание и отправка ответа контрагенту через сервис.

Формализованные документы хранятся в формате XML, а чтобы их было удобно просматривать и распечатывать конвертируются в PDF. Также для подтверждения подлинности документа на последнюю страницу добавляется штамп с информацией об электронных подписях.

Доверенности

В новой версии доступно создание доверенностей – добавлены тип документа и шаблон.

На основании доверенностей администратор может настроить для сотрудников право подписи документов. Также данные о доверенности используются при подписании финансово-хозяйственных документов, которые получены от контрагентов через сервисы обмена.

С помощью реестра вы легко найдете нужную доверенность по статусу, сроку действия или по сотруднику, которому она выдана.

Мобильные решения

Теперь в DIRECTUM Solo и DIRECTUM Jazz можно просматривать и подписывать формализованные документы.

Кроме этого, в новом DIRECTUM Solo для iOS руководители могут при создании задач вкладывать во вложения сопутствующие документы, задания или записи справочников. Также реализован просмотр карточек записей справочников и документов, работа со ссылками на объекты, открытие документов в полноэкранном режиме.

Подробнее обо всех новинках мобильных решений мы расскажем в отдельной новости.

Интеграция с 1С

Обновлен механизм интеграции с 1С. Теперь при импорте и экспорте данных в DirectumRX и 1С создаются действующие записи договоров, контрагентов, контактных лиц, банков и валют, а все обязательные поля в карточках заполняются автоматически.

Настроить синхронизацию можно с помощью поставки конфигурации, которая доступна для систем «1С:Предприятие 8.3» с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 3.0». Поставка позволяет из 1С открывать записи контрагентов, договоров и финансово-хозяйственных документов DirectumRX.

Также повышена стабильность работы интеграции, а настройка в целом стала проще. Например, все параметры синхронизации данных объединены в одном файле _Settings.xml.

Подробнее см в разделе справки «Интеграция с 1С».

Фоновые процессы

Появился встроенный механизм фоновых процессов. Процессы используются для автоматического выполнения работ по заданному расписанию: для рассылки уведомлений о завершении сроков действия договоров, автоматической выдачи прав доступа на документы и т.д. Администратор может настраивать и отслеживать выполнение процессов, включать или отключать их, настраивать расписание запуска.

А также…

При создании документа теперь доступна автоматическая выдача прав всем нужным сотрудникам, подразделениям, нашим организациям, группам или ролям. Для этого администратору достаточно настроить правила выдачи прав на документы. Например, на просмотр всех договорных документов сотрудникам юридического отдела.

А в справке, помимо описания новых возможностей, появились видеоролики «Обработка входящих сообщений» и «Отправка документов». Они помогут вам разобраться в процессе обмена документами с контрагентами через сервисы обмена электронными юридически значимыми документами.

Кроме того, информация из инструкции по установке и настройке интеграции с 1С, а также из инструкции по установке и настройке агента синхронизации с Active Directory перенесена в справку. Больше не нужно искать информацию в разных документах, теперь все настройки в одном месте.

* * *

Подробнее о новинках версии также читайте в последующих статьях и в документе «Изменения DirectumRX 2.6» на сайте поддержки support.directum.ru.

Попробуйте сами и оцените все возможности новой версии DirectumRX в бесплатном демодоступе.