Бизнес-процессы кадровой службы – Технико-организационное обеспечение сотрудников.

При приеме на работу или при переводе сотрудника в другое подразделение, часто бывает востребованной организация своевременного обеспечения ресурсами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей.

Здесь важна как оперативность предоставления ресурсов, так и вопрос безопасности, возникающий при раздаче прав на различные ресурсы. Также немаловажным является история изменения предоставленных ресурсов сотруднику.

Если задуматься, то ресурсов  достаточно много и их можно сгруппировать по определенным критериям:

• общие ресурсы компании одинаковые для всех сотрудников (Пример: учетная запись в домене, учетная запись для доступа в интернет, учетная запись в СЭД DIRECTUM и т.д.)
• ресурсы в разрезе видов должностей (Пример: личный почтовый ящик,  определенные сетевые ресурсы, доступ к сайтам и т.д.)
• ресурсы в разрезе отделов (Пример: доступ к программам, базам данных и т.д.)

Данные вопросы «закрывает» справочник «Работники», немного доработанный всвязи с поставленной задачей.

Заметим, что в справочнике фиксируется дата подключения и отключения ресурса (на случай перехода сотрудника в другой отдел или его увольнения), а также ответственный за подключение.

Вот так выглядит справочник «Ресурсы по отделам»:

А это справочник «Ресурсы по должностям»:

Конечно,  для заполнения справочников  «Ресурсы…»  необходимо предварительно согласовать список всех ресурсов в разрезе должностей и подразделений и только после этого переходить к наполнению справочников.

А справочник «Работники» заполняется в процессе прохождения типового маршрута «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника». 

Добавление записей в справочник разрешено только ответственному сотруднику и только после соответствующего согласования.

Кнопка «Заполнить ВСЕ» активна при отсутствии записей в справочнике, это позволяет осуществить первоначальное заполнение ресурсов на основе заполненных полей Должность и Подразделение, естественно, если соответствующие поля не пусты, иначе  данный фильтр не обрабатывается. Для того чтобы дозаполнить табличную часть справочника «Работники» существует кнопка «Обновить».

Как это работает?

• После оформления кадровых документов менеджер по кадрам вносит данные о нём  в справочники «Персоны» и «Работники» в СЭД DIRECTUM.
• Далее запись справочника «Работники» отправляется вложением  по типовому маршруту  «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».
• Следующим шагом является открытие доступа к ресурсам ответственными лицами (технический отдел, бухгалтерия, хозяйственная служба)
• Ознакомление с локальными нормативными актами компании.
• Принятие решения о прохождении испытательного срока. За 7 (семь) рабочих дней до окончания испытательного срока сотрудника руководителю подразделения, в котором он работает, приходит задание по выполнению которого, принимается решение о прохождении/непрохождении сотрудником испытательного срока.  (Есть возможность указать конкретную дату окончания периода испытательного срока или уволить сотрудника.)
• При необходимости существует возможность изменения прав доступа к ресурсам.

Схема типового маршрута «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».