Обновление DIRECTUM: повлиять на решение может каждый!

Каждая организация до начала внедрения СЭД ставит перед системой определенные цели и задачи, стремясь оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность своей работы.  Допустим, успешно завершилось внедрение DIRECTUM, процессы в организации устоялись, администраторы расслабились, и пользователи подобрели. Все отлично, и все довольны. А что дальше? На этом все?

Мы живем в динамично развивающемся мире и должны ему соответствовать, следить за изменениями и успевать за ними. В современных компаниях происходит масса изменений: старые процессы оптимизируются, появляются новые; малые компании становятся средними, средние – крупными, а в крупных компаниях выделяются филиалы. Адаптация новых процессов и их дальнейшее развитие неразрывно связано с обновлением СЭД. Почему? Потому что именно новые версии DIRECTUM несут в себе новые возможности для Вас, кем бы Вы ни были: пользователем, администратором, разработчиком или руководителем. Хотите автоматизировать работу со служебными записками? Обновитесь! Хотите работать с мобильных устройств? Обновитесь! Хотите раскраску справочников? Ну... Вы поняли:)

Как правило, у каждого сотрудника, работающего в системе, есть своя точка зрения на необходимость обновления системы: кто-то «за», кто-то «против», кому-то все равно, а многие даже не знают о такой возможности. В этой статье я предлагаю рассмотреть необходимость обновления DIRECTUM с разных сторон: в зависимости от Вашей роли в компании.

Вы – пользователь

Зачем Вам новая версия DIRECTUM?

Удобство работы пользователей – одна из важнейших задач, стоящих перед компанией DIRECTUM при разработке системы. В новых версиях учитываются и реализуются пожелания – появление ленты, раскраска записей справочников, уменьшение количества операций, окон и полей, дружественный интерфейс, система обучения – все для Вас! И если Вам это интересно, голосуйте за обновление DIRECTUM!

Где Вы можете посмотреть описание новой версии DIRECTUM?

Для начала здесь или в справке DIRECTUM. Если любите смотреть видео, используйте официальный сайт компании DIRECTUM. А еще можно запросить информацию по изменениям у закрепленного менеджера DIRECTUM для всестороннего изучения. Контакты менеджера наверняка есть у вашего администратора, а если нет, позвоните в компанию DIRECTUM, представьтесь, и Вам обязательно помогут!

Как Вам уговорить коллег обновить DIRECTUM?

При общении с администратором делайте упор на то, что многие пожелания Ваши и коллег закроются обновлением версии. Зачастую у пользователей в ходе работы возникают требования и пожелания к системе, о которых администратор в курсе, и думает о том, как можно эти пожелания реализовать. В случае обновления версии администратору не нужно придумывать, каким образом настроить/дописать систему, достаточно будет обновить ее согласно инструкции.

Если речь идет о коллегах-пользователях, расскажите им о возможностях, которые они получат с переходом на новую версию. К примеру, в карточке РКК новой версии DIRECTUM требуется заполнять меньше полей, а значит, сократится время на обработку корреспонденции.

Кстати, озвучивать свои пожелания можно не только администратору вашей организации, но и вендору напрямую. Прочитайте о том, как это можно сделать в статье, и обращайтесь!

А если новая версия нам не понравится?

Проведем аналогию с ремонтом квартиры. Изначально даже мысль о ремонте вызывает головную боль и неприятие, а почему? Потому что объем работ большой, появляются новые затраты, а эффект на этапе планирования трудно представить. Также и с обновлением системы – сотрудники к работе в системе уже привыкли, что-то менять не хочется, новая версия кажется неудобной, и возможно, нелогичной. Но дело того стоит: после завершения ремонта квартира становится уютной и родной, как и DIRECTUM через некоторое время после обновления.

Чтобы минимизировать дискомфорт перехода к обновленной системе, мы рекомендуем ведущим пользователям принимать участие в тестировании новой версии. В этом случае у Вас будет время, чтобы привыкнуть к новому интерфейсу, логике системы и механизму работы в ней. И чем чаще в вашей компании будет обновляться версия DIRECTUM, тем проще Вы будете адаптироваться к изменениям.

Вы – администратор

Зачем трогать? Работает же!

Кому, как не администратору знать, что обновление ПО – общепринятая практика? Обновляется стороннее ПО, учетные системы, обновляется «железо», и обеспечение работоспособности и интеграции с новыми версиями достигается за счет обновления DIRECTUM. Да, процесс конвертации трудоемкий и, скорее всего, ляжет на Ваши плечи. Однако, стоит учесть, что тысячи компаний проходят через этот процесс успешно, справитесь и Вы! Компания DIRECTUM, со своей стороны, предлагает различные варианты помощи в обновлении: начиная от подробных инструкций по конвертации и статьями об обновлении DIRECTUM и заканчивая максимальным участием специалистов DIRECTUM в обновлении системы.

Не знаете, с чего начать? Статьи Натальи Соколовой Вам в помощь: Обновление DIRECTUM на новую версию. Подготовительный этап. Первые вопросы и ответы на них, Рекомендации по процессу обновления системы DIRECTUM у крупных заказчиков.

Помните и о том, что в новых версиях, бывают изменения, касающиеся администрирования и настройки системы. К примеру, возможность настройки через обложку обеспечит быстрый и удобный доступ ко всем настройкам системы и позволит быстрее сориентироваться, какие установки нужно задать для каждого модуля, компоненты или сервера. А если Вы еще и разработчик, то возможности работы с прикладными диалогами наверняка Вас заинтересуют.

Пользователи против! Как их убедить?

Во-первых, обеспечить пользователей материалами о новой версии. Как правило, пользователи бывают не в курсе ситуации, т.к. не общаются с вендором/партнером напрямую, поэтому они могут и не знать о возможностях новой версии. Во-вторых, акцентировать внимание на изменениях, которые напрямую связаны с работой пользователей: Вы ведь наверняка в курсе их «хотелок». В-третьих, при Вашем желании, закрепленный за вашей компанией менеджер, может организовать проведение демонстрации, в ходе которой покажет наиболее значимые изменения.

Дело осталось за малым – убедить Руководство.

Для руководителя важны 2 фактора: какие средства он вложит, и что в результате получит. И с тем и с другим Вам может помочь закрепленный менеджер: расскажет о том, какие потребуются трудозатраты, и подготовит коммерческое предложение с аргументацией необходимости обновления.

Вы – руководитель

Какое еще обновление?

Система DIRECTUM в Вашей компании внедрена, а это значит, что Вы, как минимум, заинтересованы в повышении эффективности работы в Вашей компании. Ваш бизнес развивается, развиваются процессы, а вместе с ними и DIRECTUM.

Если Вы работаете в системе, обязательно ознакомьтесь с новинками DIRECTUM, которые помогут работать более эффективно и Вам, и Вашим подчиненным. К примеру, автоматическое подписание документов при их согласовании сэкономит Ваше время, отчеты модуля «Управление показателями эффективности» порадуют обновленным интерфейсом и быстродействием, а использование веб-доступа поможет подключить к работе филиалы и откомандированных сотрудников.

Если Вы не работаете в DIRECTUM, что ж, присоединяйтесь! Получите возможность контролировать работу компании, где бы Вы ни находились. Вступайте в ряды пользователей, и работайте с мобильных приложений, ведь в новых версиях это стало возможным!

Думаю, информации для размышления достаточно, и пока компания DIRECTUM готовит к выходу DIRECTUM 5.3, предлагаю начать планировать конвертацию:)

P.S. И пожелание от всех специалистов DIRECTUM напоследок: всегда. Всегда!! ВСЕГДА!!! Конвертируйте сначала тестовую базу и только после тестирования конвертации, обновляйте рабочую. Можно сказать так: «Семь раз протестируй, один раз обнови продуктив».