Мобильность в плюс: Работа руководителя с входящими документами

В первой части цикла «Мобильность в плюс» мы рассмотрели, как применять мобильные приложения в повседневной работе рядовых сотрудников компании. Теперь предлагаем сфокусироваться на работе руководителей.

Основные задачи руководителей: рассмотрение входящих документов и вынесение резолюций по ним, согласование исходящих и внутренних документов, контроль над деятельностью компании. Начнем с процесса рассмотрения входящих писем.

Когда руководитель работает только с бумажными документами

Явление довольно распространенное, и за примерами далеко ходить не нужно. Один из случаев: консервативный руководитель одного из органов местной власти, который не привык работать на компьютере. Личный помощник руководителя каждый раз после регистрации входящего письма в системе DIRECTUM распечатывает его и приносит руководителю на стол для рассмотрения. Руководитель прямо на документе пишет резолюцию, после чего помощник переносит ее в систему и отправляет на исполнение.

Так при разработке приложения у нас появилось требование – дать возможность писать на документе, без ввода текста с клавиатуры.

Потребности руководителя при рассмотрении документов были сформулированы следующим образом:

1. Быстро сориентироваться, сколько документов пришло на рассмотрение.
2. Оценить ситуацию по текущему документу, для чего посмотреть текст и подготовленную резолюцию.
3. Вынести решение:
   1. Утвердить подготовленный проект резолюции.
   2. Скорректировать резолюцию и вернуть помощнику на доработку.

Работа в мобильном приложении

Рассмотрим на примере приложения DIRECTUM Solo для Android, ориентированного на удобство работы руководителей.

Для использования мобильного приложения у клиента потребовалось доработать типовой маршрут «Рассмотрение документа» так, чтобы после выбора варианта Вынесена резолюция задача всегда возвращалась помощнику. Требуется это в случае, если губернатор вынес решение с помощью графического комментария – помощнику нужно перенести эту графическую резолюцию в карточку поручения системы DIRECTUM, и уже после этого отправить на исполнение. Настройка довольно простая.

Как это выглядит на планшете:

1. Первое, что видит руководитель – сколько новых документов пришло ему на рассмотрение: 

​        

​      

2. При открытии задания на рассмотрение руководитель сразу видит подготовленный проект резолюции. Знакомится с резолюцией. Если по документу раньше уже велись работы (например это ответ на исходящее письмо), то требуется посмотреть историю работы. Для этого можно перейти к дереву поручений по кнопке Перейти к поручениям. Знакомится с текстом письма. Нажатие на кнопку  скроет панель с информацией по заданию (развернуть обратно можно по той же кнопке).

3. Далее возможны два варианта:
   1. Руководитель согласен с подготовленным проектом резолюции – в этом случае он разворачивает панель и нажимает на кнопку Вынесена резолюция.
   2. Руководитель принял другое решение по документу.

При работе с привычным бумажным письмом резолюция была бы вынесена ручкой на полях. В Solo есть аналог ручки – инструмент "Маркер" на панели рецензирования. Например, руководитель не согласен с исполнителем поручения:

После этого выбирается тот же вариант Вынесена резолюция.

В системе DIRECTUM создастся новая версия письма в формате .PDF с комментарием губернатора, а помощнику придет задание на занесение рукописной резолюции в карточку справочника и отправку на исполнение.

В итоге нам удалось сохранить привычный стиль работы губернатора, заменив стопку бумаг на стильный планшет, при этом упростили работу и помощнику. Стоит ли говорить, что и процессы в DIRECTUM стали протекать быстрее? Одна небольшая доработка системы DIRECTUM полностью оправдала себя.