Задачи и/или календари. Искусство тайм-менеджмента в ECM. Часть 2

Продолжим разбирать ситуации, связанные с планированием, как их видят заказчики, и как они решаются с помощью ECM-системы. В предыдущей части мы рассмотрели следующие кейсы: Кейс 1. «Хочу планировать все входящие задачи в календаре!» и Кейс 2. Планируем по Эйзенхауэру.

Кейс 3. «Хочу видеть, на какое время запланировано исполнение моей задачи»

Этот кейс уже другого заказчика, и относился он первоначально к блоку согласования договорных документов.

Интерес в данном случае был как у рядовых сотрудников отдела продаж, которым хотелось прозрачно понимать какой срок займет согласование их договоров, так и у руководителей департаментов, к которому данный договор ушел, чтобы понимать общую загрузку отдела.

Решение как помочь руководителю стандартными средствами ECM-системы мы нашли быстро – с помощью графических виджетов (см.рис.5) руководитель может оперативно определить текущую загрузку своего отдела.

Рис.5. Рабочее место руководителя с настроенными виджетами по своему департаменту

С рядовыми сотрудниками дело обстояло сложнее и причина тому – конфиденциальность. По умолчанию просто так увидеть какие договора «висят» на согласовании у Натальи Ивановны система сотруднику просто не даст, поскольку права доступа на «не его» договоры будет отсутствовать. Правильно ли это – решать каждому конкретному заказчику, ибо права доступа при необходимости можно перенастроить.

Попробуем порассуждать далее о «точном времени рассмотрения». К исполнению типовых задач любой сотрудник обычно подходит последовательно. Вспомните, когда вы спрашиваете Наталью Ивановну: «Когда вы посмотрите мой договор?». Она отвечает обычно что-то вроде: «У меня еще два договора висят, твой – третий». Итого – конкретное упоминание времени отсутствует, хотя и вы, и Наталья Ивановна понимает, что на рецензирование одного договора у нее уходит примерно полчаса, следовательно, до вашего она доберется, наверное, через 1 час.

Проблема в «наверное». Всегда могут всплыть обстоятельства, которые эти расчеты нарушат: либо один из первых двух договоров окажется «сложным», либо Наталью Ивановну отвлекут на какое-то важное совещание и т.д… На собственном опыте могу сказать, что даже планирование всех задач в календаре всей организацией на корпоративном уровне не исправит положение. Во-первых, потому что календарь другого пользователя по-прежнему является конфиденциальной информацией, а во-вторых, всегда найдутся другие, более приоритетные дела, которые легко сместят ваш договор на второй план, особенно если он не имеет статус «В приоритете».

В конечном счете, в последней части нашего кейса мы с заказчиком не нашли решения, но, что самое интересное, оно и не понадобилось, так как скорость обработки договоров, исполнительская дисциплина и прозрачность, с внедрением СЭД, повысилась до такого уровня, что вопрос был снят. Однако, если у вас есть вариант решения, прошу поделиться опытом – это будет интересно и поучительно.

Кейс 4. «Хочу, чтобы календарь был прямо в ECM-системе»

Эта «хотелка» третьего заказчика на первый взгляд показалась вполне вразумительной. Действительно, если задачи приходят в ECM-систему, то в ней же логично видеть их виде календаря. Другой вопрос – что они на самом деле ожидают от календаря, и как это связано с ECM.

Плюсы планирования задач в календаре ECM-системы

1. Пользователь видит единое окно, без надобности переключаться между разными программами.

Хотя мое мнение, с вашего позволения, это удобство только кажущееся. Дело в том, что уровень интеграции программных продуктов развивается бешенными темпами и вызвать одну программу из другой, для выполнения определенных операций, давно не является проблемой.

2. Экономия на ПО и услугах поддержки.

В пояснениях, я думаю, не нуждается: когда все в одной системе, то и никакого лишнего ПО приобретать не нужно. Хотя приложения для планирования часто встроены в офисное ПО, которое стоит у сотрудника по умолчанию, а либо он использует бесплатные приложения. Так что аргумент тоже слабый.

Минусы планирования задач в календаре ECM-системы

1. В первую очередь – ограниченный функционал и гибкость планирования времени.

Для начала вспомним, что ECM-система по определению заточена под решение определенных задач, связанных с документами, бизнес-процессами и потоками работ (content management, docflow, workflow), а планирование – это другой класс систем (стратегическое, оперативное, календарное и т.д.).

Расскажу случай из своей практики: потребовалось мне однажды распланировать работу по долгосрочной задаче на несколько дней по паре часов. Во внешнем приложении-календаре это можно было сделать без всяких проблем, а вот внутреннем оказалось проблемой. ECM-cистема, не предоставляла более гибкого функционала под решение задач второстепенных, если бы она «подминала» под себя все возможности, ее стоимость перевалила бы за космос. Наверняка, у вас есть и свои собственные примеры: невозможность выдать права доступа на свой календарь внешним сотрудникам, отсутствие интеграции с гаджетами и другими приложениями, менее удобное планирование и т.д.

2. Подобный календарь будет закрывать только задачу планирования рабочего времени (бизнес-календарь).

А многие хотят планировать еще и свое личное время. Какие варианты решения здесь есть? Первое – это выгрузка бизнес-календаря и его синхронизация во внешней системе с личным, второе – «тащить» личный в календарь в ECM, т.е. фиксировать в ней какие-то свои личные дела. Второе – точно в корне неправильно, т.е. опять склоняемся к тому, что планирование должно происходить во внешнем календаре и ECM-система должна предусматривать возможность удобной интеграции.

3. Доступ к бизнес-календарю ECM-системы скорее всего будет только с рабочего места сотрудника.

Это продолжение п.1. Хотя разработчиком могут быть предусмотрены и web-приложения, и различные мобильные устройства, но все же совершенно не факт, что они будут полнофункциональны в части работы с календарями.

Отмечу, что по этому кейсу, наверное, и нет 100-процентного варианта решения. Многое зависит от функционала конкретных решений, привычек и бизнес-культуры. Но лично я за внешние, профессионально заточенные календари, которые не только позволяют работать с любых устройств, в любом месте и в любое время, объединять несколько календарей, но обладают более широким функционалом использования.