DirectumRX 2.4 повышает эффективность и удобство вашей работы

Компания DIRECTUM объявляет о выпуске версии DirectumRX 2.4.

Разделение потоков входящих заданий и исходящих задач, новые графические виджеты, модуль «Проекты», развитие средств администрирования – это и многое другое повысит удобство ежедневной работы в DirectumRX.

Личная и корпоративная эффективность

С новой версией системы вы можете привести дела в порядок, сократить время на отслеживание и выполнение однотипных заданий, концентрироваться на важных задачах.

Задачи и задания теперь автоматически распределяются по папкам с потоками работ. Например, если руководителю нужно подписать несколько документов, достаточно зайти в подпапку «На подписание» и выполнить все задания, не нужно вручную искать их в общем списке входящих. А с помощью виджетов «Мои задания» и «Задания и задачи» можно оценить свою загрузку и определить срочные задания. Подробнее о приемах работы с папками потоков и виджетами для разбора входящих заданий смотрите в видеоролике.

Набор папок потоков и виджетов для каждого сотрудника зависит от его роли в компании. Например, у рядового сотрудника есть папки для заданий на согласование, на исполнение и на доработку.

На графических виджетах вы увидите наглядную информацию по заданиям, документам, исполнительской дисциплине и загрузке сотрудников. С их помощью в один клик можно перейти к анализу показателей в отчете или на панели «Мониторинг и анализ»:

Порядок в проектах

Новый модуль «Проекты» подходит для организаций, которые ведут внутренние или небольшие внешние проекты: инвестиционные, маркетинговые, PR-акции, социологические исследования и т.д.

Модуль позволяет управлять проектом на всех его стадиях – от инициации и планирования до закрытия и помещения в архив:

• ведение единого реестра проектов компании;
• создание проектных документов с использованием специальных шаблонов;
• автоматическое разграничение прав доступа;
• согласование и утверждение документов по регламентам;
• контроль исполнения работ по проекту с помощью постановки задач и выдачи поручений;
• оценка и анализ проектной деятельности.

Новые возможности для удобной работы

Связи документов. Создавайте связанные документы прямо на закладке «Связи» в карточках документов. Например, в карточке договора вы можете создать дополнительное соглашение, акт к договору, сопроводительное письмо. Также можно в один клик добавить приложение к любому документу.

Установить связь между документами из системы можно и по ссылке Добавить:

Еще вариант – связывать документы перетаскиванием. При этом связываемый документ может быть уже занесен в систему, создан локально на компьютере или получен по электронной почте.

Настройка типов связей документов также расширена. Администратор может сделать связь доступной только для определенных типов документов. Например, чтобы связью Ответное письмо можно было связывать только входящие и исходящие документы. В результате сотруднику будет проще выбрать, как связать документы.

Быстрое заполнение полей. Как ранее обещалось в статье, теперь в выпадающих списках отображаются фотографии сотрудников, при заполнении полей часто используемые записи отображаются выше всех в списке для выбора, а если подходящей записи нет, то можно тут же создать новую.

Банковские реквизиты. Теперь в системе хранятся сведения о банках, где открыты счета контрагентов и с которыми взаимодействует компания. Кроме того, при создании договоров из шаблонов не нужно вручную вводить данные о банке и расчетном счете. Банковские реквизиты заполняются автоматически.

Печать конвертов. При отправке документов по почте формируйте бланки конвертов прямо в DirectumRX и печатайте их на бумажных конвертах. Система также поможет подготовить реестр почтовых отправлений, в котором будут автоматически заполняться данные об адресатах.

Развитие средств администрирования

Версии правил согласования позволят администратору изменять маршруты согласования документов, по которым уже есть стартованные задачи.

Например, изменился регламент согласования приказов и в маршрут нужно добавить этап согласования с дополнительными сотрудниками. Для этого необходимо создать новую версию (черновик) существующего правила согласования, отредактировать схему, добавив соответствующий этап согласования, а после сделать версию правила действующей.

Задачи, которые были стартованы по прежней версии правила, продолжат работу, пока не будут завершены, а в новых задачах будет использоваться уже новая версия. Пользователи для создания задач на согласование по регламенту смогут выбирать только действующие правила.

Найти все созданные версии правила согласования можно по кнопке Показать версии правила в его карточке:

Интеграция с Active Directory. Для компаний, в которых используется служба Active Directory, есть возможность импорта данных о подразделениях, сотрудниках и их учетных записях из домена в систему DirectumRX.

Импортируйте объекты Active Directory в систему простым перетаскиванием.

Система сообщит, с каким результатом завершился импорт, и если возникли ошибки, подскажет, как можно их решить.

А с помощью регулярного запуска агента синхронизации изменений Active Directory данные в DirectumRX всегда будут в актуальном состоянии, например:

• карточка сотрудника обновится при изменении информации о сотруднике в Active Directory;

• в системе создадутся записи для сотрудников, которые добавлены в Active Directory в синхронизированные подразделения.

Работа с Microsoft SQL Server Express

Для работы DirectumRX 2.4 может использоваться бесплатная версия Microsoft SQL Server Express. Ограничение объема базы данных в данной редакции не вызовет затруднений, поскольку тексты документов будут храниться в файловом хранилище, а все остальные данные – в базе данных.

Если же используется Microsoft SQL Server других редакций, то при установке системы также можно настроить хранение данных в файловом хранилище, например, если необходимо хранить большое количество документов (десятки миллионов).

Оцените новые возможности

Запросите бесплатный доступ к демо-стенду, чтобы лично оценить все возможности DirectumRX 2.4 на примере своих бизнес-задач.

Подробнее о новинках версии вы сможете узнать в следующих статьях, а также в документе «Изменения DirectumRX 2.4» на сайте поддержки.