Управляем входящими и исходящими в DIRECTUM 5.3

В крупных организациях ключевые сотрудники: руководители и их секретари, делопроизводители, вовлечены во множество бизнес-процессов. Это рассмотрение документов, исполнение поручений вышестоящих руководителей, согласование различных документов. Пользователям важно держать работы под контролем, быстро ориентироваться в заданиях, требующих оперативной реакции.

Пользователь может сам настроить для себя рабочее место, но, как правило, это делают администраторы. Причины в том, что при настройке важно понимать внутреннюю логику, заложенную в функционал системы, а также обеспечить реализацию общих принципов работы всех пользователей.

Новые возможности DIRECTUM 5.3 упрощают администраторам настройку системы и делают взаимодействие пользователей с системой более прозрачным.

Разделяем потоки

Теперь при настройке бизнес-процессов можно разделить все задания и задачи на потоки со схожими функциями. Администратор при настройке бизнес-процесса:

1. Настраивает типовой маршрут.
2. Определяет участников и роли.
3. Настраивает управляемую папку.

В результате автоматизированный процесс будет проще поддерживать:

• при изменении самого бизнес-процесса – добавили/удалили/изменили этап типового маршрута, при этом администратор корректирует управляемую папку, и пользователи могут работать дальше;
• при изменениях внутри организации – например, смена должности, замещение, увольнение сотрудника.

В DIRECTUM 5.3 для настройки разделения потоков используется новый справочник «Управляемые папки»:

Настройка папок выполняется централизованно. Администратор может использовать стандартные управляемые папки или создать свои папки, задать их критерии и распространить на пользователей или группы пользователей со схожими обязанностями.

За счет управляемых папок сокращается трудоемкость настройки и поддержки системы. Администратору не нужно настраивать папки поиска для каждого пользователя в отдельности.

Раньше пользователи настраивали свое рабочее место – проводник системы, каждый по своему или вовсе не настраивали. Теперь появилась возможность распространить среди сотрудников эффективные практики работы с задачами и заданиями.

У пользователя управляемые папки появятся в проводнике автоматически после входа в систему:

Число непрочитанных заданий обновляется автоматически при получении задания.

Пользователи могут сами отключить или включить обратно настроенные для них управляемые папки: в десктоп-клиенте в контекстном меню папок Входящие и Исходящие и в настройках веб-клиента.

Не отображаем подпапки

Если в папке много вложенных папок, то они занимают полезное место в списке объектов. Теперь подпапки можно не отображать и сэкономить место для объектов системы:

Администратор может настроить, в каких типах папок по умолчанию должны отображаться вложенные папки, а в каких нет, например, чтобы вложенные папки не мешали в папках с задачами и заданиями.

Пользователи могут изменить настройку отображения подпапок, нажав на кнопку  Папки в списке на ленте проводника в десктоп и веб-клиенте.

Настраиваем автоочистку

После распространения управляемых папок задачи и задания разделяются на потоки. Управляемые папки представляют собой папки поиска, поэтому в папках Входящие и Исходящие накапливаются ссылки на уже выполненные задания и задачи. Для их своевременного удаления администратор централизованно для всех пользователей настраивает автоочистку папок:

Параметры, заданные администратором, не затронут пользователей, настроивших автоочистку самостоятельно. При необходимости пользователь сам может изменить типовые настройки автоочистки в параметрах проводника.

Рекомендуем заранее предупреждать пользователей о включении автоочистки.

Видим делегированные задания

Часто в работе возникают ситуации, когда нам нужно запросить мнение других сотрудников или делегировать задания. Ранее в проводнике не выделялись задания, к которым пользователь отправил подзадачу, например, для выполнения работ другими сотрудниками.

Теперь задания, по которым отправлены подзадачи, отмечаются значком , и их легко «выловить» из общего списка входящих:

• в десктоп-клиенте:

• в веб-клиенте

Например, если у вас настроена управляемая папка «На исполнение», в ней можно легко увидеть задания, к выполнению которых подключены другие сотрудники.

В веб-клиенте входящие задания можно искать и фильтровать по признаку «Есть подзадачи в работе»:

Используйте управляемые папки и повышайте эффективность работы пользователей в системе DIRECTUM 5.3. Ждем ваших комментариев!