Канцелярия в DIRECTUM 5.3: проще и лучше

Основная цель доработок – предоставить каждому пользователю удобный и компактный инструмент для выполнения основных рабочих функций. Новинки модуля, вкупе с управляемыми папками, помогут упростить и ускорить рассмотрение и исполнение документов как в десктоп-, так и в веб-клиенте.

Убрать лишнее

В модуле «Канцелярия» работают пользователи, выполняющие разные роли: делопроизводители, руководители и их помощники, контролеры и простые исполнители. У каждого из них свои обязанности: делопроизводителю нужно регистрировать документы, руководителю – оперативно их рассматривать и принимать решения, контролеру – следить за исполнением поручений. Широкий спектр функций системы обеспечивается работой с различными объектами: документами, справочниками, задачами и заданиями.

Как сделать так, чтобы пользователи успешно выполняли свои функции в системе, и в то же время не путались в многочисленных объектах и выполняли действия в минимальное количество кликов?

Очевидный выход: организовать для каждого пользователя «рабочее место в системе», дать ему удобный инструмент для выполнения своих обязанностей. Какой это будет инструмент – зависит от роли в системе.

С регистрационно-контрольной карточкой теперь работает только делопроизводитель, с карточкой поручения – контролер по срокам, в отдельных случаях – контролер по существу. Остальные пользователи работают с привычным интерфейсом задач и заданий. Расскажем подробнее о некоторых ролях.

Если вы – руководитель, вы работаете с заданием на рассмотрение документа. Задание легко найти во входящих, оно попадет в управляемую папку «На рассмотрение». В тексте задания – основные регистрационные данные документа. Во вложении – только документ, по которому ведется работа. На ленте – все необходимые кнопки:

СОВЕТ: Если нужно выдать поручение, не связанное ни с каким документом, используйте ссылку Создать поручение на обложке модуля.

Если вы – исполнитель поручения, вы работаете с заданием на исполнение поручения. В тексте задания – основная информация о поручении, например, содержание и срок. Во вложениях – документ, по которому ведется работа, и никаких дополнительных карточек справочников. На ленте – все необходимые кнопки.

Легко понять, что вы подключили к работам других исполнителей. Задание, по которому отправлена подзадача, отметится значком .

Если вы – контролер по срокам, вы работаете со справочником Поручения. На ленте справочника – все необходимые действия, например, кнопка  Напомнить о сроке:

Исправить ошибку

Разработан механизм корректировки и прекращения поручений, отправленных в работу. Пример: вы отправили поручение на исполнение и поняли, что неверно задали срок или указали не всех исполнителей. Другой пример: поручение потеряло актуальность с тех пор, как было выдано.

Если раньше для исправления ошибки пришлось бы прекращать задачу, создавать новое поручение и производить ряд манипуляций в старом поручении, то теперь исправить ошибку можно в пару кликов.

Если вы – автор поручения, используйте карточку задачи:

Если вы – контролер поручения, используйте карточку поручения:

После корректировки поручения задания на исполнение исходного поручения прекратятся, а исполнители получат задания на исполнение нового поручения.

Еще одна новинка: после отправки поручения в работу поля карточки поручения заблокируются. Если вы автор или контролер, вы сможете скорректировать или прекратить поручение. Кроме того, вам будут доступны поля Отчет и Дата исполнения для указания результата выполнения работ неавтоматизированными исполнителями. Остальные пользователи не смогут случайно или намеренно изменить информацию по поручению.

Аналогичным образом можно корректировать и прекращать поручения в веб-клиенте. Например, из карточки задачи на исполнение поручения:

Отследить ход работ

В версии 5.3 преобразилось дерево поручений. Используйте его, чтобы узнать текущий статус исполнения поручения и связанных с ним поручений:

Как было:

Как стало:

Дерево стало компактнее – по умолчанию подробная информация о поручении свернута, и ее можно развернуть.

Поручения фильтруются по статусу исполнения. Например, скройте прекращенные и выполненные поручения, чтобы посмотреть, работа по каким поручениям еще не завершена:

С помощью дерева легко «выловить» поручения с нарушением срока исполнения – дата таких поручений выделится красным, если поручение сейчас находится в работе или на контроле. Можно отобразить и Только просроченные поручения.

Дерево поручений доступно всем участникам работ по исполнению поручения. Каждый участник откроет его удобным для себя способом: автор поручения – по ссылке в задаче, исполнитель и контролер по существу – по кнопке в задании, а контролер исполнительской дисциплины – на закладке «Контроль» карточки поручения.

Дерево поручений, как и остальные новинки модуля, работает и в веб-модуле «Канцелярия».

СОВЕТ: Чтобы узнать подробности, посмотрите видеоролик «Контроль исполнения поручений».

Что получилось?

В результате пользователь может:

1. Легко получить доступ к информации, которая нужна для выполнения конкретной задачи, не отвлекаясь на «ненужные» объекты.
2. Выполнить все необходимые действия в одном месте, не «блуждая» по системе в поисках нужного объекта и совершив при этом минимум кликов.
3. Наглядно оценить текущую ситуацию по выполнению работ по документу.

На этом новинки не заканчиваются, следите за новостями! Ждем вопросов и комментариев.