Что делать, если согласование документов «застревает» на высшем руководстве в силу высокой занятости и частого отсутствия руководителей на рабочем месте? Один из наших клиентов решил данную проблему с помощью мобильного приложения, и описанием реализации процесса согласования и подписания документов нам бы хотелось сегодня поделиться с вами.

Проектирование процессов

В первую очередь мы разработали концепцию, видение того, как должно выглядеть рабочее место руководителя организации в мобильном приложении. За основу взяли DIRECTUM Solo для iOS и выделили основные сценарии использования:

1. Рассмотрение входящих писем.
2. Согласование и подписание исходящих писем.
3. Согласование и подписание внутренних документов.
4. Создание поручений.

В данной статье подробнее остановимся только на 2 и 3 пункте. Порядок рассмотрения документов оказался аналогичным описанному ранее.

Итак, перечень автоматизируемых процессов очерчен, далее переходим к деталям.

Согласование документов происходит по 2 типовым маршрутам: «Согласование исходящей корреспонденции» и «Согласование внутренних документов». В обоих маршрутах требуется отображение листа согласования, чтобы быстро понять состояние работ, не вчитываясь в переписку по заданию.

В целом картина вырисовалась, далее переходим к деталям реализации.

Лист согласования

Возможность формирования отчета «Лист согласования» в системе уже была реализована, и чтобы не делать «лишних телодвижений» и сократить затраты на внедрение, с заказчиком договорились о следующем: лист согласования будет формироваться автоматически в блоке согласования документа с руководителем и вкладываться в задание. Если согласование проходит в несколько кругов, то лист согласования должен быть перегенерирован на каждом этапе, то есть в задание всегда будет вложен актуальный отчет. Права на просмотр документа выдаются всем участникам задачи.

В приложении это выглядит следующим образом:

Подписание

Для высшего руководителя важна скорость работы в приложении. Задание должно выполняться за минимальное количество действий. И именно на этот момент мы обратили внимание при реализации подписания.

В системе в указанных типовых маршрутах уже были настроены параметры подписания: какие именно документы нужно подписать и каким видом подписи. Например, в ТМ «Согласование исходящей корреспонденции» в блоке на утверждение руководителем (тип блока – «Расширенное задание») настроено, что необходимо подписать утверждающей подписью документ с видом «Письмо исходящее»:

В мобильном данная настройка также подхватилась. То есть руководителю достаточно нажать на кнопку «Подписано» – задание выполнится, нужные документы будут подписаны, лишних действий по выбору типа подписи и документов совершать уже не нужно:

Кроме того, таким образом мы исключаем случайное подписание листа согласования или других вложений, например, входящего письма, ответ на которое согласуется в задаче.

Прочие доработки для удобства

Чтобы работа в мобильном приложении для руководителя была максимально удобной, сделали следующее:

1. Настроили папки, в которые будут попадать задания на согласование и задания на подписание. Вынесли эти папки в главное окно приложения.
2. Чтобы исключить отправку документа на доработку без указания причины, сделали обработку:
   • Если в документе нет графических комментариев, то при выборе варианта выполнения «На доработку» появляется окно для ввода комментариев.
   • Если в документе оставлены графические комментарии, то поле для ввода замечаний уже не появляется, задание сразу выполняется. В тексте задания при этом автоматически добавляется комментарий.

Примечание. В случае, если в документе нельзя оставлять правки, а работать с клавиатурой пользователь не привык, можно настроить графический ввод замечаний стилусом при выполнении задания. При нажатии на нужный вариант выполнения будет появляться окно с переключателем для ввода замечаний текстом или стилусом:

Настраивается следующим образом: в файле Web.config для нужного блока типового маршрута прописывается флаг 8. Данный флаг отвечает за отображение поля для ввода графического комментария. В системе DIRECTUM будет создан новый документ с комментарием руководителя.

* * *

Задумайтесь, возможно и вашу ежедневную работу можно сделать проще и удобнее благодаря мобильным приложениям.