DirectumRX 2.4. Новые виджеты для повышения эффективности бизнес-процессов компании

Повышение эффективности бизнес-процессов компании предполагает непрерывный контроль и своевременный анализ работы сотрудников для выработки корректирующих мер. С этой целью в системе DirectumRX 2.4 разработаны новые графические виджеты. Они позволяют оперативно получать сводную информацию о личной и корпоративной эффективности работы в системе и быстро перейти к более детальному анализу.

Таким образом, область виджетов стала более информативной и может использоваться в качестве инструмента для контроля за текущей ситуацией в компании. К примеру, так область виджетов выглядела в предыдущей версии системы:

а так она выглядит в версии DirectumRX 2.4:

Рассмотрим подробнее некоторые из новых виджетов, позволяющие контролировать эффективность бизнес-процессов компании.

Эффективность работы

Исполнительская дисциплина – показатель эффективности, который отражает, насколько своевременно сотрудник выполняет полученные задания.

Виджет «Исполнительская дисциплина» предназначен для оперативного мониторинга выполнения заданий в срок. Отличной исполнительской дисциплиной можно считать значение выше 90%, а хорошей – выше 70%. Низкие значения говорят о том, что большая часть заданий в срок не выполняется. В зависимости от значения показателя цвет виджета изменяется:

С помощью этого виджета:

• любой сотрудник сможет узнать значение своей исполнительской дисциплины;
• руководитель подразделения сможет узнать значение исполнительской дисциплины подразделения;
• руководитель высшего звена и его помощник смогут узнать общее значение исполнительской дисциплины в целом по компании.

Еще два новых виджета позволят руководителям оперативно выявлять сотрудников и подразделения с минимальными значениями исполнительской дисциплины:

Чтобы понять, на основе каких заданий получилось то или иное значение, из виджетов можно быстро перейти в окно «Коэффициент исполнительской дисциплины» панели «Мониторинг и анализ» с детальной информацией по исполнительской дисциплине сотрудников. Подробнее о работе с панелью рассказано в статье.

Загрузка сотрудников – показатель, позволяющий найти сотрудников, которые участвуют в большом количестве процессов и не справляются с нагрузкой. Для определения самых загруженных сотрудников и подразделений также предназначены свои виджеты:

В виджетах загрузка отображается как отношение заданий, выполненных с нарушением срока (красная часть), к заданиям, выполненным в срок (зеленая часть). У наиболее загруженных сотрудников и подразделений, которые не успевают своевременно выполнять свои задания, большое общее количество заданий сочетается с большим количеством заданий, выполненных с нарушением срока.

Для определения того, какие именно задания в срок не выполняются, необходимо нажать на столбец гистограммы, соответствующий нужному сотруднику или подразделению. Откроется окно «Сотрудники с высокой загрузкой за период» панели «Мониторинг и анализ» с подробной информацией по заданиям сотрудника или подразделения в разрезе типов задач.

Динамика работы с заданиями позволяет оценить, насколько активно сотрудники используют систему, а также отслеживать динамику исполнения заданий в срок.

Нормальным является неизменное значение или рост заданий в работе (синяя линия) и небольшое количество просроченных заданий (красная линия).

Анализ графика в виджете позволяет увидеть проблемные ситуации:

• уменьшается количество создаваемых заданий – признак того, что сотрудники перестают пользоваться системой;
• сотрудники не выполняют задания в срок. Отображается в виде приближения красной линии к синей. Означает, что сотрудники не справляются со своими обязанностями, сроки заданий слишком оптимистичны или сотрудники перестают пользоваться системой и задания остаются невыполненными.

Поняв, какие есть проблемы с выполнением заданий, можно найти причины и принять необходимые организационные меры.

Динамика создания документов

Еще один новый виджет позволит сотрудникам, ответственным за эксплуатацию системы, отслеживать динамику создания документов и определить часто создаваемые типы документов.

На основе данных в виджете можно:

• выявить уменьшение количества создаваемых документов – признак того, что сотрудники перестают использовать систему;
• оценить соотношение количества простых и «типизированных» документов. Например, определить, что сотрудники предпочитают использовать простые документы и работают в обход регламентов. В этом случае рекомендуется проанализировать причины и при необходимости выработать корректирующие организационные меры.

Исполнение поручений в срок

Информация о своевременном выполнении поручений помогает выявить проблемы с их исполнением. Для мониторинга показателя исполнения поручений в срок за последние три месяца предназначен отдельный виджет:

С его помощью:

• руководитель высшего звена и его помощник смогут проследить изменение процента исполнения поручений по всей компании;
• руководитель высшего звена сможет проследить изменение процента исполнения поручений, которые он выдал лично.

Это далеко не все виджеты, которые появились в системе DirectumRX 2.4. Вы можете узнать подробнее обо всех новых виджетах в справке, а также лично оценить их работу, запросив доступ к демостенду.