Диаграмма Ганта в DirectumRX

Диаграмма Ганта – популярный формат представления данных о сроках проекта, распределении работ по этапам, зависимостях, наглядно отражающий ход работы над проектом. Первый ее формат был разработан еще в начале прошлого века, а сегодня она считается одним из стандартов в теории и практике управления проектами и является основой визуализации проекта.

Планирование в формате такой диаграммы может быть выполнено в специализированных решениях – Microsoft Project, онлайн сервисах GanttPRO, RealtimeBoard, Gantiic, а также в неспециализированных, например, в Microsoft Excel. Рассмотрим, какие возможности могут предоставить нам эти решения.

Для построения графического отображения плана работ в Excel используют горизонтальную гистограмму с накоплением, такой подход может использоваться для простых проектов. При росте количества этапов и усложнении связей между ними будет расти время настройки и работы с планом, кроме того такая диаграмма не будет обладать преимуществами специализированных решений, например, Project.

С другой стороны, при построении диаграммы Ганта в Project в большинстве случаев используется только 20% возможностей программы. Большое количество «фишек» просто не нужны для небольших проектов с ограниченным составом ресурсов. Поэтому использование Project для планирования проектов в организации, проектная деятельность для которой не является профильной, не всегда оправдано. Например, для ведения инвестиционных, маркетинговых проектов, социологических исследований, PR-акций, проектов по внутреннему развитию достаточно тех возможностей, которые предоставляют онлайн-сервисы. Они легки в освоении и не перегружены функционалом.

При этом диаграмма Ганта - это лишь один из инструментов по управлению проектом. Для повышения эффективности работы большое значение будет иметь наличие интеграции с модулем проектного документооборота, который обеспечивает соблюдение регламентов по управлению проектом и организацию взаимодействия участников проекта.

Такую задачу в DirectumRX решает модуль «Проекты». Для расширения его функционала было разработано техническое решение «Планирование проектов», как раз оно и позволяет вести работу с планом проекта в формате диаграммы Ганта. Таким образом, совместное использование модуля «Проекты» и нового технического решения позволит «закрыть» две задачи – работа с диаграммой Ганта в проектном документообороте.

Рассмотрим возможности нового решения.

1. Цветовая индикация состояния этапов

В зависимости от срока и процента выполнения блоки этапов подсвечиваются разным цветом. Просроченные этапы выделяются красным, завершённые этапы зеленым, а этапы в работе и будущие этапы – синим цветом. Также на диаграмме линией отображается сегодняшняя дата. Такой подход позволяет только открыв диаграмму Ганта проанализировать ситуацию по проекту в целом – какие из этапов уже выполнены, какие из работ были просрочены, а какие на данный момент находятся в работе.

2. Планирование с учетом праздничных и выходных дней, назначение ответственных из числа участников проекта.

Для управления сроками этапов работ диаграмма синхронизирована с календарем рабочего времени DirectumRX. Таким образом, дата окончания этапа может быть рассчитана автоматически на основании даты начала и длительности этапа, с учетом выходных и праздничных дней.

По каждому этапу может быть назначен ответственный из числа участников проекта.

3. Отправка заданий по этапам проекта.

Стартовать работы по этапам проекта и отправлять задачи можно прямо из диаграммы Ганта. По умолчанию сроком задачи будет установлена дата окончания этапа проекта, в качестве исполнителя указан ответственный за этап, во вложения добавлены ссылки на проект и этап проекта. Кроме этого в карточке задачи можно указать справочную информацию и дополнительных исполнителей, а также вложить необходимые документы.

4. Контроль исполнения этапов проекта.

Предусмотрена визуальная индикация состояния завершенности задач по проекту. При этом можно открыть список задач по конкретному этапу и посмотреть какие проблемы возникли при выполнении работ.

5. Поддержка показателей проекта в актуальном состоянии.

При задержке выполнения работ руководителю проекта необходимо принимать решение либо о пересмотре сроков этапов проекта, либо о перераспределении работ. Для этого он должен иметь возможность отслеживать процент выполнения проекта в целом и по каждому из этапов.

Новое решение позволяет рассчитывать процент выполнения ведущих этапов и проекта в целом на основании одного из двух подходов: от продолжительности или стоимости этапа.

Как один из вариантов развития решения можно рассматривать ситуацию, когда процент выполнения будет формироваться автоматически на основании подписанных актов выполненных работ.

Кроме перечисленных преимуществ решение позволяет работать с этапами, аналогично существующим системам. Копировать, перетаскивать этапы, меняя их порядок и уровень в табличной части; изменять сроки и длительность этапов – перетаскивая и изменяя размер линии прямо в диаграмме, выставлять связи между этапами типа «начало следующего после окончания предыдущего». Создавать новый план проекта копированием этапов уже существующего проекта, в том числе со сдвигом во времени. Дополнительно для обмена информацией с клиентами и коллегами, не подключенными к DirectumRX, реализован экспорт плана проекта в Project.

Подведем итоги.

Диаграмма Ганта – это популярный формат представления плана работ по проекту. Тесное взаимодействие диаграммы с другими инструментами для управления проектом обеспечивает более эффективную работу по проекту.

Принимая решение о приобретении модуля «Проекты» и технического решения «Планирование проектов» DirectumRX вы получите систему, сочетающую планирование в формате диаграммы Ганта и ведение проектного документооборота. В диаграмме кроме стандартных возможностей по управлению характеристиками этапов реализована работа с задачами по этапам проекта, что может значительно упростить мониторинг состояния проекта.

Для использования технического решения необходимо приобрести серверную лицензию.