В третьей статье цикла «Мобильность в плюс» сфокусируемся на процессах создания документа и отправке его в работу, когда деятельность сотрудников компании подразумевает разъездной характер работы, и вопрос об эффективности взаимодействия стоит наиболее остро.

Как было

Рассмотрим пример одного из наших клиентов. Организация занимается покупкой недвижимости. Часть сотрудников находится на выездах для осмотра объектов и заключения договоров. Менеджер:

1. На выезде делает осмотр объекта, фотографирует его.
2. Возвращается в офис, заносит фотографию в систему, создает проект договора и отправляет его на согласование.

Задание может вернуться на доработку, если нужно уточнить какие-либо детали, и здесь возникает проблема: придется либо заполнять по памяти, либо связываться с текущим владельцем здания, так как с объекта уже успел уехать (вполне возможно, что здание находится в другом городе).

При этом все чаще стали возникать ситуации, когда покупка должна быть организована срочно, и менеджерам приходится отправлять фото объектов электронной почтой, чтобы ускорить процедуру. Такой способ согласования неудобен и неэффективен: нет возможности организовать привычный бизнес-процесс компании, документ может потеряться или уйти не туда. Перед руководством компании встала задача – реализовать возможность занесения документов в систему и отправку их на согласование вне офиса.

Варианты и особенности реализации

Чтобы обеспечить оперативность процесса, предложена следующая схема:

1. Менеджер фотографирует объект с помощью мобильного устройства, заносит в систему на месте, не возвращаясь в офис.
2. Создает проект договора из шаблона.
3. Отправляет документы на согласование.
4. Организуется купля-продажа (отдельным процессом).

Есть несколько вариантов доступа с мобильных устройств: веб-доступ и мобильное приложение.

Веб-доступ – хорошее решение, тем более мобильная версия, адаптированная под touch-интерфейсы. Но есть значительное ограничение – необходим постоянный доступ к интернету.

Основное преимущество приложения DIRECTUM Jazz перед веб-доступом – поддержка режима offline, что делает работу более быстрой и комфортной. Jazz не перегружен функциями desktop-клиента, но для решения поставленной задачи в нем есть все, что необходимо.

Выбор сделан. Однако перед тем, как приступить к реализации, нужно было учесть одну особенность Jazz: приложение умеет создавать документы только одного вида, в котором не должно быть обязательных реквизитов, кроме наименования. Рекомендуется использовать тип карточки электронного документа (ТКЭД) «Прочие документы».

Необходимый в нашем случае ТКЭД «Договорные документы» имеет свой набор полей, отличающийся от прочих документов. Здесь снова видится два варианта: добавить вычисления в карточку, либо доработать типовой маршрут, по которому документ будет отправляться.

Jazz – решение универсальное, и пользоваться им в организации планировали не только менеджеры отдела продаж, но и сотрудники, чей принцип работы отличается от сценария, описанного выше. А значит, настроить решение под одну конкретную задачу было бы некорректным.

С другой стороны, то, что при создании документа нужно указать только его наименование, устраивало всех, так как это упрощает процесс и минимизирует время, затрачиваемое на занесение документов в систему. Так что для ТКЭД мы оставили значение по умолчанию «Прочие документы» и вычисления делать не стали.

Что касается доработки типового маршрута, в системе DIRECTUM нужно сделать следующую настройку:

• при старте задачи на согласование запросить параметры для заполнения обязательных реквизитов ТКЭД (категория и предмет договора, наименование контрагента) и данные для старта процесса согласования (список согласующих и срок согласования, фотография объекта);
• преобразовать вид и тип проекта договора, созданного в Jazz: из прочих в договорные документы;
• отправить документы по типовому маршруту «Согласование договорных документов».

Таким образом, мы не изменили стандартный маршрут, так как он может использоваться другими сотрудниками компании, а сделали небольшую «надстройку» для работы в мобильном приложении. Для пользователя же все останется по-прежнему: при старте задачи на согласование приложение запросит нужные параметры.

Как стало

На реализацию предложенного решения ушло два дня. Теперь менеджеру на выезде нужно совершить всего два действия:

1. Создать два документа в DIRECTUM Jazz: с камеры и из шаблона.
2. Отправить их на согласование по типовому маршруту для договорных документов:          

Цель ускорить и упростить процедуру достигнута. А кроме решения главной задачи сотрудниками компании были отмечены и другие возможности, например быстрое занесение в систему документов, пришедших по почте.

***

В первых двух публикациях мы рассказывали об удобстве доступе к корпоративной информации вне офиса и мобильной работе на совещаниях для широкого круга работников компании. Далее продемонстрируем, как наши клиенты оптимизируют работу руководителей с помощью мобильных.