Опыт наведения порядка в справочнике «Организации»

Мое знакомство с DIRECTUM началось с его внедрения своими силами в организации. На тот момент я не имел опыта работы с системой и поэтому начал осваивать систему «по ходу дела».  Одной из больших ошибок, которые я допустил в начале внедрения, это было предоставления всем работникам право на создание и изменение записей в справочнике «Организации».  Поначалу справочник был пуст и в день могли добавлять до 50 различных контрагентов. Впоследствии данная цифра стала уменьшаться.

Через месяц работы я понял, что в справочнике был полный беспорядок. Было множество организаций с одинаковыми названиями, где-то писалось название в кавычках, где-то без , где-то была организационная форма, где-то не было ее и т.д. Поэтому я быстро забрал права на добавление и на изменение справочника, и стал сам его пополнять по мере необходимости.

А чтобы делопроизводители и менеджеры имели возможность меня уведомить, сделал кнопочки, на карточках в справочниках, при нажатии на которых им необходимо заполнить два обязательных поля и мне отправлялась задача по типовому маршруту, с вложением карточки, в которой необходимо было указать организацию.

Одно из полей - это ИНН. Оно является обязательным для заполнения. Чтобы избежать ошибок при вводе ИНН, в скрипте сделал проверку валидности ИНН по контрольным цифрам и по длине ИНН. Это позволило избежать опечаток и недопонимания в последствии.

Далее встал вопрос об очистке справочника, и в этом мне помогла статья Прикладной сценарий «Удаление дублирующихся записей справочника». Сам сценарий немного доработал и произвел замену всех использующихся записей. Хочу сразу сказать, что на эти действия ушло достаточно много времени, потому что каждую запись приходилось анализировать и принимать решение о том стоит ли ее заменять. При этом часто приходилось уточнять какую именно организацию хотели указать делопроизводители или менеджеры.

В организации взяли за правило писать организационно правовую форму после названия организации и без кавычек в названии организации. К этому новшеству быстро привыкли, и как показала практика - так удобнее. Еще одно правило - это писать номера стационарных телефонов всегда с кодом города, что позволяет избежать путаницы в будущем.

Еще один момент, который стоит учитывать - это Индивидуальные предприниматели.  Чуть позже мы проработали юридические и организационные аспекты и приняли решение приравнивать их к организациям и не хранить явных персональных данных.

Время шло, организаций становилось все больше, и я задумался, как упростить заполнение справочника, хоть организаций было и не слишком много как в начале, но постоянно лезть на официальный сайт «Налоговой», чтобы посмотреть наименование и юридический адрес  занимало много времени, учитывая, что я был системным администратором, а не юристом и делопроизводителем. Сам сайт «Налоговой» позволяет пользоваться его API, но за денежку, причем далеко немаленькую. Такой вариант меня не устраивал и я наткнулся на сервис «DaData», но, к сожалению, у сервиса проблемы с актуальностью данных. Хотя для первоначального наполнения этого было достаточно и время по заполнению карточки экономилось существенно. Потом менеджеры перепроверяют данные при формировании договоров.

Недавно на Club увидел идею интеграции с сервисом «ОГРН.Онлайн», что собственно сподвигло меня найти время и переделать решение на данный сервис. Конечно, это не официальный сайт «Налоговой», но работать с ним проще, чем с «DaData». Код я приложил ниже, кому интересно могут посмотреть и прикрутить к себе. Сразу скажу, что данное решение тоже не является самым лучшим, но упрощает заполнение справочника.

Теперь в справочнике все организации заполнены, исключен вариант дублирования, потому что всем организациям обязательно присвоен ИНН и ОГРН, а также заполнены остальные части карточки. От себя еще хочу добавить, что если необходим порядок в данном справочнике, то заполнять его следует одному-двум лицам в организации, которые будут следить, чтобы не было повторений и чтобы все данные были заполнены.

На текущий момент справочник уже имеет чуть более двух тысяч записей.

Карточка справочника немного дополнена. Так она выглядит сейчас:

(Скрипт для заполнения) ОГРН.ОНЛАЙН.rar (2,23 Кб)

Отправка уведомления.rar (2,46 Кб)