Основные составляющие успешного самостоятельного внедрения DirectumRX

В статье хочу затронуть тему самостоятельного внедрения DirectumRX, так как достаточно часто заказчики, понимая, что система проста и понятна, выбирают данную схему внедрения. Но, как показывает практика, не всегда внедрение доходит до логического завершения. Рассмотрим факторы успешного внедрения.

Участники проекта

Самым важным участником является ответственный за внедрение, поэтому к выбору данного сотрудника необходимо подходить осознанно. На него возлагается большинство задач, начиная с организации работы сотрудников, заканчивая принятием решения о завершении внедрения. При выборе сотрудника нужно учесть, обладает ли он достаточными полномочиями для решения организационных вопросов, связанных с реализацией проекта. Если нет, то необходимо его наделить ими, документально зафиксировать и довести это до всех сотрудников.

Каким должен быть ответственный за внедрение? Какой идеальный образ?

Если в компании большое количество пользователей, и мы понимаем, что вопросов по системе будет много, то рекомендуется выделить сотрудника ответственного за консультации. Возможно, даже нескольких, поделив между ними зоны ответственности. Сотрудник может быть выделен из ИТ-службы или иного специализированного подразделения, занимающегося внутренней оптимизацией процессов. В обязанности ответственного будет входить: консультирование рядовых пользователей на всех этапах внедрения, обеспечение развития системы и централизованного сбора пожеланий к системе в процессе ее эксплуатации.

Конечно, не обойтись и без выделенного администратора системы, который выполняет техническую поддержку, прикладную настройку и администрирование системы. Нужно понимать, что поддержка внедрения становится его приоритетной задачей. Возможно понадобится перераспределить его обязанности между сотрудниками ИТ-службы, максимально освободив от прочих работ.

На небольших и средних предприятиях при внедрении системы DirectumRX функции ответственного за внедрение администратора системы и ответственного за консультации может выполнять один сотрудник. В этом случае сокращаются временные затраты на обеспечение взаимодействия между сотрудником заказчика и службой поддержки DIRECTUM, уменьшается риск «глухих телефонов» и т.д. На данную роль подходят как сотрудники, выделенные из ИТ-отдела, так и молодые активные руководители автоматизируемых подразделений.

Не всегда ответственный за внедрение может единолично принять решение (например, по оптимизации бизнес-процессов, по методическим вопросам), поэтому рекомендуется с первых же дней проекта определить рабочую группу, собрав ее из числа наиболее заинтересованных сотрудников, экспертов предметных областей, знающих потребности предприятия и способных решать возникающие сложности и вопросы. Обычно это руководители автоматизируемых подразделений или их заместители.

Помимо принятия организационных и методических решений, рабочая группа выдвигает требования и пожелания к системе, расставляет приоритеты по ним, осуществляет приемку работ. Специалисты, которые входят в рабочую группу, должны быть инициативными, конструктивными и иметь достаточно времени для участия в проекте. Состав группы может меняться в рамках проекта, если тот поделен на этапы (в зависимости от внедряемого функционала).

Заинтересованное и активное руководство

Внедрение будет проходить легче и максимально эффективнее, если сотрудники будут чувствовать заинтересованность руководства в проекте и контроль с его стороны. На многих предприятиях, к сожалению, самым действенным остается метод «кнута и пряника». «Пряник» – это как материальная, так и нематериальная мотивация руководителя. «Кнут» – выговоры, штрафы, лишение премии.

Хорошей мотивацией для всех сотрудников является работа руководства в системе: выдача поручений в электронном виде, согласование документов, контроль исполнительской дисциплины и отказ от рассмотрения документов на бумаге.

В последнее время руководители компаний, где самостоятельно внедряется DirectumRX, стали активно использовать отчеты по контролю исполнительской дисциплины, на основании которых принимаются соответствующие меры. Был пример, когда сотрудники до полугода игнорировали и не выполняли задания, пока руководитель не начал контролировать их исполнительскую дисциплину.

Каким образом можно привлечь руководство к проекту?

1. В начале проекта внедрения провести организационное собрание, куда пригласить всех пользователей и высшее руководство для уточнения задач, ожидаемого результата и определения сроков проекта.

2. Обеспечить участие руководителей в ключевых оргсобраниях, необходимых в ходе проекта.

3. Информировать высшее руководство об этапах выполнения проекта и возникающих проблемах.

4. Привлекать руководящий состав к решению сложных/конфликтных вопросов, которые невозможно урегулировать на уровне рабочей группы проекта, например, это касается принципиальных изменений в бизнес-процессах.

Четкое понимание, что хотим от системы

Выбор процессов для автоматизации следует начинать с определения целей перехода на новую систему: какие текущие проблемы необходимо решить, каких результатов хочется достичь за счет использования системы. Понимание цели проекта поможет и руководству, и рядовым пользователям осознать, для чего внедряется система, и можно ли считать внедрение завершенным.

Бывают ситуации, когда система куплена, но что с ней делать, с какой стороны подойти к внедрению, ответственный не знает. Самое правильное решение в этом случае – организовать совещание рабочей группы, где будут определены цели, задачи внедрения и процессы, которые подлежат автоматизации, расставлены приоритеты и сроки.

Следующий шаг – определить, в какой последовательности и в какие сроки процессы будут запускаться в эксплуатацию. Рекомендуется выстроить работы поэтапно, разбив проект на блоки с четкими результатами. Это позволит гибко управлять сроками внедрения и ресурсами, снизит одновременную нагрузку на сотрудников (ответственных за поддержку), а специалисты, задействованные в нескольких процессах, могут осваивать систему постепенно. Например, при внедрении DirectumRX на первом этапе можно внедрить модуль «Делопроизводство», а на втором – модуль «Проекты».

Одновременный старт может иметь право на жизнь, если в системе будут работать немного пользователей, либо если они будут участвовать в разных процессах. Важным условием выбора этого варианта является наличие достаточного количества специалистов для поддержки пользователей.

Обязательные этапы качественного внедрения DirectumRX

Из всех этапов, видов работ, процедур я бы выделила ключевые, без которых тяжело внедрить DirectumRX:

1. Обучение администратора и ответственного за консультации по курсам обучения в УЦ компании .

Если нет возможности пройти обучение по курсам, рекомендуется изучить систему с помощью видеороликов и справки к системе.

2. Обучение пользователей основам работы в системе.

Может быть проведено сотрудниками компании DIRECTUM, а также прошедшими ранее курсы администратором или ответственным за консультации. Лучше сделать это сразу после завершения настройки системы. Подойдет формат вебинара, очного семинара или обучения в небольших группах по инструкциям, разработанным для каждой роли и этапа бизнес-процесса. За основу инструкции можно взять описания бизнес-процессов из справки к системе.

3. Опытная эксплуатация и мониторинг работы пользователей.

В ходе опытной эксплуатации рекомендуется регулярно отслеживать активность пользователей в системе: сколько задач и документов создано, кто работает/не работает в системе, правильно ли заполняются реквизиты документов, используются ли все доступные возможности и т.д. На основании анализа следует проводить корректирующие мероприятия. В течение первой недели после запуска конкретного процесса в эксплуатацию мониторинг лучше производить почаще, например, раз в два дня. В дальнейшем будет достаточно одного раза в 1-2 недели.

Резюмируя, хочу отметить, что внедрить СЭД DirectumRX своими силами реально. Главное – иметь желание со стороны руководства, сформировать квалифицированную и инициативную рабочую группу, «прокачать» ответственных за консультации и администратора возможностям системы. Остальное, как говорится, дело техники.