Компания DIRECTUM объявляет о выпуске версии DirectumRX 2.5. Интеграция с сервисами обмена электронными документами в новой версии системы позволит полностью закрыть задачи внутреннего и внешнего документооборота. А благодаря развитию функциональности системы и мобильности, работать в DirectumRX станет еще проще.

Обо всем подробнее читайте в данной статье.

Электронный документооборот с контрагентами

Новая версия DirectumRX поможет автоматизировать как внутренние процессы компании, так и внешний электронный документооборот с контрагентами через сервисы обмена электронными документами. Юридическая значимость при этом обеспечивается квалифицированной электронной подписью и соответствием форматов и процессов обработки требованиям законодательства РФ.

Если в компании уже организован внутренний документооборот на базе DirectumRX, то вы сможете расширить его до внешнего обмена документами с контрагентами и получите ряд преимуществ:

• скорость доставки документов. Обычная доставка почтой или курьером потребует от трех дней до нескольких недель, а доставка через сервис обмена займет несколько минут;
• стоимость отправки электронных документов ниже, чем бумажных экземпляров;
• гарантия доставки электронных документов.

Если в компании уже используются сервисы обмена, тогда DirectumRX обеспечит надежное хранение юридически значимых документов, в том числе полученных из разных сервисов обмена. Система поможет упорядочить работу с документами и организовать внутреннее согласование.

Больше не нужно задумываться с автоматизации какого документооборота начать. Приобретая DirectumRX, вы получаете полноценную ECM-систему, в которую встроены возможности обмена документами с контрагентами через Synerdocs, а с компанией DIRECTUM обмен документами будет бесплатным. При необходимости вы сможете приобрести коннектор к сервису обмена Диадок.

Подключение к сервисам обмена

Для обмена юридически значимыми документами c контрагентами вы сможете быстро настроить DirectumRX и подключиться к сервисам обмена документами как при работе в облаке, так и при локальной установке системы. Достаточно зарегистрироваться в сервисе обмена, а в DirectumRX настроить абонентский ящик, через который строится взаимодействие с сервисом.

Взаимодействие с контрагентами

Подключить «своих» контрагентов к обмену можно прямо из карточки контрагента в системе. Быстро пригласить контрагента к обмену документами можно и с обложки модуля «Контрагенты». К тому же вы сможете пригласить даже тех контрагентов, которые еще не зарегистрированы в сервисе обмена.

С обложки модуля также можно быстро обратиться к спискам контрагентов, с которыми вы взаимодействуете.

Все приглашения к обмену от контрагентов поступают в систему в виде заданий. Для принятия решения об обмене во вложении вы найдете информацию о контрагенте.

Важно, что данные о контрагентах синхронизируются в DirectumRX из сервисов обмена. Если при синхронизации данных контрагента возникнут конфликты, то система пришлет задание на разрешение вопросов. Таким образом система сообщит вам об изменениях и подскажет, что нужно делать.

Быстрая обработка поступивших документов

Для каждого пакета документов от контрагента в DirectumRX cформируется свое задание на обработку. Прямо из карточки задания вы сможете проверить поступившие документы, обработать их и отправить во внутренние процессы компании (на согласование, рассмотрение и др.), а также переадресовать задание другому сотруднику или сразу же отказать в подписании.

Отправка документов через сервисы обмена

Отправляйте документы контрагенту через выбранный сервис обмена прямо из системы. Это можно сделать из задания на отправку документа при согласовании по регламенту или из карточки документа:

Контроль возврата документа от контрагента

В системе вы сможете контролировать подписание документа контрагентом и отслеживать сроки возврата документа. При этом система сразу сообщит ответственному, когда контрагент подпишет документ. А для мониторинга возврата документов, отправленных контрагентам через сервисы обмена, используйте новый отчет «Документы на подписании у контрагентов в сервисах обмена», а также списки «Документы к возврату» и «Документы у контрагентов».

Обработка дополнительных ситуаций в сервисах

Если какое-либо действие с документом выполнено в сервисе обмена (аннулирование, подписание, отказ в подписании документа и др.), то система обработает и эти ситуации. В зависимости от того, требуется обработка документа в DirectumRX или нет, в системе сформируются задания или уведомления о выполненных действиях.

Мобильное решение Solo – теперь и на iOS

Приложение для руководителей DIRECTUM Solo теперь доступно не только для планшетов Android, но и на базе платформы iOS. Интерфейс приложения привычен и интуитивно понятен пользователям iPad.

Решение позволяет оперативно рассматривать документы и выносить резолюции, выдавать поручения и контролировать их исполнение, согласовывать и подписывать документы.

Поддержка работы на английском языке

Использовать систему в интернациональных компаниях, где сотрудники работают на разных языках, стало еще легче. Вы можете выбрать основной язык системы (русский или английский). На нем будут отображаться данные, которые создаются:

• при установке системы. Например, наименования видов документов, шаблонов;
• автоматически. Например, тексты задач и заданий.

При этом язык интерфейса DirectumRX будет таким же, как язык операционной системы на компьютере пользователя. При необходимости язык можно сменить в проводнике системы.

Данные в системе всегда будут отображаться на том языке, на котором их занесли в систему. Их можно заносить на любом языке и любыми символами, независимо от основного языка.

Расширение существующих возможностей

Свое развитие в новой версии получили механизмы обработки и согласования документов:

• стала доступна работа с документами в свободно распространяемом пакете Libre Office;
• в системе можно изменить тип простого документа, например, когда при создании документа некорректно выбран тип. Важно, что при смене типа простого документа сохранятся подписи на документе, связи с другими документами, информация о выдаче документа и помещении в дело, права доступа, история работы;
• вы сможете ускорить процесс согласования документов за счет уменьшения круга согласующих. После доработки документа теперь можно выбрать, кому из согласующих отправить задание на повторное согласование, кому уведомление, а кому ничего не отправлять. При свободном согласовании уменьшение круга согласующих доступно всегда. А при согласовании по регламенту данная возможность определяется флажком в карточке правила согласования;
• настроить правила согласования можно так, что при изменении штатного расписания, например, когда изменилась должность сотрудника, больше не нужно перенастраивать правило, в этапах которого участвует данный сотрудник.

Кроме того, если у компании развита внутренняя ИТ-инфраструктура и есть потребность в установке системы локально, а не облачно – компания DIRECTUM готова предоставить и такую возможность.

Подробности обо всех новинках версии читайте в последующих статьях и в документе «Изменения DirectumRX 2.5» на сайте поддержки support.directum.ru