DIRECTUM Управление закупками: новинки версии 2.1

Планирование закупки – сбор потребностей

Одна из целей развития технического решения – сделать процесс планирования закупок более полным. Планирование закупки начинается со сбора потребностей в товарах, работах или услугах от всех подразделений организации, поэтому основной упор был сделан в сторону автоматизации этого процесса.

В большинстве случаев, потребности присылаются по электронной почте, по факсу или по телефону. Затем они вручную анализируются и группируются по нужным позициям плана закупок. Для организаций это довольно трудоемкий процесс. В версии 2.1 мы расширили процесс планирования и реализовали сбор потребностей в системе DIRECTUM.

Потребности оформляются в одноименном справочнике:

Если регламентом организации предусмотрено согласование потребностей, например, с руководителем подразделения, с сотрудниками планово-экономического отдела или отдела снабжения, то оформленные карточки потребностей отправляются на согласование по типовому маршруту «Согласование потребностей». Перед отправкой к карточке справочника при необходимости привязываются документы с обоснованием потребности, которые помогут согласующим принять решение о необходимости приобретения товара, работы или услуги.

В дальнейшем с помощью отчета Выполнение потребностей можно в любой момент посмотреть, на какой стадии исполнения находится потребность.

Удобная группировка потребностей в позиции

Вам прислали более 100 разных потребностей. Вы спросите, как их сгруппировать? Ответим вам, что это достаточно просто с помощью нового сценария Создание позиций на основании потребностей.

Сценарий предоставляет два варианта группировки потребностей, используя Ручной подбор или Автоподбор. Для быстрого распределения потребностей подойдет второй вариант. Достаточно установить ограничения, по которым будут отбираться потребности, и выбрать вариант группировки: по коду общероссийского классификатора ОКПД2, по дате исполнения или в разрезе нашей организации.

Как правило, ручной подбор используется, если предварительно нужно проанализировать, какие потребности стоит включать в позиции, а какие нет.

Кроме того, включить потребность в позицию можно прямо из карточки потребности по кнопке Позиция. Этот вариант будет удобен при работе с уникальными потребностями, которые нельзя объединить с другими потребностями. В дальнейшем, если в системе появятся новые похожие потребности, их можно включить в эту же позицию по ссылке Добавить потребность:

Быстрая подготовка плана закупок на следующий год

Некоторые организации закупают определенный перечень продукции, который из года в год не меняется. Допустим, бюджетное учреждение здравоохранения ежегодно закупает лекарственные препараты, расходные материалы для лабораторий и прочие средства. Сотрудники учреждения уже знают примерный объем товара и его стоимость, поэтому им удобнее создавать план закупок путем копирования позиций из плана прошлого года. Для этих целей создан сценарий Копирование позиций редакции.

Взаимодействие с ЭТП и ЕИС

Чтобы закупка в электронной форме состоялась, все сведения о ней и связанная документация публикуются на электронную торговую площадку. Для этого в новой версии появилась возможность опубликовать информацию о закупке на ЭТП B2B-Center.

Что касается организаций, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ, для них добавлена возможность размещать сведения о договорах по закупкам на сайт «Единой информационной системы в сфере закупок».

Стоит отметить, что для настройки взаимодействия системы DIRECTUM с сайтами ЭТП и ЕИС необходимо приобрести техническое решения «Управление закупками. Коннектор к ЕИС и ЭТП».

Публикация закупок на ЭТП

Закупки и связанная с ними документация публикуются из карточки справочника Закупки:

В карточке теперь заполняются дополнительные сведения, которые нужны для ЭТП:

• условия поставки или оплаты закупаемого товара, работы или услуги;
• требования к участникам закупки и заявкам, критерии оценки предложений по закупке;
• гарантийные обеспечения заявок на участие и контракта и др.

Публикация договоров на ЕИС

На сайт «Единой информационной системы в сфере закупок» размещаются сведения о договорах, о их изменении, расторжении и исполнении.

Сведения заполняются в соответствующих справочниках Сведения об исполнении и расторжении договоров по закупкам (ранее именуемый как Исполнение договоров по закупкам) и Договоры исполнителя с субподрядчиками.

При появлении в системе «Дополнительного соглашения» или «Соглашения о расторжении» договора по закупке моментально запустится типовой маршрут на публикацию измененных сведений по договору. Задания придут исполнителям со сроком, предусмотренным Министерством финансов РФ. Таким образом, ответственный за публикацию не упустит момент опубликовать данные на сайте «Единой информационной системы в сфере закупок».

История публикация сохраняется в представленных справочниках и всегда доступна по кнопке  История. Для администратора системы история записывается в справочник Запросы к сервису публикации, в котором он сможет найти всю необходимую информацию в случае возникновения ошибок при публикации.

Используйте все возможности решения, приятной работы!

Для приобретения решений вы можете обратиться к закрепленному за вашей организацией менеджеру DIRECTUM по телефону +7 (3412) 72-11-00 или поставщику решения в вашем регионе.

Ознакомьтесь со всеми новинками в документах Изменения технических решений DIRECTUM 5.3 и Изменения технических решений DIRECTUM 5.2. Описание решения доступно на сайте www.directum.ru.