Федеративный поиск DIRECTUM – ищем в нескольких системах сразу
Если ваша организация использует несколько систем DIRECTUM (например, каждый филиал пользуется отдельной системой DIRECTUM, или каждая система используется для определенных бизнес-задач: одна – для финансовой документации, другая – для проектно-сметной документации), тогда вам однозначно будет полезен федеративный поиск. Пользователи, работающие в нескольких системах DIRECTUM, смогут легко найти документы и задачи из разных систем. Причем поиск возможен в территориально распределенных системах DIRECTUM версии 5.0 и выше, в том числе в файловых хранилищах.
Руководитель сможет проконтролировать ход согласования входящего документа в дочерней организации, главный бухгалтер – найти первичные документы для аудита в базах «дочек», менеджер по продажам – найти все договоры по контрагенту во всех «дочках» для подготовки к переговорам, а также задачи, в которые они вложены.
Как настроить?
Для входа на сайт удобно использовать сквозную Windows-аутентификацию. Также мы предусмотрели вход по логину-паролю и посредством внешнего провайдера Active Directory Federation Services.
Администратор определяет состав систем, в которых возможен поиск. Также из этого состава выбирает системы, которые будут полезны большинству пользователей и отображаться у всех пользователей при входе на сайт.
К слову, настройка доступна через центр администрирования служб DIRECTUM, о котором рассказывали в предыдущей статье.
Федеративный поиск уже готов к работе.
При желании модифицируйте стандартные поиски по документам и задачам и настраивайте свои, например, по договорным документам.
Администратор может настроить критерии поиска, критерии сортировки результатов поиска, а также информацию об объекте и формат, по которому строится название объекта в результатах поиска.
Модификации выполняются в конфигурационных файлах сайта федеративного поиска и сайтов веб-доступа.
СОВЕТ: Чтобы пользователи могли быстро перейти к поиску, настройте запуск сайта федеративного поиска с корпоративного портала организации.
Как пользоваться?
Пользователь заходит на сайт федеративного поиска и выбирает, что (документы или задачи) и где (в каких системах) будет искать, после чего задает критерии поиска.
На сайте пользователь увидит системы, настроенные администратором. Если в текущий момент поиск в какой-то из настроенных систем не нужен, достаточно снять флажок
.
Если нет нужной системы, ее можно добавить из списка систем, настроенного администратором. Если, наоборот, есть системы, в которых вы мало работаете или не работаете совсем, удалите их со своей страницы поиска.
Для удобства при задании критериев поиска пользуйтесь предопределенными значениями Я, Сегодня, Завтра и т.п.
Не обязательно дожидаться, когда поиск выполнится во всех выбранных системах. Если в какой-то системе поиск уже завершен, вы можете посмотреть результаты. При этом поиск по другим системам продолжится.
Результаты поиска выдаются с учетом ваших прав доступа:
Если
найдено много объектов, то быстро найти среди них нужный поможет сортировка или фильтрация по системам:
Если по каким-то причинам поиск в системе не удался (например, не получен ответ от системы, или произошел сбой аутентификации), вы будете предупреждены о случившемся: рядом с названием соответствующей системы появится сообщение.
Из результатов поиска можно сразу открыть интересующий объект и продолжить работу с ним в веб-клиенте. Документы открываются в режиме предпросмотра.
СОВЕТ:
Если вы часто ищете объекты по одним критериям, сохраните страницу с результатами поиска в закладки браузера.
Делитесь результатами поиска с коллегами, передав им URL-адрес страницы сайта. Перейдя по ссылке, они увидят только те объекты, на которые есть права доступа, и только в тех системах, в которых успешно аутентифицировались.
А теперь кратко продемонстрируем работу с федеративным поиском:
***
Оцените новый инструмент поиска!
Добрый день. Подскажите, есть две базы на поставке Standart, так как Федеративный поиск доступен только для Enterprise, то нужно делать переход на другую поставку для двух баз, или достаточно одной закупить и пользоваться только из одной системы данным инструментом?
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий