Наводим порядок в документах по проектам вместе с DirectumRX

В ходе проекта создается множество документов: отчеты, акты, финансовые документы, техническая документация и т.д. Организация хранения документов и доступа к ним в соответствии с конфиденциальностью данных – залог эффективного и качественного выполнения работ по проекту. Для этого в DirectumRX 2.4 появился модуль «Проекты», о котором пойдет речь в этой статье.

Новый модуль предназначен для организаций, которые ведут внутренние проекты, но проектная деятельность для них не профильная. Например, это могут быть инвестиционные проекты, проекты по внутреннему развитию, управление деятельностью организации через проекты и т.д.

Давайте посмотрим, как работать с модулем «Проекты» на примере юридической компании.

Предположим, мы ведем проект по проведению правовой экспертизы земельного участка по запросу клиента. В ходе такого проекта необходимы документы для:

• изучения правового статуса и всех аспектов владения участком;
• изучения всех сделок, затрагивающих права на участок;
• анализа судебных споров, которые могут повлиять на права на участок;
• подготовки и предоставления клиенту результатов проведения экспертизы.

При этом оформляемые финансовые документы должны быть доступны только ограниченному кругу лиц.

Как мы видим, подобный проект подразумевает работу с большим количеством документов. Посмотрим, как новый модуль поможет организовать и упорядочить работу с ними. Начнем с настроек, которые выполняет руководитель или администратор проекта.

Создаем проект

Прежде всего, заведем в DirectumRX карточку проекта. Занесем в нее всю основную информацию о проекте:

К слову, если вы ответственны сразу за несколько проектов, следить за ними, контролировать сроки и процент выполнения работ удобно в реестре проектов.

Настраиваем команду проекта

Далее настроим команду проекта, чтобы права на документы автоматически выдавались сотрудникам, которые будут работать по проекту. Для этого в карточке проекта перейдем на закладку «Участники».

Сотрудники, добавленные в команду как участники, смогут связывать созданные документы с данным проектом и просматривать остальные документы по проекту. Добавим в участники юриста, который будет проводить экспертизу, и его помощника.

Наблюдатели будут иметь права на просмотр документов по проекту. В список наблюдателей входит внутренний заказчик проекта. Также добавим наблюдателем учредителя юридической компании, который курирует проект.

Руководитель проекта и администратор проекта добавляются в состав команды сразу после создания карточки проекта. Они обладают полными правами на документы и папки проекта.

Подробнее о том, как изменять состав команды, см. в справке.

Также нам нужно ограничить права на просмотр финансовых документов для участников и наблюдателей проекта. Для этого в карточках видов необходимых документов запретим выдавать права участникам проекта. В результате финансовые документы автоматически станут доступны только руководителю проекта. В дальнейшем нужным сотрудникам права можно выдать вручную.

Организуем хранение документов

После создания карточки проекта в проводнике системы автоматически создается папка проекта:

В дальнейшем все документы по проекту будут автоматически помещаться в эту папку и храниться в одном месте.

Поскольку документов будет достаточно много, работать с ними в одной общей папке не удобно. Добавим подпапки, чтобы структурировать документы, упростить их размещение и облегчить поиск:

Для настройки подпапок откроем закладку «Папки» в карточке проекта. На ней укажем документы каких видов в какую подпапку будут помещаться. В нашем случае настройки будут выглядеть следующим образом:

Теперь документы по проекту сразу после создания будут автоматически размещаться в соответствующих подпапках и не потеряются:

Мы закончили с настройкой, а теперь посмотрим, как будут работать сотрудники.

Работаем с документами по проектам

Работая по проекту, участники создают необходимые документы. В карточке документа они указывают проект, к которому относится документ:

Созданные документы автоматически раскладываются по соответствующим подпапкам. Права доступа к документам будут автоматически назначаться сотрудникам, которые входят в состав команды проекта, в соответствии с ролью в проекте.

Кроме того, для полноценной работы по проекту можно использовать всю функциональность DirectumRX по согласованию и утверждению документов, постановке задач и контролю исполнения поручений.

Подробнее о возможностях нового модуля для поддержки проектного документооборота вы сможете узнать в справке. А информация о приобретении модуля доступна на официальном сайте. Не пропустите следующие статьи о новинках DirectumRX 2.4.