Ранее мы рассказали, как руководителю использовать мобильное приложение для рассмотрения документов и вынесения резолюций по ним.

В данной статье мы рассмотрим простой способ следить за «жизнью» организации, которым с нами поделился один из клиентов при анализе применимости мобильных решений DIRECTUM.

Как руководитель организовал рабочее пространство в DIRECTUM

Все довольно просто: держать руку на пульсе генеральному директору группы компаний помогают папки в системе DIRECTUM.

В Избранном директора созданы папки по каждой организации, входящей в группу компаний (при этом самой папкой Избранное, как и Общей папкой, он не пользуется). Организации в свою очередь разделены на отделы, для каждого отдела настроена папка поиска по заданиям.

Таким образом директор через папки контролирует работу по всей группе компаний, может в любой момент проверить, как движется работа по важному договору, например, посмотреть переписку по нему. А так же ему удобно сразу, из папки, создавать подзадачи и включаться в процесс работы над документом.

Кроме того, есть два подразделения, которые готовят отчеты ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Эти отчеты также попадают в определенные папки поиска (документы отбираются по состоянию согласования, в частности по критерию «Стадия жизненного цикла»). К ним директор обращается при необходимости, в свободное время, поэтому в папке Входящие задания на согласование этих отчетов ему не нужны.

Когда встал вопрос перехода на мобильное приложение, были выявлены следующие потребности:

1. Быстрый доступ к определенному списку папок, удобная навигация по ним.
2. Возможность инициировать работы по документу в папке.

Настройка и работа в мобильном приложении

Реализуем описанный сценарий работы в приложении DIRECTUM Solo.

Шаг 1. Настроим папки

Генеральному директору нужен быстрый доступ к определенным папкам.

В DIRECTUM Solo для iOS для этого предназначена настройка папок в справочнике Пользователи NOMAD.

Переходим на закладку «Папки», устанавливаем флажок Применить пользовательские настройки и указываем в табличной части все нужные нам подпапки. Удаляем Избранное и Общую папку (как говорилось выше, ими директор не пользуется). Чтобы визуально было проще ориентироваться, дополнительно настроим группировку по отделам и отчетам, и для групп по организациям и отделам назначим одинаковые иконки.

Шаг 2. Проверим отображение в приложении

Запускаем приложение и проверяем, как применились настройки:

Шаг 3. Начинаем работу в приложении

При переходе к нужной группе компаний откроется окно со списком папок-отделов. А слева останутся ссылки для быстрого перехода к другой группе компаний, чтобы не нужно было каждый раз возвращаться в главное окно приложения. Таким образом пользователь остается в нужном «контексте» работы. А когда нужно переключиться, например просмотреть отчеты, – переходим в главное окно и выбираем папку нужной группы.

Теперь директор легко может перейти к необходимой папке, выбрать задание на согласование нужного договора и отправить задачу, например на уточнение сроков работ.

В итоге нам без каких-либо доработок, только с помощью корректной настройки, удалось перенести привычный порядок работы генерального директора группы компаний в мобильное приложение, повысив при этом удобство и скорость работы.